Portaria Conjunta 54 de 25/07/2014

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 54 DE 25 DE JULHO DE 2014

Dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – Área Judicial – CPAD-AJ.

Revogada pela Portaria Conjunta 46 de 31/05/2021

O PRESIDENTE, A PRIMEIRA VICE-PRESIDENTE E O SEGUNDO VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições, tendo em vista a Política de Gestão Documental e o Plano de Gestão das Informações Arquivísticas do Tribunal, e

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO que a organização da documentação pública é um dos meios pelo qual o cidadão tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos;

CONSIDERANDO que a gestão de documentos abrange o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, uso, avaliação e arquivamento para guarda permanente, conforme prevê a Lei Federal 8.159, de 08 de janeiro 1991;

CONSIDERANDO que a referida Lei define o dever inerente dos órgãos do Poder Judiciário, em seu art. 20, de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias;

CONSIDERANDO, ainda, a Lei Federal 12.527 de 18 de novembro de 2011, a Recomendação 37 de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça, a Resolução 12 de 16 de dezembro de 2008, bem como o contido no Processo Administrativo 7.824/2001,

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – Área Judicial, com a finalidade de desenvolver os instrumentos de gestão arquivística, representados pelo Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos e Manual de Destinação da Área Judicial, proceder às adaptações que se fizerem necessárias e autorizar, em consonância com a legislação, a aplicação do descarte de documentos sem valor histórico, informativo e científico, constante nos arquivos.

Art. 2º À Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – Área Judicial – CPAD-AJ, compete:

I - aprovar as tipologias documentais constantes do Código de Classificação de Documentos Judiciais do TJDFT;

II - analisar e aprovar os registros consolidados na Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT;

III - propor alterações nos prazos de destinação e descarte dos conjuntos documentais prescritos pela Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT;

IV - zelar pela aplicação dos documentos gerenciadores de arquivos por todas as unidades do TJDFT;

V - aprovar a proposição de sigilo de documentos destinados aos Arquivos Intermediários e ao Arquivo Permanente, seu grau e tempo de duração, bem como cargos/funções ou áreas com permissão de acesso;

VI - aprovar a Listagem e o Edital de Eliminação;

VII - acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos contemplados no Edital de Eliminação;

VIII - aprovar o cronograma de transferência e de recolhimento de documentos para os Arquivos Intermediários e para o Arquivo Permanente, respectivamente;

IX - aprovar a publicação da Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT no Diário de Justiça eletrônico – DJ-e, estabelecendo um prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações;

X - propor as atualizações e possíveis adaptações da Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT;

XI - aprovar a mudança do suporte e a forma de registro da informação, do papel para meios informatizados e/ou micrográficos;

XII - encaminhar a Tabela de Temporalidade de Documentos da área fim, para conhecimento do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, por se tratarem de documentos do poder público ou considerados de interesse público.

XIII - submeter, depois de concluídos os trabalhos de revisão, a Tabela de Temporalidade de Documentos ao Tribunal, para aprovação pelo Tribunal Pleno Administrativo, visando sua regulamentação.

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – Área Judicial – CPAD-AJ, será composta de oito membros efetivos, indicados pelo Excelentíssimo Senhor Desembargador Primeiro Vice-Presidente, dentre Juízes de Direito.

Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – Área Judicial – CPAD-AJ, terá como auxiliares, para fins de assessoramento, os seguintes membros:

I - Secretário de Gestão Documental ou seu substituto legal;

II - Subsecretário de Gestão de Arquivos Intermediários ou seu substituto legal;

III - Subsecretário de Gestão de Arquivos Permanentes ou seu substituto legal;

IV - Secretário Judiciário ou seu substituto legal;

V - Secretário de Tecnologia da Informação ou seu substituto legal;

VI - Secretário de Distribuição e Movimentação de Autos Judiciais da 1ª Instância ou seu substituto legal;

VII - Servidor com formação em Arquivologia e experiência profissional na área;

VIII - Servidor com formação em História.

Art. 5º Os trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – Área Judicial – CPAD-AJ, ficarão divididos em três níveis, a saber:

I - assessoramento: os Secretários, os Subsecretários, o arquivista e o historiador atuarão com a finalidade de produzir e atualizar os documentos gerenciadores constantes no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos – da Área Judicial do TJDFT;

II - técnico: Juízes que procederão à análise preliminar dos documentos constantes no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos do TJDFT, bem como solicitarão alterações e revisões em nível de assessoramento e promoverão o encaminhamento em nível decisório;

III - decisório: o Presidente, o Primeiro e o Segundo Vice-Presidentes do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios e o Corregedor da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios aprovarão e validarão os trabalhos da referida Comissão.

§ 1º Para realização da reunião da Comissão será exigido um quorum mínimo de 5 (cinco) membros;

§ 2º A Comissão reunir-se-á em caráter de urgência, bimestralmente, ou a critério de seu Presidente;

§ 3º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental do TJDFT – Área Judicial designará um de seus membros para secretariar a Comissão.

Art. 6º Revogam-se as Portarias Conjuntas 18 de 09 de maio de 2001 e 40 de 04 de novembro de 2004.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador GETÚLIO DE MORAES OLIVEIRA
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Desembargadora CARMELITA BRASIL
Primeira Vice-Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Desembargador WALDIR LEÔNCIO JÚNIOR
Segundo Vice-Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Desembargador ROMEU GONZAGA NEIVA
Corregedor da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios