Desafios para a preservação de dados da Justiça do DF na era digital

Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento do TJDFT, Carolina Franco
por Carolina Franco — publicado 2021-10-18T09:25:00-03:00

Em 15 de outubro de 2021 a primeira turma de Analistas com especialização em Arquivologia completou 20 anos de serviços prestados ao TJDFT.

À época do ingresso desses servidores, o volume de documentos físicos acumulado já era preocupante e se aglomerava nos espaços dos fóruns, sem o devido acondicionamento e destinação. Foi então que a Administração Superior do Tribunal tomou a decisão estratégica de montar uma equipe de gestão de documentos, com dedicação e competência técnica para enfrentar os desafios do acervo.

Vieram as longas horas e os incansáveis esforços para estruturar a gestão documental nesta Corte, em um constante movimento de mudança da cultura organizacional apoiado pela: criação de instrumentos normativos essenciais, estabelecimento dos processos de trabalho, administração e tratamento da documentação. E, assim, passamos a ter uma equipe especializada, que começou a transformar o investimento inicial em recursos humanos, em organização dos documentos, eliminação dos processos com prazo de guarda vencido e salvaguarda do material de valor histórico.

Procederam, por conseguinte, as iniciativas de modernização, como os projetos PROMA e PROPAE, a centralização dos 14 arquivos distribuídos nos fóruns no Complexo Arquivístico do SAAN, a criação de um sistema informatizado para o desarquivamento dos autos (SISARQ) e a instituição de uma unidade central para o atendimento ao jurisdicionado (CENUD). Foram diversas melhorias implementadas, resultante da experiência adquirida, e que alçaram o TJDFT à destaque nacional no âmbito da gestão arquivística.

Hoje, os desafios da gestão documental se multiplicam, uma vez que ainda precisamos superar a escassez de recursos para tratar e acomodar nosso volumoso acervo legado em suporte papel e, além disso, temos pela frente a gestão e preservação dos documentos digitais, que são criados e acumulados em velocidade exponencial.

Todos os dias as unidades do Tribunal produzem e recebem uma vasta quantidade de documentos no exercício das suas atividades. Petições protocoladas, decisões prolatadas, e-mails remetidos e, mais recentemente, troca de informações na plataforma colaborativa institucional, tudo isso faz parte de uma massa documental que precisa ser organizada, tratada e, em alguns casos, guardada de forma perene.

Já são mais de 90.000 processos administrativos e 1.000.000 de processos judiciais, todos em formato eletrônico e carentes de ordem e destinação. Assim como os processos físicos aguardavam a vez nos juízos, os processos eletrônicos esperam encaminhamento definitivo nos nossos bancos de dados, e incitam adversidades reais que buscamos superar. A intensidade com que temos produzido documentos nos sistemas informatizados e as iniciativas de digitalização dos documentos em suporte papel são sinais da busca pela transformação digital no Poder Judiciário e na gestão arquivística.

O Conselho Nacional de Justiça sinaliza que um novo caminho deve ser trilhado pelos Arquivos, à luz das Resoluções 324, 408 e 420, bem como contemplando os Manuais de Gestão Documental e Gestão da Memória do Poder Judiciário. E, mais uma vez, o TJDFT demonstra seu comprometimento com o acervo, desbravando o trajeto para a implementação do Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), ambiente seguro para a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos digitais. Para tanto, laboram de forma perseverante os valorosos servidores das equipes envolvidas no Projeto PJE-ARq e nossos parceiros do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), todos imbuídos da missão de alavancar a gestão documental dos processos judiciais eletrônicos a um novo paradigma para o Sistema PJe e para a preservação digital.

O Dia do Arquivista é comemorado em 20 de outubro e, ao tempo em que se reconhece a contribuição dada por todos os profissionais para a realização e aprimoramento da gestão documental, lança-se o olhar para o futuro da Gestão da Informação e do Conhecimento, com a certeza de que incontáveis desafios se apresentarão e com a convicção de que o grande patrimônio da inovação são os servidores.

 

Carolina Franco é bacharel em História e Direito, com especialização em Direito Público e experiência na área de planejamento estratégico e gestão de projetos. Atualmente, é titular da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento.