Coordenadoria de Administração de Mandados do TJDFT investe na organização e na comunicação como diferenciais no atendimento ao público
Integrante do grupo administrativo da premiação, entre as informações mais solicitadas à Coordenadoria de Administração de Mandados (Coama) estão a distribuição e o cumprimento de mandados judiciais. A unidade conta com fluxo de atendimento padronizado, o que facilita e otimiza o repasse de informações aos(às) partes, aos(às) advogados(as), aos oficiais e às oficialas de justiça e às varas.
Segundo a coordenadora da Coama, Adriana Machado, a equipe recebe diariamente da chefia orientação sobre atendimento ao público, normas do Tribunal, bem como sobre respostas a serem encaminhadas aos(às) usuários(as). “Há ainda a orientação de não deixar o interlocutor sem resposta, buscando ainda que em outras unidades, a resposta solicitada”, afirma. Além disso, foi implementada a divisão de tarefas, embora todos saibam as tarefas de todos, o que facilita quando algum membro da equipe sai em férias.
Como diferencial para o atendimento da unidade ser tão elogiado, a coordenadora destaca: “a boa interação entre a equipe; a organização da chefia; a ótima comunicação que a chefia mantém com a equipe, de modo a mantê-la atualizada sobre a matéria com a qual a Coordenadoria lida; a divisão de tarefas na equipe; o pronto atendimento ao público, por e-mail, telefonema e balcão virtual; e a disponibilidade de ajuda mútua dos colegas da equipe”.
Dicas práticas da Coama
- Estabeleça uma boa comunicação entre a chefia e a equipe;
- Seja proativo, ágil, cortês e educado ao atender as demandas;
- Adote fluxo de atendimento padronizado e divisão de tarefas;
- Mantenha-se atualizado sobre os documentos oficiais: regimento interno, provimento e portarias;
- Se não souber como responder, busque a informação e retorne o contato com o(a) usuário(a). Ninguém pode ficar sem resposta!
E no seu setor? Quais são as boas práticas empregadas que podem ser compartilhadas?
Para saber mais, a Ouvidoria- Geral do TJDFT lança a pesquisa de Boas Práticas no Atendimento ao Público. O objetivo é o compartilhamento e o fortalecimento de uma cultura de excelência na prestação jurisdicional. Para participar, é rápido e fácil: basta acessar a pesquisa.
Prêmio Ouvidoria de Atendimento ao Cidadão
O prêmio é uma homenagem e reconhecimento ao trabalho das unidades que mais se destacaram na excelência do atendimento ao público. A seleção das unidades premiadas é feita de acordo com o número de elogios registrados na Ouvidoria durante o ano, com base nos critérios técnicos estabelecidos no regulamento do prêmio. Confira os vencedores da última edição!