Portaria Conjunta 92 de 11/10/2016

Dispõe sobre o Processo Administrativo Eletrônico – PA-e e sobre o procedimento administrativo eletrônico no âmbito do TJDFT gerenciados pelo Sistema de Procedimentos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 92 DE 11 DE  OUTUBRO DE 2016

 

Dispõe sobre o Processo Administrativo Eletrônico – PA-e e sobre o procedimento administrativo eletrônico no âmbito do TJDFT gerenciados pelo Sistema de Procedimentos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB.

 

O PRESIDENTE, O PRIMEIRO VICE-PRESIDENTE E O SEGUNDO VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais, em virtude do disposto no art. 37 da Constituição da República, na Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, na Lei 9.784 de 29 de janeiro de 1999, na Lei 11.419 de 19 de dezembro de 2006, na Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011, bem como do disposto nos Processos Administrativos 12.588/1999, 11.905/2000, 13.376/2010 e de acordo como o Projeto  de Desenvolvimento de Sistema para Controle e Acompanhamento de Processos Administrativos – PROPAD, PA-e 629/2015,

RESOLVEM:

Art. 1º Atualizar a regulamentação do Processo Administrativo Eletrônico – PA-e e do procedimento administrativo eletrônico no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – TJDFT gerenciados pelo Sistema de Procedimentos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB.

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I – SIPADWEB: Sistema de Procedimentos e Documentos Administrativos Web, utilizado para produzir documentos eletrônicos, gerenciar sua tramitação, registrar seu recebimento, permitir seu acesso e destiná-los ao arquivamento ou à eliminação;

II – SIPAD: Sistema de Procedimentos e Documentos Administrativos, utilizado para realizar o controle dos documentos e dos processos administrativos em suporte papel, cujas funcionalidades estão evoluindo para o SIPADWEB;

III – documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;

IV – assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de forma inequívoca, com o mesmo valor legal de sua assinatura manual;

V – certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura eletrônica;

VI – formulário eletrônico – FE: formulário desenhado, gerenciado e completamente processado em ambiente eletrônico, cujas informações podem ser recuperadas para a alimentação de subsistemas ou de controles estatísticos e dar origem a processo administrativo eletrônico – PA-e ou a procedimento administrativo eletrônico;

VII – processo administrativo eletrônico – PA-e: conjunto de documentos vinculados e procedimentos documentados eletronicamente, organicamente acumulados no curso de uma ação administrativa sempre que, para a prática de um determinado ato administrativo, haja necessidade de se colher informações ou pareceres, juntar atestados, certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam para a tomada de decisões, bem como proceder a análises, consultas, relatórios, pagamentos e aquisições;

VIII – procedimento administrativo eletrônico: conjunto de documentos vinculados e procedimentos documentados eletronicamente, organicamente acumulados no curso de uma ação administrativa que não constitua PA-e e que tramite exclusivamente a partir de um formulário eletrônico – FE;

IX – autos eletrônicos: conjunto de peças documentais eletrônicas e de procedimentos documentados.

X – documento vinculado: peça documental eletrônica juntada aos autos do PA-e ou do procedimento administrativo eletrônico, mediante assinatura eletrônica do autor;

XI – procedimento documentado: registro da descrição da tarefa realizada, correspondente ao andamento do PA-e ou do procedimento administrativo eletrônico.

XII – fluxo de trabalho controlado: repasse de documentos, informações ou tarefas de uma unidade organizacional para outra, no SIPADWEB, de forma programada de acordo com regras estabelecidas;

XIII – fluxo de trabalho livre: repasse de documentos, informações ou tarefas de uma unidade organizacional para outra no SIPADWEB, realizada de acordo com a escolha do usuário;

XIV – responsabilidade por agir: dever atribuído ao usuário ou à unidade organizacional competentes para realizar determinada atividade no fluxo de trabalho respectivo;

XV – captura: incorporação de documento ao SIPADWEB por meio de sua digitalização, registro e classificação, para incluí-lo no fluxo de trabalho respectivo;

XVI – parametrização: registro dos dados e atributos levantados juntos às unidades organizacionais envolvidas com a migração de processos de trabalho nos respectivos campos estruturados de configuração do SIPADWEB;

XVII – Caixa de Pendências: domínio do SIPADWEB reservado ao tratamento das informações institucionais pela unidade organizacional ou por usuário que detenha a responsabilidade por agir em determinado fluxo documental ou processo de trabalho;

XVIII – Área de Certificação: domínio do SIPADWEB reservado ao registro da certificação digital pelos gestores da unidade organizacional ou por usuários autorizados por meio de delegação efetuada no próprio Sistema;

XIX – Espaço Individual: domínio do SIPADWEB designado a cada usuário autorizado para a realização de tarefas;

XX – Espaço do Grupo: domínio do SIPADWEB designado a cada unidade organizacional do TJDFT para a realização de tarefas;

XXI – Espaço Geral: domínio de consulta do SIPADWEB no qual o documento não pode ser mais alterado e onde ocorre a publicidade dos documentos;

XXII – informação ostensiva: aquela que não possua restrição de acesso público;

XXIII – informação sigilosa: aquela temporariamente submetida à restrição de acesso público em razão de imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

XXIV – informação pessoal: aquela relacionada à vida privada, à honra e à imagem de pessoa natural identificada ou identificável;

XXV – documentos institucionais: documentos produzidos e recebidos pelo TJDFT no decorrer de suas atividades relacionadas a função de Área-Meio ou Administrativa, em qualquer suporte, nos quais se registram suas políticas, procedimentos e decisões, e que mantidos como prova da realização de suas competências, funções e atividades;

XXVI – Plano de Classificação de Documentos da Área-Meio ou Administrativa do TJDFT – PC-AD: enunciação lógica e hierárquica do conjunto de documentos produzidos na realização das tarefas administrativas do TJDFT, com a finalidade de refletir a totalidade da sua produção documental, bem como de representar a relação dos documentos institucionais com os processos de trabalho nos quais são gerados e vinculados;

XXVII – sistema de gestão de documentos de arquivos: conjunto de componentes que interagem sistemicamente para manter a clareza, a força e a resistência dos laços entre as informações e os processos de trabalho institucionais que as geraram;

XXVIII – gestão arquivística de documentos: conjunto de estratégias e procedimentos definidos para a criação, a transmissão e a preservação de documentos, com o objetivo de garantir a produção e a manutenção de documentos orgânicos, fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da forma ou do suporte em que se registre a informação institucional;

XXIX – organicidade: característica do documento produzido e acumulado em função dos seus objetivos práticos, de forma contínua e progressiva, a partir da realização das competências, funções, atividades e tarefas da instituição;

XXX – fidedignidade: característica do documento institucional capaz de sustentar os fatos que atesta e de servir de registro digno de crédito da realização das competências, funções, atividades e tarefas institucionais;

XXXI – autenticidade: característica do documento institucional que é o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção;

XXXII – integridade: característica do documento institucional que se apresenta completo e não sofreu nenhuma corrupção ou alteração que não tenha sido autorizada e documentada;        

XXXIII – acessibilidade: característica do documento institucional que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado;

XXXIV – unidade gestora: unidade organizacional responsável pela definição de processos de trabalho, requisitos, regras de negócio e níveis de serviço aplicáveis a determinada solução de Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC em uso no TJDFT;

XXXV – custodiante: pessoa ou unidade organizacional do TJDFT que detenha a posse, mesmo que transitória, de informação produzida ou recebida pelo Tribunal;

XXXVI – usuários: pessoas que utilizem os recursos de TIC do TJDFT e que se classificam em:

a) usuários internos: os que possuam vínculo funcional com o TJDFT;

b) usuários externos: os que não possuam vínculo funcional com o TJDFT e que, pela natureza de suas atividades, necessitem de cadastro prévio para uso dos recursos tecnológicos do Tribunal;

c) usuários visitantes: os que não se enquadrem na classificação prevista nas alíneas anteriores e que necessitem de acesso eventual aos recursos tecnológicos do TJDFT.

XXXVII – MoReq-Jus: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro, instituído pela Resolução 91 de 29 de setembro de 2009 do Conselho Nacional de Justiça – CNJ;

XXXVIII – IPAe: Índice de Procedimentos Administrativos Eletrônicos, indicador de desempenho estratégico institucional, vinculado ao PROPAD, que mede a proporção dos procedimentos administrativos abarcados pelo Plano de Classificação de Documentos da Área-Meio ou Administrativa do TJDFT – PC-AD migrados para o suporte digital em relação ao total dos procedimentos administrativos constantes no PC-AD;

XXXIX – teletrabalho ou homework: modalidade de labor realizado em local distinto da instituição ou em local diverso daquele no qual os resultados são esperados, por meio de ferramentas tecnológicas de informação e comunicação;

XXXX – accountability: obrigação daquelas pessoas ou entidades às quais se tenham confiado recursos, incluídos os órgãos e as entidades públicas, de assumir as responsabilidades de ordem fiscal, gerencial e programática que lhes foram conferidas e de prestar contas a quem lhes delegou essas responsabilidades;

XXXXI – workflow: automação de processos de negócio, no todo ou em parte, em que documentos, informações ou tarefas são passados de um participante a outro para ação, de acordo com regras estabelecidas;

XXXXII – vinculação: relação efetuada entre autos eletrônicos, similar à apensação em processos e procedimentos no suporte papel, a qual permite visualizar, em uma mesma interface, os PA-es ou os procedimentos administrativos eletrônicos relacionados, mantendo a independência na realização das tarefas específicas dos respectivos fluxos de trabalho;

XXXXIII – fluxo de assinatura: sequência de registros de certificação digital atribuída mediante prévia definição no SIPADWEB a documentos institucionais específicos, os quais são apresentados diretamente na Área de Certificação das unidades dos signatários.

 

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DO SIPADWEB E DO SIPAD

 

Art. 3º O SIPADWEB e o SIPAD são as ferramentas tecnológicas de cunho institucional desenvolvidas para apoiar o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da Área-Meio ou Administrativa do TJDFT e que servem à produção, ao controle e à destinação dos documentos administrativos em todas as unidades organizacionais do Tribunal.

Art. 4º A Secretaria de Gestão Documental – SEGD é a unidade gestora do SIPADWEB e do SIPAD.

Art. 5º As demandas corretivas referentes ao SIPADWEB e ao SIPAD devem ser solicitadas pelo usuário por meio de Ordem de Serviço – OS de Tecnologia, sisponível na intranet do TJDFT.

§ 1º O primeiro nível de atendimento será realizado pelo Serviço de Atendimento aos Usuários de Informática – SERAUI.

§ 2º Caso o SERAUI não resolva a demanda, o chamado será enviado à SEGD, unidade responsável pelo segundo nível de atendimento.

§ 3º Havendo necessidade de desenvolvimento de alguma funcionalidade no sistema, a demanda será direcionada ao Serviço de Sistemas Administrativos – SERSIA e, em caso de indisponibilidade de sistemas, ao Serviço de Monitoramento e Administração de Datacenters – SERMAD, que cuidam do terceiro nível de atendimento.

§ 4º Não serão atendidas demandas iniciadas de outra forma.

Art. 6º As demandas evolutivas referentes ao SIPADWEB e ao SIPAD devem ser registradas pela SEGD no Redmine de Projetos de Tecnologia da Informação do TJDFT, ou em outra aplicação que lhe suceder, para processamento pelas unidades organizacionais competentes das áreas de tecnologia do Tribunal.

 

CAPÍTULO III

DA METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DO SIPADWEB

 

Art. 7º São princípios metodológicos de desenvolvimento do SIPADWEB:

I – classificação documental a partir da análise de competências, funções, atividades e tarefas administrativas;

II – adequação dos processos de trabalho às séries documentais estabelecidas no plano de classificação por meio do detalhamento dos fluxos informacionais até o nível das tarefas administrativas;

III – levantamento dos passos, tarefas, documentos vinculados e procedimentos documentados dos fluxos informacionais dos processos de trabalho a serem migrados para o Sistema;

IV – conhecimento dos atributos de documentos vinculados e de procedimentos documentados provenientes da realização das tarefas que compõem cada processo de trabalho;

V – utilização de componentes tecnológicos disponíveis, limitando a demanda por novos componentes apenas quando imprescindíveis à instituição de novos processos no Sistema;

VI – demanda de novos componentes tecnológicos orientada pelas necessidades apontadas a partir da análise dos fluxos informacionais;

VII – priorização de demandas evolutivas do Sistema pela sua unidade gestora;

VIII – participação da unidade gestora do Sistema nos grupos de trabalho que discutam aspectos de gestão documental e de segurança da informação.

Art. 8º A par das iniciativas estratégicas formuladas pelo TJDFT, são diretrizes que regem o SIPADWEB:

I – aderência das funcionalidades do Sistema às especificações funcionais, não-funcionais e de metadados estabelecidas pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário - MoReq-Jus;

II – escolha dos processos de trabalho que serão migrados para o Sistema com base na análise ponderada dos componentes tecnológicos disponíveis e daqueles necessários à sua instituição, observado o princípio da desoneração da mão-de-obra de desenvolvimento evolutivo;

III – instituição gradual de PA-es e de procedimentos administrativos eletrônicos no SIPADWEB em conformidade com as metas estabelecidas no Índice de Procedimentos Administrativos Eletrônicos – IPAe, apresentadas no Plano Estratégico – PE do TJDFT para o período de 2015 a 2020,  aprovado pela Resolução 3 de 23 de abril de 2015;

IV – compartilhamento do conhecimento em projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC entre as unidades que atuam no desenvolvimento do Sistema, nas áreas de gestão documental, gestão de processos e TIC;

V – alinhamento entre as terminologias da gestão de processos e da gestão documental;

VI – transferência do conhecimento sobre a manutenção dos fluxos e das características dos documentos que compõem os processos de trabalho às unidades que atuam como guardiãs do fluxo informacional;

VII – conscientização dos integrantes das unidades organizacionais quanto aos benefícios da formalização de suas rotinas e tarefas mediante instituição, no Sistema, dos procedimentos afetos ao cumprimento de suas atribuições;

VIII – explicitação do conhecimento, anteriormente detido pelos atores dos processos de trabalho de forma tácita, por meio da apresentação de suas tarefas na interface do Sistema;

IX – conhecimento dos atributos dos documentos a partir da correlação com as tarefas a que se vinculam de forma a permitir a correta classificação de restrição de acesso;

X – impulsão da cultura de acesso, apregoada pela Lei 12.527/2011, e de accountability, por meio da acessibilidade, no Sistema, às peças documentais e aos procedimentos documentados, cujo grau de permissão de acesso seja ostensivo;

XI – estabelecimento de parâmetros objetivos que permitam mensurar o desempenho dos atores na realização de suas tarefas, de forma a proporcionar o monitoramento, a avaliação e o replanejamento dos processos de trabalho e possibilitar a promoção fundamentada dos conceitos de teletrabalho ou homework no TJDFT;

XII – intercâmbio eletrônico de informações com outros órgãos e entidades, mediante a busca contínua da aderência do Sistema às especificações técnicas e funcionais estabelecidas pelo Modelo Nacional de Interoperabilidade – MNI, aprovado pela Resolução Conjunta 3 de 16 de abril de 2013, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ e do Conselho Nacional do Ministério Público – CNMP.

Art. 9º São objetivos do SIPADWEB:

I – manter a organicidade das informações institucionais ao conservar as relações contextuais dos documentos por meio de procedimentos que registram essas relações e a sequência das atividades realizadas;

II – manter a fidedignidade das informações institucionais ao assegurar que os documentos vinculados e os procedimentos documentados sejam criados de forma controlada e no grau de completeza requerido, no momento em que o ator, devidamente autorizado, realiza a atividade geradora dos registros;

III – garantir a autenticidade das informações institucionais ao implementar e registrar rotinas de controle de transmissão, manutenção e destinação dos documentos vinculados e dos procedimentos documentados, de forma a garantir que os autos eletrônicos estejam protegidos contra acréscimos, supressões, alterações, uso e ocultamento indevidos;

IV – manter a integridade das informações institucionais ao estabelecer as hipóteses que autorizem a realização de anotações e aditamentos em documentos vinculados, pelo ator definido como competente;

V – garantir a acessibilidade das informações institucionais ao possibilitar a recuperação, a qualquer tempo, de documento vinculado a qualquer atividade, apresentando-o da mesma forma em que foi produzido ou capturado no Sistema.

Art. 10. A par dos resultados estratégicos formulados pelo TJDFT, constituem benefícios esperados do SIPADWEB:

I – atualização contínua do plano de classificação a partir dos resultados obtidos com o progressivo levantamento dos processos de trabalho;

II – facilidade na elaboração de relatórios customizados a partir dos registros documentais estruturados em campos específicos de formulários eletrônicos relacionados às respectivas tarefas;

III – possibilidade de reutilização, inclusive em outros sistemas informatizados, durante o processamento do fluxo informacional, dos registros documentais estruturados em campos específicos de formulários eletrônicos;

IV – possibilidade de integração de dados com outros sistemas informatizados e bancos de dados, inclusive externos, por meio do relacionamento entre os seus campos respectivos, os quais são definidos no SIPADWEB mediante a estruturação dos documentos vinculados e dos procedimentos documentados, observados os seus fluxos e tarefas específicos;

V – facilitação do conhecimento por novos atores acerca dos processos de trabalho, por meio da apresentação, na interface do SIPADWEB, de tarefas, de procedimentos documentados no histórico de andamentos e de eventuais documentos vinculados;

VI – possibilidade de atuação simultânea pelas diversas unidades envolvidas em um mesmo PA-e ou procedimento administrativo eletrônico, observadas as necessidades identificadas no levantamento dos processos de trabalho migrados para o SIPADWEB.

 

CAPÍTULO IV

DO FUNCIONAMENTO DO SIPADWEB

 

Seção I

Do acesso ao SIPADWEB

 

Art. 11. O acesso ao SIPADWEB é oferecido por meio da Intranet e da Internet do TJDFT, disponível para usuários internos, externos e visitantes.

Parágrafo único. O acesso e a utilização do SIPADWEB devem observar a Política Corporativa de Segurança da Informação do TJDFT.

Art. 12.  Os usuários terão acesso às funcionalidades do SIPADWEB de acordo com o perfil que lhes for atribuído no sistema em razão da natureza de sua relação administrativa com o TJDFT.

Parágrafo único. Em razão da natureza das atividades do TJDFT, há funcionalidades do SIPADWEB cujo acesso é exclusivo para usuários internos.

Art. 13. Para utilização do SIPADWEB, é necessário:

I – para os usuários internos: login e senha de acesso à rede do TJDFT para realização de tarefas no Sistema;

II – para usuários externos: prévio cadastramento de conta de identificação única, com o registro de senha e a concessão de perfis de acesso, para a realização de tarefas no Sistema;

III – para usuários visitantes: prévio credenciamento, para a realização de certificação digital de documentos específicos no Sistema.

Parágrafo único. O credenciamento de que trata este artigo é ato pessoal e deve observar os termos da Portaria Conjunta 3 de 17 de janeiro de 2013, que regulamenta a utilização dos recursos de TIC no TJDFT, ou de ato normativo que venha a lhe suceder.

Art. 14.  A consulta aos processos administrativos eletrônicos – PA-es e aos procedimentos administrativos eletrônicos classificados como informação ostensiva pelo TJDFT, disponível no Espaço Geral do SIPADWEB, prescinde de autorização ou de credenciamento prévio em conformidade com o ato normativo que regulamenta, no Tribunal, a Resolução CNJ 215 de 16 de dezembro de 2015, a qual dispõe sobre o acesso à informação e a aplicação da Lei 12.527/2011 no âmbito do Poder Judiciário.

 

Seção II

Da assinatura eletrônica no SIPADWEB

 

Art. 15. Os documentos vinculados do SIPADWEB são autenticados mediante a utilização das seguintes espécies de assinatura eletrônica:

I – assinatura, composta de login e senha utilizados para acessar a rede do TJDFT;

II – assinatura digital pública, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, em conformidade com a Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001.

Parágrafo único. A utilização de login e senha apenas é admitida para documentos vinculados específicos, cujos atributos, descritos pelas unidades envolvidas na realização das respectivas tarefas, apontem para a utilização dessa espécie de assinatura eletrônica.

Art. 16.  O nome do usuário, a data e a hora de acesso, o tipo de documento certificado, bem como outras informações de uso do SIPADWEB são registrados no banco de dados corporativo do TJDFT, com a possibilidade de que sejam consultados e auditados a qualquer momento, respeitados os prazos previstos na Tabela de Temporalidade.

Art. 17. O sigilo e a utilização da respectiva assinatura eletrônica são de exclusiva responsabilidade do usuário.

Art. 18. A assinatura eletrônica de documentos vinculados importa a aceitação das normas desta Portaria, estabelecida a responsabilidade do credenciado pelo seu uso indevido.

 

Seção III

Das regras gerais de uso

 

Art. 19. Os documentos vinculados a processos administrativos eletrônicos – PA-es e a procedimentos administrativos eletrônicos do SIPADWEB, inclusive os resultantes de digitalização, são produzidos, assinados e armazenados em meio eletrônico, em ambiente seguro e por meio de tecnologia que garanta a organicidade, fidedignidade, autenticidade, integridade e acessibilidade das informações institucionais.

Art. 20. Os documentos institucionais produzidos no SIPADWEB, com garantia da origem e do signatário, na forma estabelecida nesta Portaria, são considerados originais para todos os efeitos, nos termos da Lei 11.419/2006.

Art. 21. Os documentos institucionais digitalizados e capturados no SIPADWEB pelas unidades competentes têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação de adulteração, que deverá ser motivada, fundamentada e juntada ao PA-e ou ao procedimento administrativo eletrônico respectivos.

Art. 22. Os documentos institucionais são juntados aos autos eletrônicos do PA-e e do procedimento administrativo eletrônico apenas no formato PDF – Portable Document Format.

Parágrafo único. A Primeira Vice-Presidência pode editar ato normativo específico para permitir a recepção de outros formatos de arquivos no SIPADWEB, após consulta à Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área-Meio ou Administrativa, CPAD-AM.

Art. 23. Os documentos originais cuja digitalização seja tecnicamente inviável, devem ser identificados no suporte original, referenciados em documento vinculado ao PA-e ou ao procedimento administrativo eletrônico e encaminhados para a unidade organizacional competente, segundo o fluxo informacional estabelecido, até o seu arquivamento.

Art. 24. Quando, por motivos técnicos, não for possível a utilização do SIPADWEB para o trâmite dos documentos institucionais, as tarefas relacionadas a PA-es e a procedimentos administrativos eletrônicos podem ser realizados segundo as regras da produção documental em suporte papel, certificando-se nos autos eletrônicos posteriormente.

Art. 25. Compete à unidade de protocolo administrativo - SEPRAD, vinculada à SEGD, a recepção e a captura dos documentos que dão origem a processo administrativo eletrônico - PA-e, observados o Plano de Classificação de Documentos da Área-Meio ou Administrativa do TJDFT - PC-AD.

Art. 26. Para a identificação dos autos eletrônicos no SIPADWEB é atribuída numeração sequencial e anual, antecedida da expressão “Processo Administrativo Eletrônico” ou “Formulário Eletrônico”, conforme o caso.

Parágrafo único. A Primeira Vice-Presidência, após consulta à Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área-Meio ou Administrativa, CPAD-AM, pode editar ato normativo específico para adequar a numeração dos autos eletrônicos a modelo nacional que venha a ser adotada pelo Conselho Nacional de Justiça – CNJ.

Art. 27. Os documentos em suporte papel necessários à complementação ou à instrução da inicial do PA-e ou do procedimento administrativo eletrônico devem ser apresentados em original, cópia autenticada por cartório ou cópia autenticada administrativamente, diretamente às unidades organizacionais que detenham a responsabilidade por agir nos autos.

§ 1º Os documentos mencionados no caput serão digitalizados, juntados aos autos e devolvidos imediatamente ao interessado para guarda e conservação até que decaia o direito da Administração de rever o ato administrativo terminativo, eventualmente produzido no processo.

§ 2º A parte interessada receberá o documento apresentado carimbado ou etiquetado com a identificação do PA-e ou do procedimento administrativo eletrônico a que se relaciona, para fins de comprovação.

Art. 28. Os extratos digitais de bancos de dados e os documentos digitalizados juntados aos autos eletrônicos por unidades organizacionais do TJDFT, por repartições públicas e por advogados têm a mesma força probatória dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração ocorrida antes ou no decorrer do processo de digitalização.

Art. 29. Os originais em suporte papel de documentos institucionais capturados e juntados aos autos eletrônicos, após cumprida a finalidade do PA-e ou do procedimento administrativo eletrônico, devem ser remetidos à SEGD para observação do prazo de guarda e da destinação previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos da Área-Meio ou Administrativa aprovada pela Portaria GPR 114 de 18 de março de 2002 e a Portaria Conjunta 72 de 02 de setembro de 2016, ou por outra que lhes sucederem.

Art. 30. A preparação e captura de documentos e de eventuais anexos no SIPADWEB é de exclusiva responsabilidade do usuário e deve ser realizada em conformidade com a formatação e as características técnicas definidas para o SIPADWEB.

Art. 31. Os processos administrativos – PA’s relacionados às séries documentais migradas para o SIPADWEB, sob a forma de PA-e ou de procedimento administrativo eletrônico, e que necessitem ser digitalizados para captura no SIPADWEB deverão ser encaminhados para o SEPRAD mediante despacho fundamentado da unidade interessada.

Art. 32. Considera-se juntado o documento institucional ao PA-e ou ao procedimento administrativo eletrônico no dia e na hora da conclusão da sua assinatura eletrônica no SIPADWEB.

Art. 33. Quando se encontrar em fluxo de assinatura, considera-se juntado o documento institucional ao PA-e ou ao procedimento administrativo eletrônico no momento da realização da última certificação digital prevista na sequência de registros.

Art. 34. Considera-se realizado o procedimento documentado no dia e na hora da conclusão da respectiva tarefa no SIPADWEB.

Art. 35. A tarefa realizada é considerada tempestiva quando concluída até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia do prazo determinado.

Art. 36. Incumbe às unidades organizacionais a verificação de suas Caixas de Pendências no SIPADWEB a fim de realizar as devidas tarefas em processos administrativos eletrônicos – PA-es e procedimentos administrativos eletrônicos.

Parágrafo único. As caixas de pendência de formulários eletrônicos do SIPAD devem ser verificadas pelas unidades organizacionais responsáveis até que o gerenciamento das tarefas relacionadas a esses formulários sejam recepcionadas pelo SIPADWEB.

Art. 37. A anexação ou a vinculação de PA-e ou de procedimento administrativo eletrônico serão efetuadas pela unidade de protocolo administrativo integrante da estrutura da SEGD, com registro nos autos.

Art. 38. O desentranhamento de peça assinada dos autos eletrônicos que já se encontre sob a responsabilidade por agir de outra unidade organizacional deve ser solicitado à unidade gestora do SIPADWEB no próprio PA-e ou procedimento administrativo eletrônico.

Parágrafo único. A operação prevista no caput será efetuada pelas unidades competentes das áreas de tecnologia do TJDFT apenas de maneira lógica, permanecendo os registros da operação em banco de dados do Tribunal.

Art. 39. O arquivamento de PA-e e de procedimento administrativo eletrônico ocorre nas seguintes hipóteses, mediante a realização de tarefa específica:

I - indeferimento da solicitação;

II - atendimento da solicitação e cumprimento das obrigações dela decorrentes;

III - perda do objeto;

IV - desistência ou renúncia mediante registro da manifestação do interessado.

Parágrafo único. O arquivamento é determinado pela unidade que detenha a competência para deliberar sobre o objeto do PA-e ou do procedimento administrativo eletrônico.

Art. 40. O desarquivamento de PA-e ou de procedimento administrativo eletrônico somente pode ser solicitado pelas unidades envolvidas no respectivo fluxo informacional, quando necessário o seu retorno à tramitação para realização de tarefas.

Art. 41. O prazo de guarda dos PA-es e dos procedimentos administrativos eletrônicos, previsto no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Área-Meio ou Administrativa– PCTT-AD do TJDFT, será contado a partir da data do arquivamento.

 

CAPÍTULO V

DA INSTITUIÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ELETRÔNICOS – PA-es E DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ELETRÔNICOS NO SIPADWEB

 

Art. 42. Qualquer unidade organizacional do Tribunal pode propor a migração de processos de trabalho em que atue para o SIPADWEB, sob a forma de PA-e ou de procedimento administrativo eletrônico, mediante o preenchimento de formulário eletrônico próprio, disponível na área de elaboração do Sistema, com as seguintes informações:

I – denominação do processo de trabalho com a indicação do respectivo produto;

II – identificação de cada passo do processo de trabalho, na sequência de sua realização;

III – identificação da sequência de tarefas realizadas em cada passo do processo de trabalho;

IV – identificação dos documentos vinculados que são acumulados na realização das tarefas;

V – identificação dos signatários dos documentos vinculados acumulados na realização das tarefas;

VI – identificação do meio de comunicação utilizado, à época da proposta de migração, para tramitar os documentos vinculados acumulados na realização das tarefas.

Art. 43. Na escolha e na priorização dos processos e procedimentos para instituição no SIPADWEB, a SEGD observará os seguintes critérios:

I – clareza demonstrada pelas unidades organizacionais acerca de seus processos de trabalho no preenchimento dos campos do formulário de solicitação;

II – facilidade tecnológica para a instituição, em razão da disponibilidade dos componentes tecnológicos necessários e do custo de seu desenvolvimento para as áreas de tecnologia do TJDFT;

III – quantidade de documentos produzidos, à época da proposta de migração, na série documental relacionada ao processo de trabalho.

Art. 44. Os processos e os procedimentos administrativos escolhidos pela SEGD para instituição no SIPADWEB devem ser informados, por meio do procedimento administrativo eletrônico específico, à Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área-Meio ou Administrativa, CPAD-AM, para ratificação.

Art. 45. Os formulários eletrônicos e os fluxos informacionais dos processos de trabalho cuja proposta de migração for acolhida serão parametrizados pela SEGD e homologados pelas unidades proponentes, por meio de tarefas específicas do procedimento administrativo eletrônico próprio.

Art. 46. A SEGD deve editar portaria para instituir processos administrativos e procedimentos administrativos no SIPADWEB.

Parágrafo único. A minuta de portaria formulada pela SEGD deve ser submetida à apreciação da Primeira Vice-Presidência e da unidade organizacional proponente por meio de tarefas específicas do procedimento administrativo eletrônico próprio.

Art. 47. A SEGD, por meio de tarefa específica do procedimento administrativo eletrônico próprio, deve acionar a Assessoria de Comunicação Social – ACS para divulgação das notas preparadas por ocasião da publicação da portaria de instituição do PA-e ou do procedimento administrativo eletrônico.

Art. 48. Verificada a necessidade de se criar ou alterar série documental para possibilitar a instituição do PA-e ou do procedimento administrativo eletrônico propostos, a SEGD encaminhará, por meio do procedimento administrativo eletrônico próprio, a nova estrutura de classificação à CPAD-AM, para ratificação.

 

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 49. A Secretaria de Soluções de Tecnologia da Informação – SETIC e a Secretaria de Infraestrutura de Tecnologia da Informação – SETEC disponibilizarão os meios necessários para a efetivação do processamento e da manutenção dos PA-es e dos procedimentos administrativos eletrônicos.

Art. 50. Os atos praticados por meio eletrônico até 30/5/2011, em especial os realizados para instrução dos formulários eletrônicos de que tratam as normas abaixo discriminadas, são considerados perfeitos e acabados, ressalvadas as hipóteses de invalidação previstas em lei:

I - Portaria Conjunta 28 de 21 de outubro de 2003;

II - Portaria Conjunta 15 de 6 de junho de 2005;

III - Portaria Conjunta 24 de 7 de agosto de 2007;

IV - Portaria Conjunta 31 de 30 de agosto de 2007;

V - Portaria Conjunta 8 de 9 de março de 2010;

VI - Portaria GPR 261 de 26 de abril de 2007;

VII - Portaria GPR 656 de 30 de agosto de 2007.

Art. 51. Os casos não previstos nesta Portaria serão submetidos à apreciação e à deliberação da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área-Meio ou Administrativa, CPAD-AM.

Art. 52. Fica revogada a Portaria Conjunta 20 de 25 de maio de 2011.

Art. 53. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Desembargador MARIO MACHADO VIEIRA NETTO
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

 

Desembargador HUMBERTO ADJUTO ULHÔA
Primeiro Vice-Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

 

Desembargador JOSÉ JACINTO COSTA CARVALHO
Segundo Vice-Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

 

Desembargador JOSÉ CRUZ MACEDO
Corregedor da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 13/10/2016, EDIÇÃO N. 193, FLS. 9-19. DATA DE PUBLICAÇÃO: 14/10/2016