TJDFT cria Política de Gestão Documental em Meios Digitais

O TJDFT instituiu, por meio da Resolução 2/2018, a Política de Gestão Documental de Processos e Documentos em Meio Digital nos sistemas informatizados do Tribunal ou sob a custódia de suas unidades de arquivo. O texto da Resolução foi disponibilizado no DJ-e na última terça-feira, 3/4, e publicado no dia seguinte.

Segundo o documento, considera-se política de gestão documental de processos e documentos em meio digital o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Os sistemas informatizados e todos os sistemas de negócio que produzem documentos arquivísticos deverão adequar-se à Orientação Técnica nº 3 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e conter um plano de classificação e tabela de temporalidade, adotados pela Política de Gestão documental vigente no Tribunal.

A guarda e a destinação final dos autos judiciais digitais arquivados observarão a Tabela de Temporalidade  Documental Unificada da Área Fim – TTDU-AF aprovada pelo CNJ, nos termos da Resolução 16/2016, deste Tribunal.

Gestão e proteção documental e o TJDFT

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como preceitua o artigo 216, § 2°, da Constituição Federal, assim como a organização da documentação pública, que é um dos meios pelo qual o cidadão tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos.

Tendo em vista que os arquivos são instrumento de gestão indispensável à transparência, à eficiência, eficácia e efetividade administrativas, ao desenvolvimento político e social e como garantia do direito à informação e à memória, além do fato de que documentos digitais são suscetíveis à alteração, lícita ou ilícita, à degradação física e à obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco sua autenticidade, faz-se necessária a criação de uma política integrada de padronização, classificação, avaliação, descrição e preservação dos documentos judiciais, em consonância com o que dispõe a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados.               

Destaque-se que o TJDFT adotou o Sistema de Processo Judicial Eletrônico – PJe, que está sendo desenvolvido para implantação em definitivo, conforme previsão da Lei 11.419 de 2006, e da Resolução 185/2013, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ.

Embora se tenha a impressão de que as informações digitais do PJe estão armazenadas em repositório, a avaliação de especialistas aponta que não se trata de um repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq. Dessa forma, tal sistema não possui, atualmente, princípios e requisitos de segurança, gestão e preservação que garantam a autenticidade de seus registros, nem promove o arquivamento dos processos judiciais. Atento a isso, o TJDFT publicou a Política de Gestão Documental e está trabalhando no sentido de equacionar essa questão.

Digitalização de processos judiciais

No que tange à digitalização dos processos judiciais, entendeu-se que, caso a conversão de suporte seja realizada durante a tramitação do processo judicial, não há que se falar em transferência de custódia dos "fragmentos de processo" às unidades de arquivo, pois esses autos processuais incompletos não possuem valor qualquer para as atividades da gestão documental.

Isso porque, nos termos do artigo 3º da Resolução 16/2016, a condução da gestão documental no TJDFT se inicia apenas no momento da avaliação documental, isto é, após o arquivamento dos autos processuais. Com isso, havendo digitalização do processo antes de sua perfeição, não haverá possibilidade de se realizar o tratamento arquivístico em meio físico, já que esses autos analógicos representarão apenas parte do processo judicial.

Além do mais, em relação à informação contida nesses processos digitalizados ainda em fase corrente, a gestão documental será realizada nos autos do processo digital, esse sim representando, no momento do arquivamento, um documento completo e perfeito, com início, meio e fim. Ainda cabe ressaltar que a digitalização no TJDFT, a partir da publicação da Resolução proposta, deverá ser arquivística, com empacotamento, de acordo com as normas e recolhida e/ou transferida ao RDC-Arq em cadeia de custódia plena.