Portaria Conjunta 112 05/12/2017

Dispõe sobre o acesso aos autos de processos findos armazenados nas unidades de arquivo do TJDFT e dá outras providências.

 Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 112 DE 5 DE DEZEMBRO DE 2017

Dispõe sobre o acesso aos autos de processos findos armazenados nas unidades de arquivo do TJDFT e dá outras providências.


Alterado pela Portaria Conjunta 13 de 14/02/2020

O PRESIDENTE, O PRIMEIRO VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no exercício de suas atribuições legais,

RESOLVEM:

Art. 1º Regulamentar os procedimentos destinados ao acesso de autos de processos findos armazenados nas unidades de arquivo do TJDFT e dar outras providências.

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Às unidades de arquivo subordinadas à Secretaria de Gestão Documental - SEGD competem a guarda e a administração de autos de processos findos. (Alterado pela Portaria Conjunta 13 de 14/02/2020)

Art. 2º Às unidades de arquivo subordinadas à Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC competem a guarda e a administração de autos de processos findos. (NR)

Art. 3º A remessa dos autos de processos arquivados, a ordenação e o acondicionamento em caixas de arquivo, a identificação e a numeração dessas caixas, serão realizados conforme o Manual de Práticas Cartorárias da Corregedoria e as disposições da Resolução 16 de 25 de agosto de 2016.

Art. 4º À Central Unificada de Desarquivamento - CENUD e às Distribuições dos Fóruns compete o atendimento presencial e a orientação das partes, advogados e terceiros interessados que desejem realizar pedidos de acesso a autos de processos judiciais arquivados.

Art. 5º Ao Serviço de Distribuição de Documentos - SERDID compete o recebimento, a triagem e o envio de autos de processos findos às unidades jurisdicionais e ao Núcleo de Atendimento dos Arquivos - NUARQ.

DO ACESSO AOS AUTOS ARQUIVADOS

Art. 6º O acesso das partes, advogados, Ministério Público, Defensoria Pública ou de terceiros interessados aos autos de processos findos que se encontrarem nas unidades de arquivo poderá ser realizada na CENUD, localizada no Fórum José Júlio Leal Fagundes, SMAS - Setor de Múltiplas Atividades Sul - Trecho 4 - Lotes 6/4, Bloco 2, Térreo, Brasília/DF, ou na unidade jurisdicional de origem, para onde os processos serão encaminhados, conforme opção do solicitante, quando do envio do pedido por meio do formulário eletrônico.

§ 1º As partes e os advogados deverão solicitar o acesso aos autos por meio de preenchimento de formulário eletrônico de solicitação de desarquivamento, disponível no site do TJDFT, no qual indicarão se desejam ter acesso ao processo na CENUD ou na unidade jurisdicional de origem.

§ 2º O advogado, desde que identificado, mesmo sem procuração, poderá obter acesso para consulta, cópia e empréstimo de autos de processos arquivados, da forma prevista no caput, pelo prazo de 10 (dez) dias úteis, salvo quando o processo tramitou em segredo de justiça ou sob sigilo.

§ 3º Apresentada a procuração no momento do requerimento de consulta, cópia ou empréstimo, nos casos em que a opção de acesso seja na CENUD, caberá a essa unidade proceder à juntada da procuração e cadastro do advogado no sistema informatizado de processos, prosseguindo-se no atendimento.

§ 4º É vedado ao servidor lotado nas unidades de arquivo, exceto a CENUD, prestar informações por telefone sobre andamento de processo, bem como permitir consulta, obtenção de cópias ou fornecimento de empréstimo de autos arquivados.

Art. 7º Quando o solicitante optar pelo acesso na CENUD, essa unidade disponibilizará os autos de processos arquivados para consulta e para obtenção de cópias, salvo os que tramitaram em segredo de justiça ou sob sigilo, em que o acesso será restrito às partes e seus procuradores.

§ 1º Nas situações previstas no caput, os autos de processos somente poderão ser consultados por terceiros estranhos à relação processual, se estiverem devidamente identificados, no balcão da CENUD e na presença do supervisor ou de servidor por ele designado.

§ 2º Os advogados e estagiários de direito, os membros e servidores da Defensoria Pública e Ministério Público e os Professores/Orientadores de Núcleos de Prática Jurídica de Instituições de Educação Superior serão identificados por meio de documento de identidade profissional.

§ 3º É vedado reter documento de identificação.

Art. 8º O empréstimo de autos de processos também poderá ser realizado aos membros do Ministério Público, da Defensoria Pública e Professores/Orientadores de Núcleos de Prática Jurídica de Instituições de Educação Superior com registro na OAB e credenciados no Serviço de Distribuição.

Art. 9º O estagiário de direito somente estará apto a obter empréstimo dos autos de processos se, munido da carteira de estagiário ou de declaração que a substitua, emitida pela Ordem dos Advogados do Brasil, estiver cadastrado no sistema informatizado do Tribunal e expressamente autorizado por advogado, observadas as restrições do art. 7º desta norma quanto aos processos que tenham tramitado em segredo de justiça ou sob sigilo.

§ 1º Da autorização constará declaração do advogado responsabilizando-se por todos os atos praticados pelo estagiário.

§ 2º O empréstimo será gerado em nome do advogado responsável, para fins de controle de prazos, geração de relatórios e eventual necessidade de intimação para restituição de autos de processos, colhendo-se no ato a identificação do estagiário.

Art. 10. Os colaboradores da Defensoria Pública, alunos dos Núcleos de Prática Jurídicas, servidores do Ministério Público ou das Procuradorias Federais, Estaduais ou Distritais poderão obter empréstimo de autos de processos, desde que o façam com expressa autorização do órgão ou entidade a que pertencerem, observadas as restrições do art. 7º desta norma quanto aos processos que tramitaram em segredo de justiça ou sob sigilo.

§ 1º Da autorização constará declaração do membro do Ministério Público ou da Defensoria Pública, do Procurador ou do Professor/Orientador de Núcleo de Prática Jurídica responsabilizando-se por todos os atos praticados pelo autorizado.

§ 2º O empréstimo será gerado em nome membro do Ministério Público ou da Defensoria Pública, do Procurador ou do Professor/Orientador de Núcleo de Prática Jurídica responsável, para fins de controle de prazos, geração de relatórios e eventual necessidade de intimação para restituição de autos de processos, colhendo-se no ato a identificação do autorizado.

Art. 11. Os pedidos de acesso aos autos findos serão realizados por meio do Sistema de Gestão de Arquivos - SISARQ e encaminhados ao NUARQ, que providenciará o atendimento das solicitações e a remessa dos processos ao local de acesso indicado pelo solicitante, observado o prazo previsto no art. 12.

Parágrafo único. As unidades jurisdicionais, a CENUD e o SERDID deverão confirmar o recebimento dos processos armazenados na caixa de recebimento do SISARQ, em até 24 (vinte e quatro) horas.

Art. 12. Os autos de processo solicitados por meio do agendamento eletrônico estarão disponíveis na unidade escolhida pelo solicitante em até 5 (cinco) dias úteis, contados do envio do formulário de solicitação.

§ 1º Após o recebimento na unidade jurisdicional de origem ou CENUD, conforme opção feita no formulário eletrônico, os autos de processos ficarão à disposição do solicitante pelo período de 5 (cinco) dias úteis, sob pena de devolução às unidades de arquivo e necessidade de solicitação para novo acesso.

§ 2º O TJDFT providenciará o envio automatizado de comunicação eletrônica às partes, advogados ou terceiros interessados solicitantes, informando da disponibilidade dos autos para acesso no local indicado no formulário eletrônico.

§ 3º A solicitação realizada por meio do formulário de agendamento eletrônico será objeto de certificação eletrônica pelas unidades de arquivo.

§ 4º Nos casos de urgência devidamente justificados, em que acesso aos autos no prazo máximo estipulado no "caput" possa acarretar o perecimento do direito, a solicitação será encaminhada ao Juiz Diretor do Complexo de Armazenamento do TJDFT, que decidirá a respeito.

Art. 13. Iniciado o procedimento administrativo de eliminação de autos físicos, os processos somente serão disponibilizados ao solicitante após a publicação do respectivo edital no Diário de Justiça Eletrônico-DJe, para consulta, obtenção de cópia ou retirada de peças, sendo vedada a carga.

Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica nos casos de urgência devidamente justificados.

Art. 14. O prazo para devolução de processos retirados por empréstimo será de 10 (dez) dias úteis.

§ 1º Ultrapassado o prazo previsto no caput, o advogado será intimado via eletrônica para proceder à devolução dos autos em até 72 (setenta e duas) horas, nos termos do Código de Processo Civil.

§ 2º Em caso de descumprimento do disposto no parágrafo anterior, o fato será comunicado ao Juízo de origem ou à Secretaria Judiciária para a adoção das providências legais pertinentes, inclusive a expedição de mandado de busca e apreensão e a comunicação do fato à Ordem dos Advogados do Brasil.

§ 3º O Advogado ficará impossibilitado de efetuar novo empréstimo enquanto perdurar a pendência da devolução dos autos de processos com prazo de empréstimo excedido.

Art. 15. O acesso aos autos realizado em razão da solicitação presencial ou de agendamento eletrônico pelas partes, advogados e terceiros interessados não implicará o retorno do processo à tramitação ou alteração em estatística.

Art. 15-A Não implicam retorno do processo à tramitação ou alteração em estatística: (Acrescentado pela Portaria Conjunta 13 de 14/02/2020)

I - O acesso aos autos realizado em razão da solicitação presencial ou de agendamento eletrônico pelas partes, advogados e terceiros interessados;

II - A petição de requerimento de juntada de procuração ou substabelecimento em processo arquivado definitiva ou provisoriamente;

III - A expedição de certidão de militância, inteiro teor e objeto e pé.

Parágrafo único. Nos casos dos incisos II e III deste artigo, caberá à secretaria da unidade jurisdicional proceder à juntada da procuração e ao cadastro do advogado no sistema informatizado de processos ou expedir a certidão e, após, devolver os autos à unidade de arquivo.



DA AUTENTICAÇÃO DE CÓPIAS PELA CENUD

Art. 16. A autenticação de cópias de autos de processos arquivados poderá ser realizada CENUD, mediante o pagamento das taxas fixadas no inciso VI, alíneas "a" e "b" da Tabela "A" - Da Secretaria do Tribunal de Justiça, prevista no Regimento de Custas.

Parágrafo único. Os beneficiários da justiça gratuita estão dispensados do recolhimento das custas referentes à autenticação de cópias, benefício este que não abrange os custos para extração de cópias.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 17. É vedado à CENUD:

I - o recebimento de petições, salvo das que tiverem por objeto a juntada de procuração e/ou substabelecimento, bem como das autorizações previstas nos artigos 9º e 10 desta portaria;

II - a entrega, à parte ou ao advogado, de documentos constantes dos autos de processos, tais como cartas de adjudicação, mandados de averbação, certidões de tutela e curatela, entre outros;

III - o desentranhamento de peças dos autos de processos, salvo quando já estiver publicado o edital de eliminação de documentos;

IV - a expedição de certidão de baixa, ainda que apresentado o comprovante do recolhimento de custas finais.

Art. 18. O atendimento ao público externo nas unidades de Arquivo será realizado pela CENUD, de forma centralizada, no período de 12 às 18h, e, pelas demais unidades do Tribunal, nos respectivos horários de funcionamento.

Art. 19. A Assessoria de Comunicação Social - ACS dará ampla divulgação ao disposto nessa Portaria.

Art. 20. As situações não reguladas por esta norma serão resolvidas pela Primeira Vice-Presidência.

Art. 21. Ficam revogadas as Portarias Conjuntas 116 de 15 de dezembro de 2016 e 14 de 15 de fevereiro de 2017.

Art. 22. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Desembargador MARIO MACHADO
Presidente

Desembargador HUMBERTO ADJUTO ULHÔA
Primeiro Vice-Presidente

Desembargador CRUZ MACEDO
Corregedor

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 11/12/2017, EDIÇÃO N. 231, FLS. 05-07. DATA DE PUBLICAÇÃO: 12/12/2017