Portaria Conjunta 76 de 10/10/2014

Estabelece diretrizes para o acesso aos autos de processos findos nas unidades de arquivo.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 76 DE 10 DE OUTUBRO DE 2014

Estabelece diretrizes para o acesso aos autos de processos findos nas unidades de arquivo.

Revogada pela Portaria Conjunta 116 de 15/12/2016

 

O PRESIDENTE, A PRIMEIRA VICE-PRESIDENTE E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o contido no PA 12.506/2013.

RESOLVEM:

Art. 1º Regulamentar os procedimentos destinados ao acesso aos autos de processos findos nas unidades de arquivo vinculadas à Primeira Vice-Presidência.

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Às unidades de arquivo intermediário e permanente, subordinadas à Secretaria de Gestão Documental - SEGD, competem a guarda e a administração de autos de processos findos.

Art. 3º Ao receber autos de processos findos remetidos pelos ofícios judiciais, as unidades de arquivo fornecerão o respectivo comprovante.

§ 1º A remessa dos autos de processos findos será precedida de sua ordenação e do acondicionamento em caixas de arquivo, devidamente identificadas e numeradas, pelos ofícios judiciais.

§ 2º A ordenação e o acondicionamento em caixas de arquivo, a identificação e a numeração dessas caixas, bem como os critérios para atendimento das listagens de desarquivamento de autos de processos, de observância obrigatória pelos ofícios judiciais, serão realizados conforme o Manual de Práticas Cartorárias da Corregedoria.

Art. 4º Os autos de processos desarquivados, remetidos às unidades de arquivo em devolução, deverão estar acompanhados do respectivo comprovante a ser elaborado pelo ofício judicial e assinado pelo servidor que os receber.

 

DA CONSULTA E DO EMPRÉSTIMO DE AUTOS DE PROCESSOS NAS UNIDADES DE ARQUIVO

Art. 5º As unidades de arquivo intermediário e permanente disponibilizarão os autos de processos findos para consulta e para obtenção de cópias, salvo os que tramitaram em segredo de justiça ou sob sigilo, em que o exame será restrito às partes e seus procuradores.

§ 1º Os autos de processos somente poderão ser consultados por terceiros estranhos à relação processual, devidamente identificados, no balcão das unidades de arquivo e na presença do supervisor, do encarregado ou de servidor por eles designado.

§ 2º Os advogados e estagiários de direito, os membros da Defensoria Pública, os membros do Ministério Público e os Professores/Orientadores de Núcleos de Prática Jurídica de Instituições de Educação Superior serão identificados por meio de documento de identidade profissional.

§ 3º É vedado reter documento de identificação.

§ 4º É vedado ao servidor das unidades de arquivo prestar informações por telefone sobre atos processuais.

Art. 6º O advogado, desde que identificado, mesmo sem procuração, poderá obter empréstimo de autos de processos arquivados na própria unidade de arquivo, pelo prazo de 10 (dez) dias, salvo quando o processo tramitou em segredo de justiça ou sob sigilo.


Art. 7º Apresentada a procuração no momento do requerimento de consulta, cópia ou empréstimo, caberá à unidade de arquivo proceder à juntada da procuração e ao cadastro do advogado no sistema informatizado de processos, prosseguindo-se no atendimento.

Parágrafo único. Para otimizar o atendimento, a consulta e o empréstimo de autos de processos poderão ser previamente agendadas mediante a utilização de sistema a ser disponibilizado pelo TJDFT.

Art. 8º O empréstimo de autos de processos também poderá ser feito por membros do Ministério Público, da Defensoria Pública e Professores/Orientadores de Núcleos de Prática Jurídica de Instituições de Educação Superior com registro na OAB e credenciados no Serviço de Distribuição.

Art. 9º O estagiário de direito somente estará apto a obter empréstimo dos autos de processos se, munido da carteira de estagiário ou de declaração que a substitua, emitida pela Ordem dos Advogados do Brasil, estiver cadastrado no sistema informatizado do Tribunal e expressamente autorizado por advogado, observadas as restrições dos arts. 5º e 6º desta norma quanto aos processos que tenham tramitado em segredo de justiça ou sob sigilo.

§ 1º Da autorização constará declaração do advogado responsabilizando-se por todos os atos praticados pelo estagiário.

§ 2º O empréstimo será gerado em nome do advogado responsável, para fins de controle de prazos, geração de relatórios e eventual necessidade de intimação para restituição de autos de processos, colhendo-se no ato a identificação do estagiário.

Art. 10. Os colaboradores da Defensoria Pública, alunos dos Núcleos de Prática Jurídicas, servidores do Ministério Público ou das Procuradorias Federais, Estaduais ou Distritais poderão obter empréstimo de autos de processos desde que o façam com expressa autorização do órgão ou entidade a que pertençam, observadas as restrições dos arts. 5º e 6º desta norma quanto aos processos que tenham tramitado em segredo de justiça ou sob sigilo.

§ 1º Da autorização constará declaração do membro do Ministério Público ou da Defensoria Pública, do Procurador ou do Professor/Orientador de Núcleo de Prática Jurídica responsabilizando-se por todos os atos praticados pelo autorizado.

§ 2º O empréstimo será gerado em nome membro do Ministério Público ou da Defensoria Pública, do Procurador ou do Professor/Orientador de Núcleo de Prática Jurídica responsável, para fins de controle de prazos, geração de relatórios e eventual necessidade de intimação para restituição de autos de processos, colhendo-se no ato a identificação do autorizado.

Art. 11. O empréstimo de autos de processos será realizado por meio de sistema informatizado.

§1º Estando inoperante o sistema, o empréstimo será provisoriamente registrado em documento específico.

§ 2º Do registro do empréstimo deverão constar, no mínimo, o nome completo, endereço e telefone de quem o solicitou, além do prazo para devolução dos autos do processo.

§ 3º A devolução dos autos de processos importará na baixa do empréstimo no sistema e no fornecimento do respectivo comprovante de recebimento.

Art. 12. Caso os autos de processos retirados por empréstimo não sejam devolvidos no prazo de 10 dias, a unidade de arquivo intimará o responsável para proceder à devolução em até 48 horas.

§ 1º Não devolvidos os autos de processos, a Corregedoria, o Juízo de origem ou a Secretaria Judiciária serão comunicados para a adoção das providências legais pertinentes, inclusive a expedição de mandado de busca e apreensão e a comunicação do fato à Ordem dos Advogados do Brasil.

§ 2º O Advogado ficará impossibilitado de efetuar novo empréstimo enquanto perdurar a pendência da devolução dos autos de processos com prazo de empréstimo excedido.

DA AUTENTICAÇÃO DE CÓPIAS PELAS UNIDADES DE ARQUIVO

Art. 13. A autenticação de cópias de autos de processos arquivados será efetuada nas unidades de arquivo pelo supervisor ou encarregado, mediante o pagamento das taxas fixadas no inciso VI, alíneas "a" e "b" da Tabela "A" - Da Secretaria do Tribunal de Justiça, prevista no Regimento de Custas.

Parágrafo único. Os beneficiários da justiça gratuita estão dispensados do recolhimento das custas referentes à autenticação de cópias, benefício este que não abrange os custos para extração de cópias.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14. É vedado às unidades de arquivo de que trata esta Portaria:

I - o recebimento de petições, salvo das que tiverem por objeto a juntada de procuração e/ou substabelecimento, bem como das autorizações previstas nos artigos 9º e 10 desta portaria;

II - a entrega, à parte ou ao advogado, de documentos constantes dos autos de processos, tais como cartas de adjudicação, mandados de averbação, certidões de tutela e curatela, entre outros;

III - o desentranhamento de peças dos autos de processos, salvo quando já estiver publicado o edital de eliminação de documentos;

IV - a expedição de ofício de baixa, ainda que apresentado o comprovante do recolhimento de custas finais.

Art. 15. O atendimento ao público externo será realizado das 12 às 18 horas.

Art. 16. A Escola de Administração Judiciária do TJDFT - Instituto Ministro Luiz Vicente Cernicchiaro promoverá o treinamento de todos os servidores das unidades de arquivo para o aperfeiçoamento das atividades disciplinadas nesta norma.

Art. 17. Situações não reguladas por esta norma serão resolvidas pela Primeira Vice-Presidência.

Art. 18. Ficam revogadas a Portaria VPR 24 de 23 de maio de 2001, a Portaria VPR 36 de 31 de julho de 2001, Portaria VPR 1 de 09 de Janeiro de 2002 e Portaria Conjunta 33 de 20 de novembro de 2003.

Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador GETÚLIO DE MORAES OLIVEIRA
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Desembargadora CARMELITA BRASIL
Primeira Vice-Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Desembargador ROMEU GONZAGA NEIVA
Corregedor da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Este texto não substitui o disponibilizado no DJ-e de 14/10/2014, Edição N.191, FlS. 06/09. Data de Publicação: 15/10/2014