Portaria Conjunta 1 de 02/01/2007

Regulamenta a protocolização, organização, tramitação e arquivamento dos processos administrativos que envolvam pagamento de despesa, no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios TJDFT, e dá outras providências.

Brasão da República

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 1 DE 2 DE JANEIRO DE 2007

Regulamenta a protocolização, organização, tramitação e arquivamento dos processos administrativos que envolvam pagamento de despesa, no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios TJDFT, e dá outras providências.

Alterada pela Portaria Conjunta 26 de 10/06/2011

O PRESIDENTE E O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e considerando a necessidade de se disciplinar a protocolização, organização, tramitação e arquivamento dos processos administrativos PA's pertinentes, exclusivamente, aos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial, praticados pelos administradores do Tribunal, de forma complementar à Portaria Conjunta nº 009, de 08 de abril de 2005, bem como às Portarias VP's nºs 004, de 16 de janeiro de 2006, e 019, de 17 de abril de 2006, conforme contido no PA 17.363/2006,

RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer normas e diretrizes para a protocolização, organização, tramitação e arquivamento dos processos administrativos que envolvam pagamento de despesa, no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios TJDFT.

DA PROTOCOLIZAÇÃO

Art. 2º A protocolização dos processos administrativos (PA's) de que trata esta Portaria dar-se-á pelo Serviço de Protocolo Administrativo SERPRO/SUPRA/SEGD da Secretaria do Tribunal, mediante registro no Sistema de Processos e Documentos Administrativos - SIPAD, a partir de determinação, por escrito, de servidor no exercício de cargo de chefia de nível igual ou superior a Subsecretário, salvo a hipótese prevista no § 3º, do art. 3º, desta Portaria.

Art. 3º Os processos administrativos relativos a contratações para fornecimento de bens e serviços constituir-se-ão de duas espécies: o principal, que deu origem à contratação, e o acessório, que será utilizado exclusivamente para o pagamento da despesa.

§ 1º O PA acessório será aberto nos seguintes casos:

I quando se tratar de contratação de serviços de execução continuada, considerados aqueles de necessidade permanente para a manutenção das atividades do Tribunal e cuja vigência dos contratos possa ser prorrogada no limite da Lei nº 8.666, de 1993;

II - quando se tratar de contratos de execução de obras de construção civil;

III - quando o PA principal der origem a várias contratações (por termo formal ou instrumento equivalente), destinadas ao fornecimento de bens ou serviços, em parcela única ou não e por mais de uma empresa, quando haverá um PA acessório de pagamento para cada contratado;

IV - quando se tratar de contratos de prestação de serviços de assistência médico-hospitalar e ambulatorial, geridos pela SEAB PRÓ-SAÚDE;

V demais contratos de vigência superior a 1 (um) ano.

§ 2º Os PA's serão diferenciados pelas capas que terão as cores: verde para o principal e azul para o acessório, excetuando-se os relativos aos contratos de serviços de assistência médico-hospitalar e ambulatorial, cuja cor do principal será amarela.

§ 3º A abertura do PA acessório de pagamento, exigida para os casos previstos nesta Portaria, será providenciada pelo executor do contrato, mediante solicitação feita ao Serviço de Protocolo Administrativo - SERPRO.

§ 4º O PA acessório terá numeração própria no Sistema de Processos e Documentos Administrativos - SIPAD, com vinculação ao PA principal.

§ 5º Nas demais contratações, relativas ao fornecimento de bens ou serviços, não previstas neste artigo, o pagamento da despesa ocorrerá no PA principal que der origem ao contrato. (Alterada pela Portaria Conjunta 26 de 10/06/2011)

Art. 3º Os processos administrativos relativos a contratações para fornecimento de bens e serviços serão de duas espécies: o principal, em que é efetivada a contratação; e o acessório, utilizado para o pagamento das despesas referentes ao contrato.

§ 1º Quando na contratação estiver previsto o pagamento em uma única parcela, esta será liquidada no processo administrativo principal.

§ 2º Será aberto processo administrativo acessório quando, na contratação, estiver previsto pagamento em mais de uma parcela, ou quando, no processo administrativo principal, houver várias contratações, de execução única ou parcelada.

§ 3º O processo administrativo acessório, vinculado ao processo administrativo principal, terá numeração própria no Sistema de Processos e Documentos Administrativos SIPAD e será aberto pelo executor do contrato mediante solicitação ao Serviço de Protocolo Administrativo SERPRO.

§ 4º Caso haja, no processo administrativo, uma única contratação pelo Sistema de Registro de Preços, o pagamento será realizado no próprio processo originário da ata de registro de preços, que será, nesse caso, considerado processo administrativo principal.

§ 5º Se o processo administrativo originário gerar várias atas de registro de preços, as contratações serão efetivadas em processos administrativos específicos, que serão considerados principais.

§ 6º Se houver contratações simultâneas com a mesma empresa, derivadas de uma única ata de registro de preços, será aberto processo administrativo principal para cada contratação no intuito de viabilizar o controle e o acompanhamento adequados da execução contratual.

§ 7º Os processos administrativos serão diferenciados pela cor da capa: azul para o processo administrativo acessório; e verde para o processo administrativo principal, exceto nas contratações de serviços de assistência médico-hospitalar e ambulatorial, em que a cor da capa do processo principal será amarela.



Art. 4º Quando se tratar de despesas de Pessoal e Encargos Sociais, não haverá processo acessório e o pagamento, mesmo em parcelas que ultrapassem o exercício financeiro, dar-se-á em um único PA, excetuando-se aqueles relativos:

I - às Folhas de Pagamento, normais e suplementares, casos em que serão abertos um PA para cada folha;

II - ao Adicional de Insalubridade, caso em que será aberto um PA por período que vigorar o laudo pericial;

III ao Adicional Noturno, à Gratificação de Atividade de Segurança, à Indenização de Transporte, à Gratificação de Atividade Externa e à Gratificação de Execução de Mandados, casos em que serão abertos um PA por exercício financeiro.

§ 1º Salvo exceções autorizadas por autoridade superior, quaisquer pagamentos de despesas relativas à remuneração, aos proventos ou à pensão, devidos a magistrados e a servidores ativos e inativos, bem como a beneficiários de pensão civil, integrantes da folha de pagamento, deverão ser realizados por meio da própria folha.

§ 2º As despesas relativas aos acertos financeiros referentes à remuneração ou proventos devidos a ex-servidores ou a ex-magistrados, decorrentes de desligamento, serão pagas por meio de emissão de Ordem Bancária no próprio PA que der origem ao rompimento do vínculo.

DA ORGANIZAÇÃO

Art. 5º Sem prejuízo das disposições contidas no art. 4º da Portaria Conjunta 009/2005, os PA's de que trata esta Portaria serão organizados na ordem que segue:

I - capa;

II - folha de rosto com código do processo;

III - documento que der origem ao procedimento (pedido de abertura com autuação); e

IV - demais documentos relacionados aos atos e fatos enunciados no processo e necessários ao deslinde de sua finalidade.

Art. 6º O PA acessório de pagamento constituir-se-á, além dos documentos previstos no artigo anterior, pelos seguintes:

I cópia do edital e da proposta da contratada;

II cópia do contrato, termos aditivos e apostilamentos;

III cópia da nota de empenho;

IV cópia do despacho de designação do executor do contrato; e

V - documentos comprobatórios dos bens fornecidos ou serviços prestados, necessários ao pagamento da despesa (nota fiscal/fatura/recibo);

VI cópia da ordem de serviço, quando for o caso;

VII demais documentos indispensáveis à verificação da regularidade da liquidação da despesa.

§ 1º Os documentos de que trata o inciso V deste artigo serão entregues pelo contratado ao executor do contrato que deverá consignar, mediante carimbo aposto no verso do documento, a data e horário de recebimento.

§ 2º Fica vedada a abertura de PA nos casos tratados no parágrafo anterior.

§ 3º A unidade responsável pela elaboração de contratos, tão logo seja concluida eventual alteração contratual, encaminhará o PA principal ao executor do contrato para acompanhamento, o qual fica obrigado a proceder à juntada das cópias dos correspondentes termos (Aditivo ou Apostila) aos autos do PA acessório.

Art. 7º A inserção de informações na capa do PA, cuja colocação será de responsabilidade da unidade que lhe deu origem, deverá constar o que se segue:

I seu número de controle;


II - nome da pessoa física ou jurídica, ou da unidade interessada;

III - resumo do assunto;

IV número do PA principal e do acessório, conforme o caso; e

V - número dos PA's anexos e apensos.

Parágrafo único. O resumo do assunto será elaborado de forma concisa e clara e conterá as informações estritamente necessárias à identificação do correspondente objeto.

Art. 8º As folhas constantes do PA serão numeradas seqüencialmente e rubricadas no canto superior direito, a partir do documento inicial, que receberá o número dois, utilizando-se de carimbo ou timbre personalizado, inicialmente no Serviço de Protocolo Administrativo SERPRO e, posteriormente, nas demais unidades administrativas que juntarem documentos.

Parágrafo único. No caso de erro ou rasura na numeração de folhas do PA, caberá à unidade onde se der o fato, verificada a impossibilidade de substituição da peça, proceder às retificações necessárias, lavrando-se certidão simplificada, conforme Anexo I.

Art. 9º Em qualquer ato praticado no processo administrativo, deverão ser indicados o nome completo, a matrícula, o cargo ou função e a assinatura do servidor responsável, bem como a respectiva unidade.

Art. 10. Quando da inclusão de documentos no PA, deverá ser observada a ordem cronológica dos fatos ocorridos e dos atos praticados.

Art. 11. A emissão de pareceres, despachos de expediente e de andamento no PA dar-se-ão em folhas de papel no padrão A-4, com timbre do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios.

Parágrafo único. Na juntada de documento de tamanho inferior ao mencionado no parágrafo anterior, aquele deverá ser colado em folha em branco com aquela dimensão e timbre (A4), de modo a não impossibilitar a leitura de seu conteúdo, incluindo-se o verso, se houver, devendo as informações de numeração, consignadas no canto superior da folha, alcançar o documento e a folha em que foi colado.

Art. 12. Poderão ser juntados ao processo administrativo exclusivamente os documentos que servirão de instrução e de suporte aos atos nele praticados, observando-se as vedações contidas no artigo 5º da Portaria VP 04/2006 e a inclusão de documentos na contracapa sem motivação expressa.

Art. 13. Quaisquer alterações contratuais, formalizadas por aditamento ou apostilamento, que venham a ocorrer no decurso do contrato, deverão sempre ser instruídas e formalizadas no processo principal de origem, sendo vedada abertura de qualquer novo PA ou a utilização do processo acessório para esse fim.

Parágrafo único. Dar-se-á, também, no PA de origem do contrato, a instrução para aplicação de penalidade por descumprimento contratual, a fim de se evitarem prejuízos aos procedimentos de pagamento da despesa. (Alterada pela Portaria Conjunta 26 de 10/06/2011)

Art. 13. A alteração contratual deverá ser instruída e formalizada no processo principal, vedada a abertura de novo processo administrativo ou a utilização de processo acessório para essa finalidade, e, na aplicação de penalidade, observar-se-ão as orientações a seguir:

I a instrução para aplicação de penalidade por descumprimento contratual será formalizada no processo administrativo principal, mediante traslado realizado pela Subsecretaria de Contabilidade SUCON de cópias dos documentos relativos à apropriação da despesa, quando se tratar de penalidade de mora, a fim de se evitarem prejuízos aos procedimentos de pagamento;

II quando a contratação for liquidada em parcela única, a instrução da penalidade de multa de mora será feita no próprio processo administrativo em que se processa o pagamento, inclusive nas contratações originárias de registro de preços, independentemente da vigência da ata;

III a instrução da penalidade deverá ser efetuada da mesma forma prevista no parágrafo anterior, quando se tratar de contratação que envolva mais de uma parcela e houver atraso no cumprimento da última prestação.

Art. 14. Durante a vigência do contrato, o pagamento da despesa ocorrerá em um único processo administrativo, que será aquele próprio que der origem à contratação ou o acessório de pagamento indicado para os casos previstos no art. 3º desta Portaria.

Parágrafo único. Fica vedada a prática de atos de pagamento de despesa por meio de qualquer outro instrumento que não seja o processo administrativo que deu origem à contratação ou o acessório de pagamento. (Alterada pela Portaria Conjunta 26 de 10/06/2011)

Art. 14. Durante a vigência do contrato, o pagamento da despesa ocorrerá em um único processo administrativo.

Parágrafo único. É vedada a prática de atos de pagamento de despesa por meio de qualquer outro procedimento que não seja formalizado no processo administrativo principal ou no processo acessório de pagamento, salvo no caso dos contratos de serviços contínuos, com dedicação exclusiva de mão de obra, em que haverá processo administrativo específico para a movimentação de recursos de conta vinculada, nos termos da Resolução 98, de 10 de novembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça CNJ.

Art. 15. O PA principal e o acessório de pagamento ficarão em poder do executor do contrato para a movimentação necessária, quando demandada a instrução ou a prática de atos, segundo a finalidade estabelecida nesta Portaria.

Parágrafo único. Excetuam-se ao disposto neste artigo, os PA's acessórios pertinentes ao pagamento de despesas de serviços de assistência médico-hospitalar e ambulatorial, prestados pela rede credenciada do PRÓ-SAÚDE, que serão mantidos na Secretaria de Recursos Orçamentários e Financeiros, no aguardo das faturas/notas fiscais para pagamento.

DA ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME

Art. 16. Os processos administrativos de que trata esta Portaria deverão ser constituídos por volumes de, no máximo, duzentas folhas, ficando vedada a separação das folhas constitutivas de um documento em volumes distintos.

Parágrafo único. Para fins do disposto neste artigo, quando constatado que o documento a ser juntado ultrapassará o limite de folhas estipulado, este deverá integrar o volume seguinte, encerrando-se, nesse caso, o volume anterior com menos de duzentas folhas.

Art. 17. O encerramento e a abertura do novo volume serão realizados pela unidade detentora do PA, mediante termo próprio, datado e assinado pelo servidor responsável, em folha complementar não numerada, conforme anexos II e III.

Parágrafo único. O novo volume deverá ter capa com a informação de seu número e demais dados constantes da capa do volume inicial.
DA JUNTADA DE PA'S

Art. 18. A juntada de PA's, mediante apensação ou anexação, conforme o caso, será realizada pelo Serviço de Triagem de Documentos - SERTRI, por solicitação das Unidades Administrativas competentes, na forma disciplinada na Portaria VP nº 004, de 16 de janeiro de 2006.

DA RETIRADA DE DOCUMENTOS

Art. 19. A retirada de documentos dos PA's poderá ser realizada pela unidade administrativa interessada, que deverá certificar o fato, citando as folhas retiradas, a motivação e, quando for o caso, o número do PA em que foram juntadas, providenciando-se a substituição pelas respectivas cópias, devidamente autenticadas por servidor do TJDFT.

DA TRAMITAÇÃO

Art. 20. A tramitação dos PA's deverá ocorrer pelo SIPAD, cujo registro estará a cargo da unidade que por último impulsionar o respectivo processo.

§ 1º A unidade que encaminhar o PA deverá emitir a respectiva Guia de Recebimento que o acompanhará até o destino.

§ 2º Ao receber o PA, a unidade deverá consignar data, hora, nome e a matrícula do servidor responsável.

§ 3º O PA somente poderá ser movimentado com as folhas regularmente numeradas e rubricadas.

§ 4º Ao movimentar o PA, o servidor responsável deverá consignar, no SIPAD, o número da última página e a quantidade de volumes.

§ 5º Ocorrendo movimentação do PA sem a observância das providências previstas neste artigo, deverá o mesmo ser devolvido à unidade de origem para tanto.

DO ARQUIVAMENTO

Art. 21. Os PA's tratados nesta Portaria, quando encerrados, ficarão sob a guarda da Secretaria de Recursos Orçamentários e Financeiros - SEOF, onde permanecerão para consulta pelo período de dois anos.

Parágrafo único. Esgotado o prazo estipulado neste artigo, os PA's serão encaminhados pela SEOF, mediante termo de remessa (anexo IV), ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo - SERCOR/SUPRA/SEGD para arquivamento, nos termos da Portaria VP nº 019, de 17 de abril de 2006, com o devido andamento no SIPAD.

Art. 22. Somente ficarão sob a guarda da Secretaria de Recursos Orçamentários e Financeiros os PA's que tenham efetivamente resultado em execução orçamentária, financeira e patrimonial.

Art. 23. Para os fins do disposto no caput do art. 21 desta Portaria, considera-se encerrado o processo administrativo quando:

I - exaurido o contrato por término da vigência ou rescisão e confirmada a inexistência de pendências;

II - constatada a plena concretização de seu objeto, nos demais casos.

Art. 24. A condição de procedimento administrativo encerrado, nos termos do artigo anterior, deverá ser atestada pela unidade responsável pela execução da despesa e pelo órgão de contabilidade analítica, confirmando não restar pendência a sanear, no âmbito de suas competências.

Parágrafo único. Constatado que o PA encontra-se encerrado, a unidade executora o encaminhará à SEOF para guarda, mediante termo de remessa (anexo V).

Art. 25. Os PA's acessório e principal, quando arquivados, deverão ser anexados.

§ 1º A anexação será realizada pelo Serviço de Triagem de Documentos SERTRI/SUPRA/SEGD, conforme disposto na Portaria VP nº 004, de 16 de janeiro de 2006, após o encaminhamento dos PA's, pela SEOF, ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo - SERCOR/SUPRA/SEGD, na forma prevista no art. 21 desta Portaria.

§ 2º O disposto no parágrafo anterior se aplica, também, aos PA's relativos às folhas normais e suplementares de pagamento de cada mês.

Art. 26. Para os fins de guarda pela SEOF, o PA será acompanhado de certidão, contendo o número de folhas, dos volumes e da caixa, data, nome e matrícula do servidor responsável, consoante anexo VI.

Art. 27. Os processos administrativos sob a guarda da SEOF serão acondicionados em caixas-arquivo, identificadas por etiquetas, contendo o número da caixa, do PA e a data do acondicionamento.

Art. 28. A guarda do PA, pela SEOF, deverá ser registrada no SIPAD, consignando-se os dados necessários à sua localização.

§ 1º Os PA's poderão ser normalmente acessados para consultas por servidores do Tribunal ou terceiros interessados.

§ 2º Se a consulta demandar a saída do PA das dependências da SEOF, deverá ser precedida de solicitação formal da unidade administrativa interessada, que poderá fazê-lo via e-mail, e registro no SIPAD.

§ 3º As solicitações de cópias de peças do PA arquivado, por interessados, poderão ser atendidas, mediante requerimento específico disponível na SEOF e no SERCOR/SUPRA/SEGD, conforme disciplinado no artigo 6º, da Portaria VP 019/2006.

Art. 29. O desentranhamento de documentos, precedido da sua substituição por cópia, ou a juntada de novos documentos nos PA's encerrados, sob a guarda da SEOF, fica condicionada à solicitação formal da unidade ou do servidor interessado, com as devidas justificativas.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 30. Os casos omissos serão resolvidos pela Secretaria-Geral e Vice-Presidência.

Art. 31. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 32. Ficam revogadas as Portarias GPR nºs 077/1993, 27/2004, 908/2004 e 957/2004.

Desembargador LÉCIO RESENDE DA SILVA
Presidente

Desembargador EDUARDO ALBERTO DE MORAES OLIVEIRA
Vice-Presidente

ANEXO I

 

CERTIDÃO DE RENUMERAÇÃO DE FOLHAS

 

Certifico que procedi, nesta data, à renumeração de folhas deste PA, a partir da fl._____ até a fl.____

__________________

(Unidade e Data)

___________________________

(carimbo e assinatura do servidor)

 

ANEXO II

 

CERTIDÃO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

 

Certifico que, nesta data, procedi ao encerramento deste volume de nº___, do PA nº______, contendo ___ folhas, numeradas de ___ a  _____, abrindo-se, em ato contínuo, o volume nº  ___, que se inicia

com a fl. de nº ___.

__________________

(Unidade e Data)

______________________________

(carimbo e assinatura do servidor)

 

ANEXO III

 

CERTIDÃO DE ABERTURA DE VOLUME

 

Certifico que, nesta data, procedi à abertura deste volume sob o nº_____, referente ao PA nº_______, que se inicia com a fl. de nº_____.

 

__________________

(Unidade e Data)

______________________________

(carimbo e assinatura do servidor)

 

ANEXO IV

 

TERMO DE REMESSA PARA SERVIÇO DE ARQUIVO CORRENTE ADMINISTRATIVO - SERCOR

 

Faço, nesta data, a remessa destes autos, contendo ____ folhas e ____ volumes para fins de arquivamento, consoante disposto no art.

21, parágrafo único, da Portaria Conjunta N.001 /2007.

__________________

(Unidade e Data)

________________________

(carimbo e assinatura do servidor)

 

ANEXO V

 

TERMO DE REMESSA PARA GUARDA NA SEOF

 

Nesta data, faço a remessa destes autos de nº_____à SEOF, para arquivamento, contendo ______folhas, distribuídas em _______ volumes, considerando que se encontra encerrado, sem pendências a

sanear, nos termos do Art.23 da Portaria Conjunta nº001/2007.

__________________

(Unidade e Data)

________________________

(carimbo e assinatura do executor)

 

ANEXO VI

 

CERTIDÃO DE GUARDA PELA SEOF

 

Certifico que, nesta data, considerando o encerramento deste PA, conforme contido às fls. _______, procedi à sua guarda na caixa de nº _____, com ____ folhas, numeradas de ___ a _____, distribuídas

em _____ volumes.

_____________

(Unidade e Data)

___________________

(carimbo e assinatura do servidor)

Este texto não substitui o publicado no Diário de Justiça de 15/01/2007, Seção 3, Fls. 49-51