Portaria Conjunta 18 de 09/05/2001

Institui a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios Área Judicial.

 

Brasão da República

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 18 DE 9 DE MAIO DE 2001

Revogada pela Portaria Conjunta 54 de 25/07/2014

Alterada pela Portaria Conjunta 40 de 04/11/2004

O PRESIDENTE, O VICE-PRESIDENTE E O CORREGEDOR DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições, tendo em vista a implantação do Plano de Gestão das Informações Arquivísticas do Tribunal, e

Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

Considerando que a organização da documentação pública é um dos meios pelo qual o cidadão tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos;

Considerando que a gestão de documentos abrange o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, uso, avaliação e arquivamento para guarda permanente, conforme prevê a Lei Federal N. 8.159, de 08/01/1991;

Considerando que a referida Lei define o dever inerente dos órgãos do Poder Judiciário, em seu art. 20, de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias;

Considerando, ainda, a necessidade de uma política integrada de padronização, classificação, avaliação, descrição e preservação dos documentos judiciais, conforme consta do Plano de Gestão Documental deste Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios aprovado no Processo Administrativo N. 12.588/99, resolvem:

Art. 1º - Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios Área Judicial, com a finalidade de desenvolver os instrumentos de gestão arquivística, representados pelo Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos e Manual de Destinação da Área Judicial, proceder às adaptações que se fizerem necessárias e autorizar, em consonância com a legislação, a aplicação do descarte de documentos sem valor histórico, informativo e científico, constante nos referidos arquivos.

Art. 2º - À Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios CPAD, da Área Judicial, compete:

I. Aprovar as tipologias documentais constantes do Código de Classificação de Documentos Judiciais do TJDFT;

II. Analisar e aprovar os registros consolidados na Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT;

III. Propor alterações nos prazos de destinação e descarte dos conjuntos documentais propostos pela Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT;

IV. Zelar pela aplicação dos documentos gerenciadores de arquivos por todas as unidades do TJDFT;

V. Aprovar a proposição de sigilo de documentos destinados ao rquivo Central e aos Arquivos Setoriais, seu grau e tempo de duração, bem como cargos/funções ou áreas com permissão de acesso;

VI. Aprovar o Termo de Eliminação;

VII. Acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos contemplados no Termo de Eliminação;

VIII. Aprovar o cronograma de transferência e de recolhimento de documentos para os Arquivos Setoriais e o Arquivo Central, respectivamente;

IX. Aprovar a publicação da Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT em órgão oficial, estabelecendo um prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações;

X. Propor as atualizações e possíveis adaptações da Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT;

XI. Aprovar a mudança do suporte e a forma de registro da informação, do papel para meios informatizados e/ou micrográficos;

XII. Encaminhar a Tabela de Temporalidade de Documentos da área fim, para conhecimento do Conselho Nacional de Arquivos- CONARQ/Arquivo Nacional, por se tratarem de documentos do poder público ou considerados de interesse público.

Art. 3º - A Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios CPAD, da Área Judicial, será composta de oito membros efetivos, indicados pelo Excelentíssimo Senhor Desembargador Corregedor, dentre Juízes de Direito das Varas Cível, Criminal, de Família, da Infância e da Juventude, da Fazenda Pública, de Delitos de Trânsito e de Entorpecentes e Contravenções Penais.

Art. 4º - A Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios CPAD, da Área Judicial, terá como auxiliares, para fins de assessoramento, os seguintes membros:

I. Secretário de Documentos e Informações ou seu substituto legal;

II. Subsecretário de Armazenamento Geral de Documentos ou seu substituto legal;

III. Secretário Judiciário ou seu substituto legal;

IV. Diretor do Serviço de Controle Geral de Distribuição;

V. Servidor com formação em Arquivologia e experiência profissional na área;

VI. Servidor com formação em História.

Art. 5º - Os trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios CPAD, da Área Judicial, ficarão divididos em três níveis, a saber:

I. Assessoramento: Secretários da SEJU e SEDI, o Subsecretário da SUDOC, o Diretor do Serviço de Distribuição, o arquivista e o historiador atuarão com a finalidade de produzir, junto às Varas, os documentos gerenciadores constantes no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Área Judicial do TJDFT;

II. Técnico: Juízes que procederão à análise preliminar dos documentos constantes no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT, bem como solicitarão alterações e revisões em nível de Assessoramento e promoverão o encaminhamento em nível Decisório; e

III. Decisório: Presidente, o Vice-Presidente e o Corregedor aprovarão e validarão os trabalhos da referida Comissão.

§ 1º - Para realização da reunião da Comissão será exigido um quorum mínimo de 5 (cinco) membros;

§ 2º - A Comissão reunir-se-á a cada 2 (dois) meses ou por convocação do seu Presidente, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas;

§ 3º - O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental do TJDFT Área Judicial designará para secretariar a Comissão um dos membros efetivos.

Art. 6º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Desembargador EDMUNDO MINERVINO
Presidente

Desembargador JOSÉ DE CAMPOS AMARAL
Vice-Presidente

Desembargador NÍVIO GERALDO GONÇALVES
Corregedor

Este texto não substitui o publicado no Diário de Justiça de 22/05/2001, Seção 3, Fl. 03