Portaria Conjunta 99 de 04/11/2016

Institui diretrizes para a digitalização dos processos físicos em acervo para o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, nas unidades jurisdicionais em que o Sistema tiver sido implantado.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 99 DE 4 DE NOVEMBRO DE 2016

Institui diretrizes para a digitalização dos processos físicos em acervo para o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, nas unidades jurisdicionais em que o Sistema tiver sido implantado.

Revogada pela Portaria Conjunta 24 de 20/02/2019

Alterada pela Portaria Conjunta 2 de 24/01/2018



O PRESIDENTE, O PRIMEIRO E SEGUNDO VICE-PRESIDENTES DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais e tendo em vista o disposto no art. 34 da Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, que instituiu o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, no âmbito do Poder Judiciário,

RESOLVEM:

Art. 1º Instituir as diretrizes para a digitalização dos processos físicos em tramitação que estejam cadastrados na base de dados utilizada pelo sistema SISTJGRÁFICO e o Sistema Judicial Único - SISTJWEB e para sua inserção no Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, nas unidades jurisdicionais em que o Sistema esteja implantado.

Art. 2º É facultado às unidades jurisdicionais realizar a digitalização dos processos físicos que se encontrem em tramitação, exceto os que estiverem conclusos para julgamento, observadas as disposições desta Portaria.

Parágrafo único. A digitalização dos processos físicos deve ser integral e de maneira sequencial, de todas as folhas dos autos, iniciando pelos processos que contêm apenas um volume, mantendo a ordem das folhas do processo físico.

Art. 3º A digitalização dos autos obedecerá às seguintes fases:

I - digitalização dos autos: serão digitalizados e validados todos os processos físicos, em PDF único, com certificação digital A3 ou equivalente, e gravação do arquivo em mídia digital, obedecendo à denominação, numeração do CNJ, constante na capa dos autos físicos;

II - indexação dos autos: consiste na fragmentação do arquivo PDF em vários arquivos, com a indexação do tipo de documento correspondente;

III - distribuição dos autos no PJe: nessa fase, os autos são distribuídos, sendo atribuídos a eles o novo número, que coincide com o número já atribuído pelo CNJ para os processos que tramitam no SISTJ;

IV - intimação das partes e advogados: juntada da decisão que determinou a digitalização nos autos físicos e eletrônicos, procedendo-se à intimação das partes e advogados, nos termos da lei.

Parágrafo único. Cumprido o disposto no caput , as partes poderão suscitar eventual desconformidade no prazo de 5 (cinco) dias úteis, hipótese em que os autos serão conclusos ao magistrado para decisão. (Alterado pela Portaria Conjunta nº 2, de 24 de Janeiro de 2018).

Parágrafo único. Cumprido o disposto no caput, as partes poderão suscitar eventual desconformidade no prazo de 15 (quinze) dias corridos, hipótese em que os autos serão conclusos ao magistrado para decisão.

Art. 4º Para fins de facilitação dos trabalhos determinados neste ato, os documentos digitalizados deverão ser agrupados em arquivos nos seguintes termos e conteúdo:

a) petição inicial e documentos;

b) despachos iniciais, mandados/cartas de citação e/ou intimação;

c) contestações e documentos;

d) réplica/impugnação e documentos;

e) reconvenção e suas respostas, além das intervenções de terceiros, quando processados nos próprios autos;

f) especificações de provas;

g) decisão de saneamento;

h) atos instrutórios (laudo pericial, audiências etc.);

i) sentença.

Art. 5º Concluída a digitalização dos autos, caberá à secretaria da unidade judiciária certificar o cumprimento integral deste ato normativo, em movimento próprio no Sistema PJe.

Art. 6º Todas as correspondências encaminhadas por meio eletrônico (sistema mensageiro, e-mail ou integração com os sistemas do Poder Executivo), quando não houver integração direta com o processo eletrônico, serão digitalizadas e anexadas ao processo a que se referem.

Art. 7º A unidade responsável pela digitalização do acervo de processos físicos será o Núcleo de Digitalização - NUDIG, unidade vinculada à Secretaria-Geral.

Art. 8º A unidade responsável pela indexação e distribuição dos processos físicos no PJe será a própria unidade jurisdicional.

Art. 9º A Secretaria Especial do Processo Judicial Eletrônico - SEPJE será responsável por manter os sistemas de indexação das peças processuais e da distribuição dos processos.

Art. 10. Os autos que tramitavam fisicamente deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença, preclusão da decisão final ou, quando admitida, o final do prazo para a propositura de ação rescisória, nos termos do art. 14 da Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ(Alterado pela Portaria Conjunta nº 2, de 24 de Janeiro de 2018).

 

Art. 10. Ultrapassado o prazo previsto no parágrafo único do art. 3º, as partes serão intimadas, nos termos da lei, para, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias corridos, retirarem as peças por elas juntadas no processo, conforme art. 15 da Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.


§ 1º Na hipótese de mudança física do Juízo detentor dos autos digitalizados, estes ficarão em local e sob a responsabilidade da unidade jurisdicional designada pela administração superior do Tribunal. (Alterado pela Portaria Conjunta nº 2, de 24 de Janeiro de 2018).

 

§ 1º As peças retiradas pelas partes deverão ser preservadas pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença, preclusão da decisão final ou, quando admitida, o final do prazo para a propositura de ação rescisória, nos termos do art. 14 da Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do CNJ.

§ 2º As partes serão intimadas nos termos da lei para, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, retirarem as peças por elas juntadas no processo, conforme art. 15 da Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, hipótese em que deverão mantê-las sob sua guarda pelo prazo definido no caput. (Alterado pela Portaria Conjunta nº 2, de 24 de Janeiro de 2018).

§ 2º Após o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias mencionado no caput, os autos físicos contendo as peças não retiradas pelas partes e as produzidas pelo Poder Judiciário serão encaminhados pelo Núcleo de Transferência de Custódia Arquivística - NUTARQ à cooperativa de reciclagem, mediante prévio agendamento da transferência pela unidade jurisdicional, para fragmentação mecânica, seguindo critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica.

§ 3º Após o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias mencionado no § 1º, as peças não retiradas pelas partes e as produzidas
pelo Poder Judiciário serão guardadas na unidade jurisdicional de origem até o trânsito em julgado da sentença ou preclusão da decisão final. (Alterado pela Portaria Conjunta nº 2, de 24 de Janeiro de 2018).

 

§ 3º Caberá à unidade jurisdicional providenciar o registro de andamento de eliminação de autos físicos no sistema informatizado.

§ 4º Nos casos de cabimento de ação rescisória, os autos físicos digitalizados serão encaminhados ao arquivo após o trânsito em julgado da sentença ou preclusão da decisão final, observados os requisitos do artigo 12 desta Portaria.

§ 5º Findo os prazos estabelecidos nos parágrafos anteriores, as partes e a unidade judiciária poderão inutilizar os documentos mantidos sob sua guarda em meio físico, nos termos do parágrafo único do artigo 15 da Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

Art. 11. Os autos físicos digitalizados enviados ao arquivo em desconformidade com o disposto no artigo 10 desta Portaria serão devolvidos à unidade jurisdicional de origem. (Alterado pela Portaria Conjunta nº 2, de 24 de Janeiro de 2018).

Art. 11. O procedimento disposto nesta Portaria aplica-se imediatamente aos processos atualmente arquivados em todas as Varas do Distrito Federal em decorrência da sua digitalização, inclusive aqueles em grau de recurso.

Art. 12. As unidades de arquivo de processos judiciais não receberão autos de processos nos seguintes casos:

I - sem sentença na fase cognitiva ou no processo de execução;

II - sem decisão que determine o arquivamento, nos casos de processos em fase de cumprimento de sentença, incidentes ou que não dependam de sentença;

III - sem certidão de baixa;

IV - sem destinação do depósito ou sem resolução dos atos de constrição efetivados nos autos;

V - com falha no preenchimento da Lista de Verificação para Arquivamento Definitivo de Autos.

Parágrafo único. Constatada a irregularidade, os autos serão devolvidos à unidade judicial, para saneamento, nos termos da Resolução n. 16 de vinte e cinco de agosto de 2016(Revogado pela Portaria Conjunta nº 2, de 24 de Janeiro de 2018).

Art. 13. Para fins de preservação do valor secundário, serão selecionados como amostra histórica 10 (dez) autos de processos judiciais físicos digitalizados pela vara de origem e que se encontram no arquivo, referentes ao mesmo assunto, por código de classificação.

Parágrafo único. Após a digitalização, os magistrados vinculados às respectivas unidades jurisdicionais responsáveis pela guarda dos autos poderão indicar processos para o recebimento do selo "Processo Histórico", nos termos da Resolução n. 16 de vinte e cinco de agosto de 2016(Revogado pela Portaria Conjunta nº 2, de 24 de Janeiro de 2018).

Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador MARIO MACHADO
Presidente

Desembargador HUMBERTO ADJUTO ULHÔA
Primeiro Vice-Presidente

Desembargador J. J. COSTA CARVALHO
Segundo Vice-Presidente

Desembargador CRUZ MACEDO
Corregedor

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 08/11/2016, EDIÇÃO N. 208, FLS. 06-08, DATA DE PUBLICAÇÃO: 09/11/2016