Secretário de Gestão Documental, Arthur da Silva Júnior, na inauguração do Centro de Modernização Arquivístico
Ao inaugurarmos hoje o "Centro de Modernização Arquivístico", concretizamos um projeto a dois anos concebido, pioneiro no Poder Judiciário, chamado PROMA - Projeto de Modernização dos Arquivos, em favor da consolidação da política arquivística, como solução para o problema do armazenamento de autos judiciais findos, aliada à necessidade de modernização dos sistemas de informação existentes.
E essa necessária modernização dos sistemas de informação passou a exigir do Poder Público cada vez mais soluções e aperfeiçoamentos para possibilitar o acesso pelo usuário, e os arquivos são fundamentais nesse processo por serem depositários das experiências acumuladas pelo homem como fonte para a busca do conhecimento.
Por conseqüência, os arquivos devem adaptar-se às novas necessidades a fim de dar uma resposta adequada à sociedade, permitindo acesso total aos documentos, bem como oferecendo uma recuperação mais rápida da informação aos usuários, num cenário que possibilite também reduzir os custos de armazenamento.
No entanto, analisando-se a realidade do Tribunal de Justiça do Distrito Federal quanto à produção documental da área judicial, do seu arquivamento e da disponibilização das informações registradas, percebeu-se a necessidade de se implantar uma efetiva política de gestão de documentos, tendo em vista o crescente aumento da prestação do serviço jurisdicional, o que significa em grande acúmulo de informações a serem gerenciadas, além da falta de novos espaços para armazenamento de autos judiciais findos.
E o gerenciamento dos documentos públicos, além de necessária, é obrigação do Estado, pois, nos termos do artigo 216, § 2º, da Constituição Federal, "Cabem à Administração Pública, na forma da Lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem".
Por gestão de documentos, a seu turno, compreende-se o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Já a Lei Federal n.º 8.159/91 definiu as bases para a preservação e também para a eliminação de documentos públicos. No seu Art. 20 estabelece que é dever dos órgãos do Poder Judiciário proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias. Define também que é dever do Poder Judiciário preservar e facultar o acesso aos documentos e processos.
Destarte, para efetivamente dar-se início aos trabalhos de organização, eliminação, guarda e preservação de documentos judiciais do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, e ainda o armazenamento das informações em meio virtual, é preponderante todo um trabalho de organização voltado ao prisma das modernas técnicas arquivísticas de gerenciamento de documentos, que consiste na higienização, classificação (informando prazo, destinação, tipologia jurídica, etc.), e seleção dos documentos que serão digitalizados e/ou microfilmados, atividades as quais serão desenvolvidas aqui no Centro de Modernização Arquivístico.
Para melhor esclarecimento sobre este espaço denominado Centro de Modernização Arquivístico, ressalte-se que estamos diante do que se pode considerar de mais avançado em termos de estrutura para tratamento de documentos, por ser uma área de 200 m² dotada de infra-estrutura tecnológica de última geração, composta por estações de trabalho para digitalização, microfilmagem eletrônica, climatização ambiental, sala cofre para armazenamento de mídias, além de sistema de segurança e proteção contra intrusão e incêndios.
Uma vez concluída a implantação deste projeto, todos os autos de procesos judicias findos hoje alocados no Arquivo Central (estimados em cerca de 1 milhão e 600 mil), bem como aqueles que vierem a ter a mesma destinação, terão suas principais peças armazenadas em arquivo virtual, por meio da digitalização e microfilmagem eletrônica, conferindo-se integridade e validade aos arquivos digitalizados através da certificação digital.
E ainda, após uma criteriosa avaliação, os autos de processos judiciais destituídos de valor serão destinados à eliminação, enquanto os demais se destinarão à guarda permanente. Esse procedimento será realizado por uma equipe especializada, para definir quais autos de processos judiciais poderão ser eliminados e quais devem ser preservados.
E como benefícios da transferência dos autos em suporte papel para o meio virtual, podemos citar: alta velocidade e precisão na localização de documentos; apresentação instantânea dos mesmos, sem limites físicos, de modo a reduzir a circulação de autos, num processo de arquivamento/desarquivamento; gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade; ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos; aproveitamento de espaço físico; e melhoria no atendimento aos usuários.
Deve-se citar o importante trabalho, fundamental para a viabilização desse procedimento de tratamento arquivístico, que foi a elaboração da Tabela de Temporalidade Documental - Área Fim, realizada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial do TJDFT, composta por oito Magistrados de diversas áreas, bem como uma equipe de assessoramento técnico, integrada por servidores da casa com formação em diferentes áreas do conhecimento.
A Tabela de Temporalidade é o instrumento que irá operacionalizar a destinação dos autos de processos judiciais, determinando prazos e condições de guarda, e atribuindo valores primários e secundários para os documentos a serem eliminados, levando em conta o interesse que eles possam ter para as partes e/ou para o Tribunal, em virtude de suas características históricas, probatórias ou informativas.
Por este técnico e criterioso trabalho desenvolvido pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, não poderia deixar de registrar os nossos agradecimentos aos ilustres magistrados que a compõem, pois, não obstante já as suas atribuladas rotinas, dedicaram e dedicam grande parte do seu tempo a esta causa, e o faço em especial dirigindo-me ao seu Presidente, Dr. Álvaro Ciarlini, que sempre conduziu os trabalhos da Comissão com maestria.
E como não poderia deixar de ser, para que um projeto dessas dimensões pudesse se concretizar, a participação de diversas outras áreas deste Eg. Tribunal foi imprescindível, mas o que deve ser salientado é o nível de envolvimento dos diversos setores, sempre se mostrando no mais alto grau de comprometimento com o sucesso deste projeto. Portanto, não poderia deixar de fazer um reconhecimento público em tom de agradecimento a esses especiais colaboradores, como APP - Assessoria de Programas e Projetos, essencial no planejamento e gerenciamento deste Projeto, APA - Assessoria Parlamentar, ATS - Assessoria Técnica da Secretaria Geral, ACS - Assessoria de Comunicação Social, SEAP - Secretaria Predial, SEIN - Secretaria de Informática e SEMA - Secretaria de Recursos Materiais, em especial a sua Subsecretaria de Compras - SUDEC. Também há de se ressaltar o empenho e a dedicação de todos os dos servidores que compõem a minha equipe, tanto na Secretaria de Gestão Documental como na Subsecretaria de Gestão de Arquivos Intermediário e Permanente, os quais deram uma prova de competência na execução de suas atividades.
Por fim, as Suas Excelências, Presidente, Vice-Presidente e Corregedor deste Eg. Tribunal de Justiça, que desde o começo depositaram confiança neste Projeto, os nossos sinceros agradecimentos, sendo que e a Sua Excelência, Des. Estevam Maia, DD. Vice-Presidente, rendo-lhe as homenagens a quem não poupou esforços para que o projeto se tornasse uma realidade, e foi incansável ao defendê-lo diante de todas as adversidades surgidas na fase do seu planejamento. Por isso, o nosso muito obrigado, e tenha certeza de que hoje aqui plantamos uma semente que renderá frutos ao longo da história do Tribunal de Justiça do Distrito Federal.
E essa necessária modernização dos sistemas de informação passou a exigir do Poder Público cada vez mais soluções e aperfeiçoamentos para possibilitar o acesso pelo usuário, e os arquivos são fundamentais nesse processo por serem depositários das experiências acumuladas pelo homem como fonte para a busca do conhecimento.
Por conseqüência, os arquivos devem adaptar-se às novas necessidades a fim de dar uma resposta adequada à sociedade, permitindo acesso total aos documentos, bem como oferecendo uma recuperação mais rápida da informação aos usuários, num cenário que possibilite também reduzir os custos de armazenamento.
No entanto, analisando-se a realidade do Tribunal de Justiça do Distrito Federal quanto à produção documental da área judicial, do seu arquivamento e da disponibilização das informações registradas, percebeu-se a necessidade de se implantar uma efetiva política de gestão de documentos, tendo em vista o crescente aumento da prestação do serviço jurisdicional, o que significa em grande acúmulo de informações a serem gerenciadas, além da falta de novos espaços para armazenamento de autos judiciais findos.
E o gerenciamento dos documentos públicos, além de necessária, é obrigação do Estado, pois, nos termos do artigo 216, § 2º, da Constituição Federal, "Cabem à Administração Pública, na forma da Lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem".
Por gestão de documentos, a seu turno, compreende-se o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Já a Lei Federal n.º 8.159/91 definiu as bases para a preservação e também para a eliminação de documentos públicos. No seu Art. 20 estabelece que é dever dos órgãos do Poder Judiciário proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias. Define também que é dever do Poder Judiciário preservar e facultar o acesso aos documentos e processos.
Destarte, para efetivamente dar-se início aos trabalhos de organização, eliminação, guarda e preservação de documentos judiciais do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, e ainda o armazenamento das informações em meio virtual, é preponderante todo um trabalho de organização voltado ao prisma das modernas técnicas arquivísticas de gerenciamento de documentos, que consiste na higienização, classificação (informando prazo, destinação, tipologia jurídica, etc.), e seleção dos documentos que serão digitalizados e/ou microfilmados, atividades as quais serão desenvolvidas aqui no Centro de Modernização Arquivístico.
Para melhor esclarecimento sobre este espaço denominado Centro de Modernização Arquivístico, ressalte-se que estamos diante do que se pode considerar de mais avançado em termos de estrutura para tratamento de documentos, por ser uma área de 200 m² dotada de infra-estrutura tecnológica de última geração, composta por estações de trabalho para digitalização, microfilmagem eletrônica, climatização ambiental, sala cofre para armazenamento de mídias, além de sistema de segurança e proteção contra intrusão e incêndios.
Uma vez concluída a implantação deste projeto, todos os autos de procesos judicias findos hoje alocados no Arquivo Central (estimados em cerca de 1 milhão e 600 mil), bem como aqueles que vierem a ter a mesma destinação, terão suas principais peças armazenadas em arquivo virtual, por meio da digitalização e microfilmagem eletrônica, conferindo-se integridade e validade aos arquivos digitalizados através da certificação digital.
E ainda, após uma criteriosa avaliação, os autos de processos judiciais destituídos de valor serão destinados à eliminação, enquanto os demais se destinarão à guarda permanente. Esse procedimento será realizado por uma equipe especializada, para definir quais autos de processos judiciais poderão ser eliminados e quais devem ser preservados.
E como benefícios da transferência dos autos em suporte papel para o meio virtual, podemos citar: alta velocidade e precisão na localização de documentos; apresentação instantânea dos mesmos, sem limites físicos, de modo a reduzir a circulação de autos, num processo de arquivamento/desarquivamento; gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade; ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos; aproveitamento de espaço físico; e melhoria no atendimento aos usuários.
Deve-se citar o importante trabalho, fundamental para a viabilização desse procedimento de tratamento arquivístico, que foi a elaboração da Tabela de Temporalidade Documental - Área Fim, realizada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial do TJDFT, composta por oito Magistrados de diversas áreas, bem como uma equipe de assessoramento técnico, integrada por servidores da casa com formação em diferentes áreas do conhecimento.
A Tabela de Temporalidade é o instrumento que irá operacionalizar a destinação dos autos de processos judiciais, determinando prazos e condições de guarda, e atribuindo valores primários e secundários para os documentos a serem eliminados, levando em conta o interesse que eles possam ter para as partes e/ou para o Tribunal, em virtude de suas características históricas, probatórias ou informativas.
Por este técnico e criterioso trabalho desenvolvido pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, não poderia deixar de registrar os nossos agradecimentos aos ilustres magistrados que a compõem, pois, não obstante já as suas atribuladas rotinas, dedicaram e dedicam grande parte do seu tempo a esta causa, e o faço em especial dirigindo-me ao seu Presidente, Dr. Álvaro Ciarlini, que sempre conduziu os trabalhos da Comissão com maestria.
E como não poderia deixar de ser, para que um projeto dessas dimensões pudesse se concretizar, a participação de diversas outras áreas deste Eg. Tribunal foi imprescindível, mas o que deve ser salientado é o nível de envolvimento dos diversos setores, sempre se mostrando no mais alto grau de comprometimento com o sucesso deste projeto. Portanto, não poderia deixar de fazer um reconhecimento público em tom de agradecimento a esses especiais colaboradores, como APP - Assessoria de Programas e Projetos, essencial no planejamento e gerenciamento deste Projeto, APA - Assessoria Parlamentar, ATS - Assessoria Técnica da Secretaria Geral, ACS - Assessoria de Comunicação Social, SEAP - Secretaria Predial, SEIN - Secretaria de Informática e SEMA - Secretaria de Recursos Materiais, em especial a sua Subsecretaria de Compras - SUDEC. Também há de se ressaltar o empenho e a dedicação de todos os dos servidores que compõem a minha equipe, tanto na Secretaria de Gestão Documental como na Subsecretaria de Gestão de Arquivos Intermediário e Permanente, os quais deram uma prova de competência na execução de suas atividades.
Por fim, as Suas Excelências, Presidente, Vice-Presidente e Corregedor deste Eg. Tribunal de Justiça, que desde o começo depositaram confiança neste Projeto, os nossos sinceros agradecimentos, sendo que e a Sua Excelência, Des. Estevam Maia, DD. Vice-Presidente, rendo-lhe as homenagens a quem não poupou esforços para que o projeto se tornasse uma realidade, e foi incansável ao defendê-lo diante de todas as adversidades surgidas na fase do seu planejamento. Por isso, o nosso muito obrigado, e tenha certeza de que hoje aqui plantamos uma semente que renderá frutos ao longo da história do Tribunal de Justiça do Distrito Federal.