Portaria Conjunta 72 de 02/09/2016

Aprova o Plano de Classificação de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante – PC-AD e dispõe sobre as regras para classificação do sigilo das informações no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – TJDFT.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 72 DE 2 DE SETEMBRO DE 2016

 

Aprova o Plano de Classificação de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante – PC-AD e dispõe sobre as regras para classificação do sigilo das informações no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – TJDFT.

 

Alterada pela Portaria Conjunta 114 de 22/10/2020

Alterada pela Portaria SEG 1 de 28/11/2017

O PRESIDENTE, O PRIMEIRO E O SEGUNDO VICE-PRESIDENTES DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no exercício de suas atribuições legais e em vista do disposto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; na Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991; na Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011; nas Resoluções 211, de 15 de dezembro de 2015, e 215, de 16 de dezembro de 2015, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ; e nos Processos Administrativos 3.755/2002, 7.881/2012, 10.732/2013 e 11.601/2014,

RESOLVEM:

Art. 1º O Plano de Classificação de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante – PC-AD, do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – TJDFT, constante do Anexo, fica aprovado nos termos desta Portaria.

Parágrafo único. O PC-AD é a enunciação lógica e hierárquica do conjunto de documentos produzidos e recebidos na realização das tarefas administrativas do TJDFT, com a finalidade de refletir a totalidade da sua produção documental, bem como de representar a relação dos documentos institucionais com os processos de trabalho nos quais são gerados e vinculados, indicando a classificação de sigilo adequada às tipologias documentais.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I – informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato, incluindo peças processuais;

II – documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

III – informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

IV – informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

V – tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, avaliação, destinação, eliminação e controle da informação;

VI – disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;

VII – autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;

VIII – integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;

IX – primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.

CAPÍTULO II

DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 3º O Plano de Classificação de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante – PC-AD será utilizado para todos os documentos e processos administrativos, independente do suporte ou do sistema em que foi registrada a informação.

§ 1º Os pedidos de alteração ou inclusão de um assunto no PC-AD devem ser encaminhados à Secretaria de Gestão Documental – SEGD para análise. (Alterada pela Portaria Conjunta 114 de 22/10/2020)

§ 2º Verificada a necessidade de criar ou alterar série documental para possibilitar a instituição de procedimento administrativo eletrônico proposto, a SEGD promoverá a atualização do Anexo desta Portaria, com posterior ratificação da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio ou Administrativa – CPAD-AM. (Alterada pela Portaria Conjunta 114 de 22/10/2020)

§ 1º Os pedidos de alteração ou inclusão de um assunto no PC-AD devem ser encaminhados à Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC para análise. (NR)

§ 2º Verificada a necessidade de criar ou alterar série documental para possibilitar a instituição de procedimento administrativo eletrônico proposto, a SGIC promoverá a atualização do Anexo desta Portaria, com posterior ratificação da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio ou Administrativa - CPAD-AM. (NR)

 CAPÍTULO III

DAS DIRETRIZES PARA CLASSIFICAÇÃO, DESCLASSIFICAÇÃO E REAVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO

 

Art. 4º As regras de classificação do sigilo da informação previstas na Lei 12.527, de 2011, Lei de Acesso à Informação – LAI, e na Resolução CNJ 215, de 2015, seguem, no âmbito do TJDFT, o disposto neste Capítulo.

Art. 5º O disposto nesta Portaria não exclui as hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça, inclusive quanto aos procedimentos investigatórios cíveis e criminais, aos inquéritos policiais e aos processos judiciais e administrativos, nos termos das normas legais e regulamentares específicas, assim como o disposto na Súmula Vinculante 14, do Supremo Tribunal Federal.

§ 1º A decretação do sigilo deve-se dar mediante justificativa escrita e fundamentada nos autos, observadas as regras de competência de classificação da informação.

§ 2º O sigilo de que trata o caput deste artigo não abrange:

I – a informação relativa à existência de procedimento judicial ou administrativo, bem como sua numeração;

II – o nome das partes, ressalvadas as vedações expressas em lei e o disposto no art. 4º, § 1º, da Resolução do CNJ 121, de 5 de outubro de 2010, com redação dada pela Resolução do CNJ 143, de 30 de novembro de 2011;

III – o inteiro teor da decisão que extingue o processo judicial, com ou sem resolução de mérito, bem como o processo administrativo.

§ 3º Os dados relativos à existência e numeração do procedimento, bem como ao nome das partes, poderão ser momentaneamente preservados se a sua revelação puder comprometer a eficácia das diligências instrutórias requeridas.

 Seção I

Da classificação da informação

Art. 6º São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I – pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

III – pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV – oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI – prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;

VII – pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII – comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Art. 7º A informação em poder de qualquer unidade do TJDFT, referida no art. 6º desta Portaria, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:

I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II – secreta: 15 (quinze anos); e

III – reservada: 5 (cinco) anos.

§ 2º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação.

§ 3º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.

§ 4º Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o seu interesse público e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados:

I – a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e

II – o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.

§ 5º É permitida a restrição de acesso, independentemente de ato de classificação, nos casos:

I – de legislação específica;

II – de documentos preparatórios, considerados aqueles utilizados como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas; e

III – de informações pessoais.

§ 6º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente, do Primeiro Vice-Presidente, do Segundo Vice-Presidente do TJDFT e do Corregedor da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios e dos respectivos cônjuges e filhos serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato, nos termos da Resolução do CNJ 215, de 2015.

Art. 8º A classificação do sigilo de informações no âmbito do TJDFT é atribuição:

I – no grau ultrassecreto: do Desembargador Presidente do Tribunal;

II – no grau secreto: do Desembargador Presidente do Tribunal e dos demais magistrados;

III – no grau reservado: do Desembargador Presidente do Tribunal, dos demais magistrados, do Ouvidor-Geral do TJDFT, do Secretário-Geral do TJDFT, do Secretário-Geral da Corregedoria e dos Chefes de Gabinete da Presidência, das Primeira e Segunda Vice-Presidências e da Corregedoria. (Alterada pela Portaria Conjunta 114 de 22/10/2020)

III - no grau reservado: do Desembargador Presidente do Tribunal, dos demais magistrados, do Ouvidor-Geral do TJDFT, do Secretário-Geral da Presidência, do Secretário-Geral do TJDFT, do Secretário-Geral da Corregedoria e dos Chefes de Gabinete da Presidência, das Primeira e Segunda Vice-Presidências e da Corregedoria. (NR)

Seção II

Dos procedimentos para classificação de informação

Art. 9º A decisão que classificar a informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada no Termo de Classificação de Informação – TCI e conterá os seguintes dados:

I – número de identificação do documento;

II – grau de sigilo;

III – categoria na qual se enquadra a informação;

IV – tipo de documento;

V – data da produção do documento;

VI – indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação;

VII – razões da classificação, observados os critérios menos restritivos;

VIII – indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, observados os limites previstos nesta Portaria;

IX – data da classificação; e

X – identificação da autoridade que classificou a informação.

§ 1º O TCI deverá seguir anexo ao documento classificado como sigiloso, independente do suporte ou sistema utilizado para tramitar a informação, excepcionados os documentos cuja classificação já foi aprovada no PC-AD, Anexo desta Portaria.

§ 2º As informações previstas no inciso VII deste artigo deverão ser mantidas no mesmo grau de sigilo que a informação classificada.

§ 3º As unidades que procederem à classificação de informações em qualquer grau de sigilo deverão informar à SEGD o rol das informações classificadas ou desclassificadas, para divulgação no Portal da Transparência do TJDFT, nos termos da Lei 12.527, de 2011.  (Alterada pela Portaria Conjunta 114 de 22/10/2020)

§ 3º As unidades que procederem à classificação de informações em qualquer grau de sigilo deverão informar à SGIC o rol das informações classificadas ou desclassificadas, para divulgação no Portal da Transparência do TJDFT, nos termos da Lei 12.527, de 2011. (NR)

Art. 10. Na hipótese de documento que contenha informações classificadas em diferentes graus de sigilo, será atribuído ao documento tratamento do grau de sigilo mais elevado.

Art. 11. Os documentos sigilosos produzidos em suporte papel obedecerão às seguintes prescrições:

I – deverão ser registrados, no momento da produção, em sistema de gestão documental ou outros sistemas de controle de documentos;

II – serão acondicionados em envelopes duplos;

III – não constará no envelope externo nenhuma indicação do grau de sigilo ou do teor do documento;

IV – o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante relação de remessa, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário, número de registro e grau de sigilo do documento.

Art. 12. Os documentos sigilosos produzidos em suporte digital obedecerão às seguintes prescrições, que deverão ser observadas pelo sistema eletrônico utilizado:

I – serão seguidas, sempre que possível, as prescrições referentes à criptografia;

II – deverão ser assinados com uso de certificação digital.

Parágrafo único. O sistema eletrônico garantirá o acesso aos documentos sigilosos somente aos usuários autorizados.

Art. 13. Aplicam-se às informações e documentos sigilosos os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante – TT-AD.

Art. 14. As informações e documentos sigilosos considerados de guarda permanente somente poderão ser recolhidos ao arquivo permanente da unidade de gestão documental após a desclassificação.

Parágrafo único. As informações classificadas no grau ultrassecreto ou secreto serão definitivamente preservadas, nos termos da Lei 8.159, de 1991, observados os procedimentos de restrição de acesso enquanto vigorar o prazo da classificação.

Art. 15. Decorridos os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, as informações e documentos sigilosos de guarda temporária somente poderão ser eliminados após um ano, a contar da data da desclassificação, a fim de garantir o pleno acesso às informações neles contidas.

Art. 16. O responsável pela preparação ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de provas ou de qualquer outro recurso que possam dar origem a cópia não autorizada do todo ou de parte.

Art. 17. Sempre que a preparação, a impressão ou, se for o caso, a reprodução de informações e de documentos sigilosos forem efetuadas em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similares, essas operações deverão ser acompanhadas por agente público credenciado, designado pela autoridade competente, que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento.

Art. 18. Em se tratando de contrato cuja execução implicar o acesso do contratado a informações e documentos sigilosos, serão obrigatórios os seguintes requisitos:

I – assinatura de termo de compromisso;

II – cláusulas contratuais que prevejam:

a) a obrigação do contratado de manter o sigilo das informações e documentos sigilosos a que tiver acesso durante a execução do objeto do contrato;

b) a obrigação do contratado de adotar as medidas de segurança adequadas no âmbito das suas atividades para manter o sigilo dos documentos e informações aos quais tiver acesso;

c) a identificação, para fins de concessão de credencial de segurança, das pessoas que, em nome do contratado, terão acesso a informações e documentos sigilosos.

Seção III

Da desclassificação e reavaliação de informação sigilosa

Art. 19. A classificação das informações será reavaliada, no prazo de 30 (trinta) dias, pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, para desclassificação ou redução do prazo de sigilo.

Parágrafo único. Os pedidos de acesso a informações serão processados pela Ouvidoria-Geral – OVG, unidade deste Tribunal responsável pelo Serviço de Informações ao Cidadão – SIC, por meio de canais eletrônicos e presenciais, definidos em norma própria.

Art. 20. Na hipótese de indeferimento do pedido de desclassificação de informação sigilosa, caberá recurso à autoridade máxima do TJDFT, no prazo de 10 (dez) dias, contado da ciência da negativa.

§ 1º Na hipótese do caput deste artigo, a autoridade mencionada poderá:

I – desclassificar a informação ou reduzir o prazo de sigilo, caso em que dará ciência à autoridade classificadora e encaminhará a decisão à Ouvidoria-Geral para comunicação ao recorrente; ou

II – manifestar-se pelo desprovimento do recurso, com despacho motivado, hipótese em que o recorrente será informado pela Ouvidoria-Geral da possibilidade de recorrer, no prazo de 10 (dez) dias, contado da ciência da negativa, ao CNJ.

§ 2º Nas hipóteses em que a autoridade classificadora for o Presidente do Tribunal, o recurso de que trata o caput deste artigo será encaminhado pela Ouvidoria-Geral diretamente ao Plenário.

Art. 21. A decisão da desclassificação, reclassificação ou redução do prazo de sigilo de informações classificadas deverá constar das capas dos processos administrativos, se houver, e de campo apropriado no TCI.

Art. 22. O pedido de desclassificação ou de reavaliação da classificação poderá ser apresentado ao Tribunal, independentemente de existir prévio pedido de acesso à informação.

CAPÍTULO IV

DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Art. 23. As informações pessoais relativas à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem detidas pelo TJDFT:

I – são de acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que se referirem, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção; e

II – poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referem ou do seu representante legal.

Parágrafo único. Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou ausente, os direitos de que trata este artigo assistem ao cônjuge ou companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto no parágrafo único do art. 20 da Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002, e na Lei 9.278, de 10 de maio de 1996.

Art. 24. O tratamento das informações pessoais deve ser realizado de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

Art. 25. O consentimento referido no art. 23, inciso II, desta Portaria não será exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário:

I – à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, vedada a identificação da pessoa a que a informação se referir;

II – ao cumprimento de decisão judicial;

III – à defesa de direitos humanos;

IV – à proteção do interesse público geral preponderante.

Art. 26. A restrição de acesso a informações pessoais não poderá ser invocada:

I – com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades, conduzido por órgão competente, em que o titular das informações for parte ou interessado; ou

II – quando as informações pessoais não classificadas estiverem contidas em conjuntos de documentos necessários à recuperação de fatos históricos de maior relevância.

Art. 27. O Presidente do Tribunal poderá, de ofício ou mediante provocação, reconhecer a incidência da hipótese do inciso II do art. 26, de forma fundamentada, sobre documentos que tenha produzido ou acumulado e que estejam sob a guarda do Tribunal.

§ 1º A decisão de reconhecimento será precedida de publicação de extrato da informação, com descrição resumida do assunto, origem e período do conjunto de documentos a serem considerados de acesso irrestrito, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias.

§ 2º Após a decisão de reconhecimento de que trata o § 1º deste artigo, os documentos serão considerados de acesso irrestrito ao público.

Art. 28. O pedido de acesso a informações pessoais estará condicionado à comprovação da identidade do requerente.

Art. 29. O acesso à informação pessoal por terceiros, após autorização do Presidente do Tribunal, será condicionado à assinatura de um termo de responsabilidade, e o pedido deverá ainda estar acompanhado de:

I – comprovação do consentimento expresso de que trata o art. 23, inciso II, desta Portaria, por meio de procuração;

II – comprovação das hipóteses previstas no art. 25 desta Portaria;

III – demonstração do interesse pela recuperação de fatos históricos de maior relevância, observados os procedimentos previstos no art. 27 desta Portaria;

IV – demonstração da necessidade de acesso à informação requerida para a defesa dos direitos humanos ou para a proteção do interesse público e geral preponderante.

§ 1º A utilização de informação pessoal por terceiros vincula-se à finalidade e à destinação que fundamentaram a autorização do acesso, vedada sua utilização de maneira diversa.

§ 2º Aquele que obtiver acesso às informações pessoais de terceiros será responsabilizado por seu uso indevido, na forma da lei.

Art. 30. Aplica-se, no que couber, a Lei 9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à informação de pessoa, física ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de órgãos ou entidades governamentais ou de caráter público.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 31. A Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante – TT-AD será apresentada pela Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio ou Administrativa – CPAD-AM no prazo de 180 dias.

Art. 32. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador MARIO MACHADO
Presidente

Desembargador HUMBERTO ADJUTO ULHÔA
Primeiro Vice-Presidente

Desembargador JOSÉ JACINTO COSTA CARVALHO
Segundo Vice-Presidente

Desembargador JOSÉ CRUZ MACEDO
Corregedor

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 06/09/2016, EDIÇÃO N. 168, FLS. 11/104. DATA DE PUBLICAÇÃO: 08/09/2016

 

ANEXO - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
(Alterado pela Portaria SEG 1 de 28/11/2017)


ANEXO - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS