TJDFT elimina acúmulo de processos em cartórios

por ACS — publicado 2012-02-08T23:00:00-03:00
Cartórios abarrotados de caixas e pilhas de processos sobre mesas de trabalho começam a fazer parte apenas da lembrança de juízes e de servidores. O Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, apesar de ter em arquivo 3,2 milhões de processos, já conta com espaço físico e com rotinas que permitem manter os ambientes dos cartórios livres do acúmulo de caixas de autos. As serventias, até agora, precisavam manter em seu local de trabalho, e por longos períodos, uma massa documental de processos findos até seu recolhimento. Os documentos eram retirados, mas novos acúmulos geravam mais uma vez o mesmo desconforto. Após a concretização de uma série de medidas, levadas a efeito pela Vice-Presidência do TJDFT, por meio da Secretaria de Gestão Documental, a retirada dos autos passa a acontecer a cada 45 dias, permitindo que as varas tenham seu ambiente preservado, organizado e saudável para o bem-estar de servidores, magistrados e jurisdicionados.

A todo instante, os cartórios podem mandar para os arquivos dos fóruns tudo o que acumulam. Em todas as satélites, há arquivos para receber esses processos que são recolhidos e tratados de acordo com a Tabela de Temporalidade Documental da Área Judicial do Tribunal, documento que normatiza o destino e o tempo de guarda de cada tipo de ação judicial, depois de precrita ou transitada em julgado. Em janeiro do ano passado, foi inaugurado o terceiro galpão do complexo arquivístico do TJDFT, localizado no SAAN, com capacidade para 150 mil caixas e destinado a receber o Arquivo Intermediário das Cidades Satélites. Cada um dos três galpões do complexo tem área total de 1,8 mil m2, sendo 1,5 mil m2 destinados especificamente à armazenagem.

O fluxo que hoje se estabelece é resultado ainda de uma série de ações que incluem adequação da tabela de temporalidade, normatizada pela Resolução nº 13/2011, para reduzir o período de guarda de processos; eliminações periódicas de processo findos que não apresentam valor histórico para a sociedade, com a doação do material triturado para cooperativas de catadores e, é claro, a construção dos galpões para abrigar os documentos. Há muitos anos o Tribunal tem-se preocupado com a exigência de amplos espaços destinados à guarda intermediária, categoria que engloba os processos já julgados e que aguardam sua prescrição. Em 2001, foi iniciada a política de Gestão Documental para enfrentar os desafios do excesso de processos guardados. Na atual administração, a Vice-Presidência elaborou um plano de ação para solucionar o problema de forma definitiva que incluiu, além da construção do novo galpão, a contratação de empresa para dar continuidade ao tratamento dos processos findos com vistas á sua eliminação, a nova tabela de temporalidade que diminuiu o prazo de guarda de diversas ações, sobretudo aquelas vinculadas aos Juizados Especiais Cíveis e de Fazenda Pública e o reforço às equipes de carregadores e aos veículos.

História do judiciário

Já está em andamento uma licitação destinada à construção do Primeiro Arquivo Permanente do Poder Judiciário Brasileiro, seguindo todas as recomendações do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com sistema de controle de umidade, temperatura e luminosidade e com equipamentos de detecção de incêndio e combate a incêndio por meio de gases FM200. Vanguardista no Brasil, o arquivo implementará a descrição arquivística conforme a Norma Internacional ISAD-G, a recomendação do Conselho Nacional de Justiça e a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE. O arquivo contará com instrumentos como guias, catálogos e invetários, que possibilitarão a pesquisa de assuntos relacionados à história do Judiciário Brasileiro.