Sistema de gestão de arquivos do TJDFT ultrapassa 15 mil processos tratados

Desenvolvido pela Subsecretaria de Modernização de Sistemas do TJDFT - SUMOD/SEDES/CGTI e utilizado pela Coordenadoria de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COARQ - unidade que trata do atendimento às solicitações externas e internas de desarquivamento - e pela Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, que utiliza funcionalidades que dão suporte ao tratamento e destinação documental, o Sistema de Arquivo - SISARQ do Tribunal acaba de ultrapassar a marca de 15 mil processos tratados em cerca de três semanas. 

O SISARQ é uma solução que permite o tratamento, o endereçamento e a eliminação de processos arquivados, de acordo com a temporalidade atribuída ao processo, e também gerencia todas as fases da solicitação de um processo desarquivado por parte de usuários externos (partes, advogados e demais interessados) ou de usuários internos (varas) até a devolução do mesmo. 

O sistema vem sendo desenvolvido nos últimos dois anos e está em fase de aprendizado e adaptação pelos servidores que o utilizam. Além disso, a SUMOD ainda está realizando ajustes que estão sendo implementados em razão do uso. Mesmo assim, a produtividade nas atividades de arquivamento no TJDFT vem aumentando progressivamente.  

“Este número ainda pode ser maior para um mesmo período de tempo. O ambiente mais intuitivo, com o mínimo de cliques possíveis para inserir os dados, trazem uma maior qualidade ao serviço, diminuindo possíveis erros de inserção de dados, além de melhorar as condições de trabalho do servidor, o que deve refletir, a longo prazo, em menos ausências”, explica Luiz Eduardo dos Santos, técnico responsável pelo sistema na SUMOD.  

Outra boa notícia segundo a SUMOD é que, como última entrega, foram disponibilizados os módulos de tratamento e eliminação, o  que vem gerando números animadores do ponto de vista da produtividade. “No momento, a eliminação de processos de 2a instância está em fase final de implementação”, comemora Luiz Eduardo. 

A subsecretária da SUMOD, Michelle Kakoi, salienta que um dos maiores benefícios do SISARQ é que a aplicação da tabela de temporalidade CNJ, com cerca de 3800 códigos entre Classes e Assuntos, além de regras processuais que determinam prazos de guarda dos processos judiciais, seria de difícil aplicação sem a ajuda do SISARQ. “Com o sistema, muitas regras são identificadas automaticamente o que torna o processo mais rápido. Por outro lado, possuindo um banco de dados confiável, temos acesso a metadados de gestão de maneira direcionada a nossa necessidade de planejamento, o que possibilita melhores condições de trabalho e maior efetividade”, avalia Michelle. 

A Coordenadoria-Geral de TI - CGTI destaca que o SISARQ está em sua fase final de implementação, e que a parte relativa ao atendimento de solicitações, disponibilizada aos usuários externos e internos há cerca de um ano, promove um ambiente seguro e eficiente para o empréstimo e recebimento dos processos desarquivados. “O módulo de tratamento e eliminação de processos arquivados, recém disponibilizado à CODOC, tem mostrado capacidade de manipular grandes volumes de dados com boa eficiência. Continuamos em busca de ajustes na usabilidade que trarão maior eficiência nos trabalhos daquela Coordenadoria”, finaliza Luiz Fernando Serique, coordenador da CGTI.