Portaria Conjunta 20 de 25/05/2011

Regulamenta a implantação do Processo Administrativo Eletrônico - PA-e no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

PORTARIA CONJUNTA 20, DE 25 DE MAIO DE 2011

Brasão da República

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 20 DE 25 DE MAIO DE 2011

Regulamenta a implantação do Processo Administrativo Eletrônico - PA-e no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

Revogada pela Portaria Conjunta 92 de 11/10/2016

 

O PRESIDENTE E O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais, em face do disposto no art. 37 da Constituição da República, no art. 2º da Lei 9.784, de 29 de janeiro de 1999, e na Lei 11.419, de 19 de dezembro de 2006, nos Processos Administrativos 11.905/2000 e 13.376/2010, bem como no Projeto de Desenvolvimento de Sistema para Controle e Acompanhamento de Processos Administrativos-PROPAD,

RESOLVEM:

Art. 1º Regulamentar a implantação do Processo Administrativo Eletrônico - PA-e no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

Parágrafo único. O PA-e compreende o uso de meio eletrônico para produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de processos ou documentos administrativos no TJDFT.

CAPÍTULO I
DA IMPLANTAÇÃO DO PA-e NO TJDFT

Art. 2º O uso de meio eletrônico no registro e na comunicação de atos administrativos ou normativos, bem como nas instruções e na tramitação de processos administrativos eletrônicos do TJDFT ocorrerá por meio do Sistema de Processos e Documentos Administrativos Web - SIPADWEB, observadas as disposições desta Portaria.

Art. 3º A Secretaria-Geral-SEG do TJDFT e a Secretaria de Tecnologia da Informação - SETI disponibilizarão os meios necessários para implementação dos serviços de processamento administrativo eletrônico.

Art. 4º A Secretaria de Gestão Documental-SEGD acompanhará a implementação do programa de gestão documental no SIPADWEB com os objetivos de:

I - disseminar técnicas e cultura arquivísticas para gerenciar documentos digitais - natodigitais e digitalizados -, convencionais ou híbridos geridos pelo Sistema;

II - auxiliar a SETI a adotar as especificações técnicas e funcionais estabelecidas pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário - MoReq-Jus, modelo aprovado pela Resolução 91, de 29 de setembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça-CNJ.

CAPÍTULO II
DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 5º Os atos administrativos eletrônicos serão autenticados mediante a utilização de:

I - assinatura digital pública, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, em conformidade com a Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;

II - assinatura digital interna, baseada em certificado digital emitido pela SETI, observadas as disposições contidas na Portaria Conjunta 24 de 7 de agosto de 2007;

III - assinatura previamente cadastrada pela SETI, com fornecimento de login e senha para o credenciamento.

§ 1º O cadastramento ou a alteração de login e senha somente poderão ser realizados mediante o comparecimento pessoal do credenciado, que preencherá termo de responsabilidade, no qual deverão constar qualificação e assinatura do interessado, com data e hora do registro no sistema.

§ 2º O descredenciamento da assinatura eletrônica do usuário ocorrerá mediante decisão da Administração.

§ 3º Para procedimentos no sistema legado - SIPAD e em aplicações da intranet, será admitido o uso da identificação constante do inciso III deste artigo.

§ 4º O nome do usuário, a data e a hora de acesso, o tipo de documento certificado, bem como outras informações de uso do SIPADWEB serão registrados no banco de dados corporativo do TJDFT, com a possibilidade de serem consultados e auditados a qualquer momento.

Art. 6º As decisões proferidas pelas autoridades no processo administrativo eletrônico deverão ser assinadas digitalmente no momento da prolação.

§ 1º Nos documentos assinados digitalmente, a aposição de código de autenticidade será realizada pelo SIPADWEB a fim de garantir a segurança, a integridade do conteúdo e a irrecusabilidade da autoria, conforme Resolução 5, de 6 de junho de 2001, que instituiu a emissão e a recepção de documentos oficiais eletrônicos neste Tribunal.

§ 2º Se houver impossibilidade da assinatura digital, o documento será assinado manualmente, após será digitalizado e juntado ao PA-e, certificando-se a materialização da assinatura nos autos.

Art. 7º A prática de atos assinados eletronicamente, qualquer que seja a modalidade, importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Portaria e na responsabilidade do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.

CAPÍTULO III
DA TRAMITAÇÃO DO PA-e

Art. 8º Caberá à Subsecretaria de Protocolo Administrativo-SUPRA protocolizar as solicitações apresentadas à Administração que tramitarão eletronicamente.

Art. 9º O requerimento inicial para abertura de PA-e deverá ser formulado por meio do preenchimento de formulários eletrônicos específicos, disponíveis na intranet.

Art. 10. Após formado o PA-e, documentos em suporte papel necessários à complementação ou instrução do requerimento inicial poderão ser entregues - em original ou em cópia autenticada - diretamente nas unidades administrativas destinatárias a fim de que sejam digitalizados, juntados aos autos e devolvidos imediatamente ao interessado para guarda e conservação até que decaia o direito da Administração de rever o ato administrativo terminativo, eventualmente produzido no processo, certificando-se, digitalmente, nos autos a desmaterialização.

Parágrafo único. Para comprovação futura, a parte interessada receberá o original carimbado ou etiquetado com a identificação do PA-e a que se vincula.

Art. 11. Para a identificação do PA-e, será atribuída numeração sequencial e anual, acompanhada da expressão Processo Eletrônico.

Art. 12. Os extratos digitais de bancos de dados e os documentos digitalizados e juntados aos autos por unidades organizacionais do TJDFT, por repartições públicas e por advogados têm a mesma força probatória dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração ocorrida antes ou no decorrer do processo de digitalização.

Art. 13. Os originais, em suporte papel, de notas fiscais, contratos e documentos relativos às contratações efetuadas pelo Tribunal, após a captura e a juntada ao PA-e, deverão ser remetidos à unidade responsável pela guarda para que, após cumprida a finalidade do respectivo PA-e, sejam arquivados, observados os prazos de guarda e as destinações previstos na Portaria GPR 114 de 18 de março de 2002.

Art. 14. As petições, requerimentos, despachos, pareceres, decisões, informações e atos em geral, acompanhados ou não de documentos, serão juntados ao PA-e apenas no formato PDF - Portable Document Format.

§ 1º Os originais em suporte papel superior a A4 ou os ilegíveis, cuja digitalização seja tecnicamente inviável, devem ser identificados e indicados por despacho no PA-e.

§ 2º Os documentos de que trata o parágrafo anterior podem ser mantidos nas unidades responsáveis durante o tempo necessário à conclusão do respectivo processo ou, se requisitado, podem tramitar fisicamente com o PA-e, conforme regras que serão estabelecidas pela SEGD.

Art. 15. É de exclusiva responsabilidade do usuário:

I - o sigilo da respectiva assinatura eletrônica;

II - a preparação de documentos digitais e respectivos anexos em conformidade com a formatação e as características técnicas definidas pelo SIPADWEB.

Art. 16. Considera-se juntado o ato administrativo ao PA-e no dia e na hora do respectivo registro ou da captura no SIPAD ou SIPADWEB.

Parágrafo único. O processo ou documento eletrônico enviado para atender a prazo processual será considerado tempestivo se transmitido até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia.

Art. 17. Quando, por motivos técnicos, não for possível a utilização do sistema eletrônico para o trâmite processual, os atos processuais poderão ser realizados segundo as regras ordinárias relativas ao processo em suporte papel.

CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 18. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados ao PA-e, com garantia da origem e do signatário, na forma estabelecida nesta Portaria, são considerados originais para todos os efeitos legais.

Art. 19. Os documentos digitalizados e inseridos no PA-e pelas unidades competentes têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação de adulteração, que deverá ser motivada, fundamentada e juntada ao PA-e.

Art. 20. O PA-e, que constituirá os autos eletrônicos, estará disponível para vista aos interessados de que trata o art. 9º da Lei 9.784, de 1999, mediante perfis de acesso e uso de senhas individuais no SIPADWEB, de modo sequencial, em acesso único.

Art. 21. Sob o formato de perfil de acesso público, outros interessados poderão consultar o PA-e, ressalvados os casos de sigilo legal.

Parágrafo único. Se houver garantia legal de sigilo ou necessidade de restrição à consulta pública, o acesso ao PA-e será limitado aos servidores previamente autorizados e aos interessados, de acordo com os arts. 9º e 46 da Lei 9.784, de 1999.

Art. 22. A anexação ou o apensamento de um PA-e a outro PA-e serão efetuados com a juntada dos documentos daquele a este, certificando-se a ocorrência nos autos e no andamento processual.

Art. 23. O desentranhamento de arquivos ou peças do processo administrativo eletrônico deverá ser certificado nos autos.

CAPÍTULO V
DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO DO PA-e

Art. 24. O arquivamento de PA-e dependerá de determinação expressa e se restringe às seguintes hipóteses:

I - indeferimento do pleito;

II - atendimento da solicitação e de cumprimento dos compromissos realizados ou dela decorrentes;

III - perda do objeto;

IV - desistência ou renúncia dos interessados, mediante manifestação escrita.

§ 1º Podem decidir pelo arquivamento:

I - o Presidente e, de ordem, o respectivo Chefe de Gabinete;

II - o Vice-Presidente e, de ordem, o respectivo Chefe de Gabinete;

III - o Corregedor e, de ordem, o respectivo Chefe de Gabinete;

IV - o Secretário-Geral do TJDFT;

V - o Secretário-Geral da Corregedoria;

VI - os titulares das Secretarias do TJDFT.

§ 2º O arquivamento será determinado pela unidade competente para deliberar sobre o objeto do PA-e.

Art. 25. O desarquivamento de PA-e deverá ser justificado e poderá ser determinado por qualquer secretaria ou subsecretaria.

Art. 26. A prática de ato em PA-e desarquivado dependerá do encaminhamento dos autos pela SUPRA à unidade solicitante, conforme regras que serão estabelecidas pela SEGD.

Art. 27. O PA-e referente a magistrado, servidor - ativos ou inativos - e pensionista, após atingida a finalidade e inseridas as informações nos respectivos sistemas do TJDFT, será arquivado depois de registro na pasta funcional eletrônica, quando for o caso.

Art. 28. Solicitação inicial realizada por meio de formulários eletrônicos e julgada improcedente pelas unidades responsáveis poderá ser arquivada, sem necessidade de protocolização de PA-e.

CAPÍTULO VI
DA DISPOSIÇÃO TRANSITÓRIA

Art. 29. Deverá ser editada portaria conjunta para definir os processos e os documentos que tramitarão eletronicamente, estabelecendo os critérios que serão seguidos no processamento das informações, observada a ordem de implementação dos processos de trabalho mapeados pelo PROPAD.

CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 30. Incumbe às unidades organizacionais, por meio de servidores designados para essa finalidade, verificar no SIPADWEB, pelo menos no início e no fim de cada expediente, a existência de carga de processos administrativos eletrônicos pendentes de instrução ou encaminhamento.

Parágrafo único. Enquanto o SIPADWEB não estiver concluído, as unidades organizacionais que possuírem caixa de pendências de formulários eletrônicos no SIPAD deverão empregar a rotina de verificação de que trata o caput.

Art. 31. Os atos praticados por meio eletrônico até a data de publicação desta Portaria, em especial os realizados para instrução dos formulários eletrônicos de que tratam as normas abaixo discriminadas, são considerados perfeitos e acabados, ressalvadas as hipóteses de invalidação previstas em lei:

I - Portaria Conjunta 28 de 21 de outubro de 2003;

II - Portaria Conjunta 15 de 6 de junho de 2005;

III - Portaria Conjunta 24 de 7 de agosto de 2007;

IV - Portaria Conjunta 31 de 30 de agosto de 2007;

V - Portaria Conjunta 8 de 9 de março de 2010;

VI - Portaria GPR 261 de 26 de abril de 2007;

VII - Portaria GPR 656 de 30 de agosto de 2007.

Art. 32. Os casos não previstos nesta Portaria serão submetidos à apreciação e à deliberação da Secretaria-Geral do TJDFT.

Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador OTÁVIO AUGUSTO BARBOSA
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Desembargador DÁCIO VIEIRA
Vice-Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Desembargador SÉRGIO BITTENCOURT
Corregedor da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Este texto não substitui o disponibilizado no DJ-e de 27/05/2011, Edição N. 99/2011, Fls. 05-10. Data de Publicação: 30/05/2011