Portaria Conjunta 106 de 27/11/2017

Regulamenta a abertura, organização, tramitação e conclusão dos processos administrativos que envolvam contratações e pagamento de despesa no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 106 DE 27 DE NOVEMBRO DE 2017

Regulamenta a abertura, organização, tramitação e conclusão dos processos administrativos que envolvam contratações e pagamento de despesa no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

O PRESIDENTE, O PRIMEIRO VICE-PRESIDENTE E O SEGUNDO VICEPRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e considerando a implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, regulamentado pela Portaria Conjunta 73 de 2 de setembro de 2016,

RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer normas e diretrizes para a abertura, organização, tramitação e conclusão dos Processos Administrativos - PAs relativos a contratações e pagamentos de despesa, no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Os PAs destinados à contratação de obras, bens ou serviços serão iniciados com a solicitação de análise prévia da contratação, por meio do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, que será assinada por servidor no exercício de cargo de chefia de nível igual ou superior a subsecretário e submetida ao Comitê de Análise Prévia do TJDFT.

CAPÍTULO II

DOS TIPOS DE PROCESSOS

Art. 3º Os PAs de que trata esta Portaria serão das seguintes espécies:

I - processo principal, em que é efetivada a contratação;

II - processo acessório de pagamento da despesa;

III - processo acessório para liberação de recursos da conta vinculada, relativo a férias, 13º salário e multa do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS;

IV - processo acessório de aplicação de penalidades.

§ 1º As alterações contratuais que ocorrerem no decurso do contrato serão instruídas e formalizadas no processo principal, sendo vedada a abertura de novo processo ou a utilização dos processos acessórios para esse fim.

§ 2º Os processos de contratação por licitação terão acesso restrito até a publicação do edital do certame, quando o acesso será alterado para ostensivo.

§ 3º Os processos acessórios serão abertos pelo gestor do contrato, que deverá fazer a sua vinculação com o processo principal no SEI.

§ 4º O PA acessório de pagamento será aberto nas contratações de execução parcelada e nas originárias de Ata de Registro de Preços.

§ 5º Quando se tratar de contratação de pagamento único, não originária de registro de preços, o pagamento será realizado no próprio processo de origem da contratação.

§ 6º Os PAs acessórios tratados nesta Portaria serão abertos no SEI sempre com nível de acesso público, aplicável também aos documentos que venham a integrá-los.

Art. 4º No caso das despesas de pessoal e encargos sociais, será aberto um único PA para pagamento de cada folha normal ou suplementar.

§ 1º Os processos relativos às folhas de acertos e complementos deverão estar vinculados, no SEI, ao PA da respectiva folha normal.

§ 2º Salvo exceções autorizadas pelo ordenador de despesas, quaisquer pagamentos de valores devidos a magistrados e a servidores ativos e inativos, bem como a beneficiários de pensão civil, integrantes da folha de pagamento, deverão ser realizados por meio da própria folha.

§ 3º Demais despesas de pessoal, como as relativas a acertos financeiros de desligamento de servidor ou magistrado e ressarcimento de pessoal requisitado, serão realizadas nos processos correspondentes.

CAPÍTULO III

DA ORGANIZAÇÃO E TRAMITAÇÃO

Art. 5º No momento da abertura dos PAs acessórios para pagamento da despesa e para movimentação da conta vinculada, prevista na Resolução 169, de 10 de novembro de 2013, do CNJ, deverão ser apresentados os seguintes documentos:

I - para processo acessório de pagamento da despesa:

a) contrato, termos aditivos e apostilamentos;

b) nota de empenho;

c) despacho de designação do gestor do contrato;

d) documentos comprobatórios dos bens fornecidos ou serviços prestados, para o pagamento da despesa (nota fiscal, fatura, recibo);

e) relatório de atestação da despesa, preenchido e assinado pelo gestor do contrato e autoridades superiores no âmbito da unidade gestora da despesa, conforme modelo constante no Anexo I desta Portaria;

f) ordem de execução de serviço, quando for o caso;

g) outros documentos julgados indispensáveis à verificação da regularidade da execução da despesa;

II - para processo acessório para liberação de recursos da conta vinculada, relativo a férias, 13º salário e multa do FGTS:

a) planilha, conforme modelo constante no Anexo II desta Portaria;

b) aviso de férias;

c) recibo de férias;

d) folha de pagamento do 13º salário;

e) termo de rescisão homologado pelo sindicato correspondente;

f) comprovantes de pagamento do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, do FGTS e da multa rescisória;

g) comprovante de depósito na conta bancária do empregado, quando se tratar de ressarcimento de valores.

§ 1º Caso os documentos de que trata este artigo já constem em outro processo do SEI, poderá ser indicado apenas o link para o documento.

§ 2º Na inclusão de documento externo no PA, o título do arquivo deverá corresponder ao conteúdo do documento anexado, a fim de otimizar os procedimentos de análise pelas unidades competentes.

§ 3º Para cada contrato, será permitida a abertura de somente um processo acessório de pagamento e um de movimentação da conta vinculada.

§ 4º O processo acessório de aplicação de penalidades será aberto e instruído consoante disposições estabelecidas em portaria específica sobre penalidades.

Art. 6º O PA principal e os seus acessórios serão remetidos à unidade gestora responsável para a movimentação necessária, quando demandadas a instrução ou a prática de atos, segundo a finalidade estabelecida nesta Portaria.

Art. 7º Nos processos administrativos que envolvam contratações e pagamento de despesa, não poderão ser inseridos documentos fora da ordem lógica e cronológica, sob pena de encerramento do PA e instauração de processo administrativo disciplinar, ressalvados os casos devidamente justificados.

Parágrafo único. Quando o processo estiver aberto em várias unidades, havendo interdependência nos procedimentos, a prática dos atos ocorrerá de acordo com os despachos que os orientam, com a atuação das unidades condicionada ao término da instrução e ao encaminhamento do PA pela unidade anterior.

Art. 8º As regras de sobrestamento de PA e de cancelamento de documentos seguirão o disposto na Portaria Conjunta 73 de 2016.

Art. 9º Os documentos originais impressos em papel recebidos deverão ser digitalizados para inclusão no processo administrativo do SEI e guardados em pasta própria, que será identificada com o número do PA, da licitação e do contrato a que se referem, bem como com o nome da unidade demandante.

§ 1º Será montado um único dossiê com todos os documentos originais em papel recebidos para cada processo de aquisição.

§ 2º Enquanto o PA estiver em tramitação, o dossiê permanecerá sob guarda do gestor do contrato, que assinará termo de recebimento dos documentos originais.

§ 3º Após o encerramento do processo eletrônico, o dossiê será arquivado no Serviço de Arquivo Corrente Administrativo - SERCOR e preservado pela temporalidade do processo principal.

CAPÍTULO IV

DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO

Art. 10. Consideram-se encerrados os processos administrativos de que trata esta Portaria quando:

I - exaurido o contrato por término da vigência ou rescisão e confirmada a inexistência de pendências;

II - constatada a plena concretização de seu objeto;

III - descumprido o caput do art. 7º desta Portaria.

Art. 11. A condição de PA encerrado, nos termos dos incisos I e II do art. 10 desta Portaria, deverá ser atestada, sucessivamente, pela unidade responsável pela execução da despesa e pelo órgão de contabilidade analítica, que confirmarão não restar pendência a sanear, no âmbito de suas competências.

Art. 12. Constatado que o PA se encontra encerrado, a unidade gestora responsável o encaminhará, com o termo de encerramento, na forma do Anexo III desta Portaria, à Subsecretaria de Contabilidade para verificação de pendência contábil e sua conclusão definitiva no SEI, com anexação dos PAs acessórios ao principal correspondente.

Parágrafo único. O termo de encerramento dos PAs que se enquadrem no inciso III do art. 10 desta Portaria será preenchido pela unidade administrativa que perceber o prejuízo ao trâmite processual ocorrido com a inserção de documento fora da cronologia do processo.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Art. 13. Os processos físicos de execução de despesas em tramitação, quando encerrados, serão mantidos sob guarda da Secretaria de Recursos Orçamentários pelo prazo de seis meses e, após, encaminhados para arquivo definitivo no SERCOR.

§ 1º Excetuam-se do contido no caput, os processos de execução em parcela única; os relativos a despesas de pessoal e encargos sociais, diárias, suprimento de fundos; e os de despesa com assistência médico-hospitalar e ambulatorial, que, quando encerrados, serão encaminhados diretamente ao SERCOR para arquivo.

§ 2º Antes do arquivamento, os PAs acessório e principal que tramitarem em meio físico deverão ser apensados pelo Serviço de Triagem de Documentos.

§ 3º Os PAs acessórios de pagamento e de movimentação da conta vinculada, conforme previsto na Resolução/CNJ 169, de 2013, tramitarão com apenas os dois últimos volumes, mantendo-se os demais sob a guarda dos gestores do contrato, a fim de evitar dificuldades e transtornos nos procedimentos de análise, contabilidade e pagamento da despesa.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14. Aplicam-se aos processos físicos em tramitação as disposições da Portaria Conjunta 1 de 2 de janeiro de 2007 que não conflitarem com esta Portaria.

Art. 15. Fica alterado para "relatório de atestação de despesa" o nome do "relatório de atesto de despesa" previsto nos arts. 27, VII, e 28, § 8º, e no Anexo II da Portaria GPR 2.037 de 4 de setembro de 2017, a fim de uniformizar a denominação desse documento.

Art. 16. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 17. Fica revogado o art. 14 da Portaria Conjunta 73 de 2 de setembro de 2016.

Desembargador MARIO MACHADO
Presidente

Desembargador HUMBERTO ADJUTO ULHÔA
Primeiro Vice-Presidente

Desembargador J. J. COSTA CARVALHO
Segundo Vice-Presidente

Desembargador CRUZ MACEDO
Corregedor

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 14/12/2017, EDIÇÃO N. 234, FLS. 07-13. DATA DE PUBLICAÇÃO: 15/12/2017

 

ANEXOS I, II E III DA PORTARIA CONJUNTA 106 DE 27/11/2017