Portaria Conjunta 33 de 16/05/2017

Altera dispositivos da Resolução 2 de 12 de dezembro de 2016, que dispõe sobre a Estrutura Organizacional da Presidência, da 1ª Vice-Presidência e da 2ª Vice-Presidência do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 33 DE 16 DE MAIO DE 2017


Altera dispositivos da Resolução 2 de 12 de dezembro de 2016, que dispõe sobre a Estrutura Organizacional da Presidência, da 1ª Vice-Presidência e da 2ª Vice-Presidência do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.

Revogada pela Portaria GPR 732 de 21/04/2020


O PRESIDENTE E O PRIMEIRO VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no exercício de suas atribuições legais,

RESOLVEM:

Art. 1º Alterar os artigos 243, 249 a 264 da Resolução 2 de 12 de dezembro de 2016, que dispõe sobre a Estrutura Organizacional da Presidência, da 1ª Vice-Presidência e da 2ª Vice-Presidência do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, e criar, na mencionada Resolução, os artigos 258-A, 261-A, 264-A, que terão o seguinte teor:


TÍTULO II

DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E DA COMPETÊNCIA DAS UNIDADES DA PRIMEIRA VICE-PRESIDÊNCIA

CAPÍTULO I

DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA PRIMEIRA VICE-PRESIDÊNCIA

Seção IV

Secretaria de Gestão Documental SEGD

Art. 243. A Secretaria de Gestão Documental SEGD tem a seguinte estrutura:

I Subsecretaria de Protocolo Administrativo SUPRA:

a) Serviço de Protocolo Administrativo SEPRAD;

b) Serviço de Triagem de Documentos SERTRI;

c) Serviço de Distribuição de Documentos SERDID;

d) Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR.

II Coordenadoria de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COARQ:

a) Núcleo de Atendimento dos Arquivos - NUARQ;

b) Central Unificada de Desarquivamento - CENUD;

c) Núcleo de Arquivamento Provisório - NUPROV;

d) Núcleo de Transferência da Custódia Arquivística - NUTARQ;

e) Postos de Serviço de Arquivo Judicial - PSJs.

III Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC:

a) Núcleo de Tratamento Arquivístico - NUTRA:

1. Posto de Serviço de Tratamento Arquivístico - Etapa Classificação - PSTA-ECL;

2. Posto de Serviço de Tratamento Arquivístico - Etapa Cadastro - PSTA-ECD;

3. Posto de Serviço de Tratamento Arquivístico - Etapa Arranjo - PSTA-EAR

b) Núcleo de Processamento e Destinação de Documentos - NUPROD;

c) Núcleo de Gestão de Arquivos Permanentes - NUGAP;

d) Núcleo de Processamento Tecnológico da Informação - NUTIN.

IV Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI;

V Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos - NUGAD.

(...)


CAPÍTULO II

DA COMPETÊNCIA DAS UNIDADES DA PRIMEIRA VICE-PRESIDÊNCIA

Seção IV

Da Secretaria de Gestão Documental SEGD

Art. 249. À Secretaria de Gestão Documental SEGD compete:

I planejar, dirigir e coordenar a gestão do acervo documental do Tribunal;

II definir sistemática de tratamento, armazenamento e segurança de documentos e de informações;

III definir estratégias para preservação da memória institucional;

IV definir estratégias para gestão de sistemas informatizados administrativos de apoio à gestão documental;

V definir sistemática de tratamento de documentos e de correspondências;

VI assessorar o Gabinete da Primeira Vice-Presidência e as Comissões Permanentes de Avaliação Documental das Áreas Meio e Fim em assuntos relativos à gestão documental e à segurança da informação;

VII gerenciar o Diário de Justiça Eletrônico - DJ-e;

VIII acompanhar a execução de contratos de prestação de serviço de terceiros solicitados pela Secretaria, atestando as faturas respectivas;

IX participar da elaboração da proposta orçamentária;

X apresentar relatório anual de atividades desenvolvidas no exercício anterior;

XI cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.


Subseção I

Da Subsecretaria de Protocolo Administrativo SUPRA

 

Art. 250. À Subsecretaria de Protocolo Administrativo SUPRA compete:

I publicar atos administrativos e judiciais do Tribunal;

II disponibilizar as publicações oficiais do TJDFT nas páginas eletrônicas da internet e intranet;

III conferir as matérias publicadas no Diário Oficial da União e no Diário de Justiça Eletrônico;

IV acompanhar a execução de contratos de prestação de serviço de terceiros solicitados pela Subsecretaria, atestando as faturas respectivas;

V apresentar relatório anual de atividades desenvolvidas no exercício anterior;

VI cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 251. Ao Serviço de Protocolo Administrativo SEPRAD compete:

I protocolizar, no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, documentos externos iniciais de cunho administrativo que chegam ao TJDFT em meio físico;

II digitalizar os processos administrativos que tramitam em meio físico e protocolizá-los no SEI, após decisão da Comissão Permanente de Avaliação Documental da Área Meio;

III realizar a conferência dos documentos apresentados pelos usuários externos para cadastro e permissão de acesso no SEI;

IV enviar processos administrativos para ciência, nos casos de usuários externos do SEI;

V autuar e classificar processos administrativos e formulários eletrônicos que tramitam no SIPADWEB;

VI enviar e receber documentos pelo Sistema Hermes - Malote Digital e tramitá-los para as unidades internas do TJDFT;

VII manter atualizado o sistema de protocolo administrativo;

VIII prestar informações e orientar os usuários sobre processos e procedimentos administrativos;

IX cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 252. Ao Serviço de Triagem de Documentos SERTRI compete:

I receber e proceder à triagem de documentos e de correspondências;

II classificar e tratar documentos e correspondências;

III registrar, controlar e postar correspondências;

IV coordenar, orientar e controlar atividades de protocolo e de postagem de correspondências do Tribunal;

V gerenciar o serviço de cartas eletrônicas e telegramas, criar contas de usuários e controlar acessos;

VI apensar, anexar e juntar documentos a processos administrativos que tramitam em meio físico;

VII receber, por meio eletrônico, telegramas, cartas e fax expedidos pelas unidades judiciais e administrativas do Tribunal, bem como encaminhá-los aos destinatários;

VIII receber, por meio eletrônico, telegramas, cartas e fax encaminhados ao Tribunal, bem como conferi-los e entregá-los aos destinatários;

IX gerenciar o serviço de fax corporativo, controlar acessos e contas de usuários;

X conferir e atestar as faturas referentes aos contratos com empresas prestadoras de serviço;

XI cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 253. Ao Serviço de Distribuição de Documentos SERDID compete:

I receber, preparar e remeter malotes contendo documentos, processos judiciais e administrativos, oriundos de diversas unidades dos fóruns das circunscrições judiciárias do Distrito Federal e a elas destinados;

II receber e entregar os processos judiciais oriundos das unidades de arquivo do SAAN e destinados aos ofícios judiciais dos fóruns de todas as circunscrições judiciárias do Distrito Federal; os oriundos dos ofícios judiciais e destinados aos núcleos de gestão de metas, às centrais de conciliações, a outros ofícios judiciais e às unidades de arquivo do SAAN; os provenientes da central de digitalização e os sobrestados em razão de decisão de tribunais superiores e a eles destinados;

III receber, cadastrar e remeter lotes de mandados provenientes dos Fóruns Joaquim de Sousa Neto, Julio Fabbrini Mirabete e Vara de Execução Fiscal;

IV receber, cadastrar e remeter os processos judiciais oriundos das unidades da 2ª Instância e a elas destinados;

V receber e remeter ofícios provenientes da Polícia Civil do Distrito Federal, Secretaria de Segurança Pública do Distrito Federal e Corpo de Bombeiros Militar do Distrito Federal destinados às unidades do TJDFT;

VI receber e entregar correspondências, jornais, livros e periódicos;

VII enviar e receber pequenos equipamentos de informática, materiais e outros objetos aos fóruns do TJDFT por meio do serviço de malotes;

VIII manter atualizado o sistema de controle de entrega de processos judiciais, documentos e processos administrativos, jornais, periódicos, correspondências e objetos;

IX cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 254. Ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR compete:

I armazenar processos, expedientes e documentos administrativos arquivados;

II aplicar tecnologias de conservação, preservação e disseminação da informação arquivística do Tribunal;

III proceder ao tratamento arquivístico da informação administrativa do Tribunal de acordo com a política de gestão documental definida pela SEGD;

IV atender usuários, advogados e partes quanto a consultas, cargas e fornecimento de cópias de processos, expedientes e documentos administrativos arquivados, observadas as normas vigentes acerca do assunto;

V verificar e conferir os processos administrativos físicos cadastrados como extraviados no sistema de tramitação de processos;

VI higienizar, classificar, cadastrar, indexar, endereçar, avaliar, destinar, acondicionar e guardar processos administrativos, expedientes e documentos do Tribunal;

VII possibilitar o acesso às informações administrativas do Tribunal e manter o controle do acervo, por meio do arquivamento e do desarquivamento de processos administrativos, de expedientes e de documentos;

VIII cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Subseção II

Da Coordenadoria de Atendimento e Transferência de Custódia Arquivística - COARQ

Art. 255. À Coordenadoria de Atendimento e Transferência de Custódia Arquivística - COARQ compete:

I coordenar, orientar e controlar a transferência de custódia, o recebimento e o armazenamento de processos, de expedientes e de documentos nos arquivos provisório e definitivo;

II coordenar o atendimento aos usuários e a disponibilização de documentos arquivados;

III providenciar treinamento dos usuários para utilizar equipamentos e aplicar técnicas de armazenamento de documentos necessário ao bom funcionamento do arquivo;

IV coordenar os Postos de Serviço de Arquivo Judicial - PSJs;

V utilizar tecnologias na disseminação da informação arquivística;

VI zelar pela guarda, pela conservação e pela preservação de documentos arquivados;

VII acompanhar a execução de contratos de prestação de serviço de terceiros que for solicitada pela Coordenadoria, atestando as faturas respectivas;

VIII apresentar relatório anual de atividades desenvolvidas no exercício anterior;

IX cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 256. Ao Núcleo de Atendimento dos Arquivos - NUARQ compete:

I prestar atendimento aos usuários internos, concedendo acesso aos autos de processos judiciais sob custódia do arquivo;

II prestar apoio às varas e à Central Unificada de Desarquivamento, acerca dos processos sob sua custódia;

III controlar as solicitações de acesso aos processos findos realizadas por usuários externos;

IV controlar a movimentação, o arquivamento e o desarquivamento de processos judiciais de primeira e segunda instâncias;

V custodiar o acervo documental de primeira e segunda instâncias em fase intermediária;

VI cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 257. À Central Unificada de Desarquivamento - CENUD compete:

I prestar atendimento aos usuários externos e conceder acesso aos autos de processos judiciais sob custódia das unidades de arquivo do Tribunal, observadas as regras de segredo de justiça ou sigilo, situação em que os autos serão restritos às partes e seus procuradores;

II controlar a movimentação, o arquivamento e o desarquivamento de processos judiciais de primeira e segunda instâncias;

III proceder à juntada de procuração ou substabelecimento apresentadas no momento do requerimento de consulta;

IV registrar o empréstimo de autos de processos em sistema informatizado;

V autenticar cópias de autos de processos arquivados mediante o pagamento das taxas fixadas no Inciso VI, alíneas "a" e "b" da Tabela "A" - Da secretaria do Tribunal de Justiça, prevista no Regimento de Custas.

VI cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 258. Ao Núcleo de Arquivamento Provisório - NUPROV compete:

I prestar atendimento aos usuários internos e conceder acesso aos autos de processos judiciais arquivados provisoriamente, nos termos do art. 24 da Resolução 16/2016;

II controlar o arquivamento e o desarquivamento de processos judiciais arquivados provisoriamente;

III controlar o prazo de prescrição intercorrente dos processos arquivados provisoriamente, por meio de relatórios disponibilizados pelo sistema processual informatizado que indiquem os processos aptos à conclusão ao magistrado, separados por circunscrição judiciária e vara;

IV enviar os autos, após o decurso do prazo de prescrição intercorrente, à vara de origem para conclusão e exame do magistrado, independentemente de solicitação;

V cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 258-A. Ao Núcleo de Transferência de Custódia Arquivística - NUTARQ compete:

I controlar o acervo de processos arquivados em cada uma das unidades judiciais do Tribunal;

II proceder ao recebimento de autos e de documentos judiciais das unidades detentoras dos arquivos correntes judiciais de Primeira Instância, transferidos da fase corrente para armazenamento;

III organizar e estabelecer as regras de armazenamento do acervo judicial transferido aos arquivos;

IV coordenar, anualmente, verificação por amostragem de conformidade do armazenamento de processos em caixas arquivo sob custódia das unidades de arquivamento intermediárias do Tribunal;

V prestar apoio logístico às unidades de arquivamento intermediário e permanente na movimentação de processos judiciais e administrativos, de expedientes e de documentos;

VI cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 259. Aos Postos de Serviço de Arquivo Judicial - PSJs compete:

I prestar atendimento aos usuários internos e conceder acesso aos autos de processos judiciais arquivados provisoriamente, nos termos do art. 24 da Resolução 16/2016;

II controlar o arquivamento e o desarquivamento de processos judiciais arquivados provisoriamente;

III controlar o prazo de prescrição intercorrente dos processos arquivados provisoriamente, por meio de relatórios disponibilizados pelo sistema processual informatizado que indiquem os processos aptos à conclusão ao magistrado, separados por circunscrição judiciária e vara;

IV enviar os autos, após o decurso do prazo de prescrição intercorrente, à vara de origem para conclusão e exame do magistrado, independentemente de solicitação;

V cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.


Subseção III

Da Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC


Art. 260. À Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC compete:

I coordenar, orientar e controlar o tratamento de processos, expedientes e documentos na fase intermediária, bem como a destinação final desses documentos, seja a eliminação ou o recolhimento para fase permanente;

II implementar sistemática para tratar, descrever e disponibilizar documentos na fase permanente;

III utilizar tecnologias na disseminação da informação arquivística;

IV zelar pela guarda, pela conservação e pela preservação de documentos em fase permanente;

V acompanhar a execução de contratos de prestação de serviço de terceiros que for solicitada pela Subsecretaria, atestando as faturas respectivas;

VI apresentar relatório anual de atividades desenvolvidas no exercício anterior;

VII cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 261. Núcleo de Tratamento Arquivístico - NUTRA compete:

I proceder ao tratamento arquivístico da informação judicial, de acordo com a política de gestão documental definida pela SEGD;

II avaliar, classificar, selecionar e preparar processos judiciais e documentos que devam ser recolhidos à unidade responsável pela fase permanente, ou destiná-los à eliminação;

III alimentar os sistemas informatizados para controle dos processos judiciais após o tratamento arquivístico;

IV armazenar em caixas-arquivo os processos judiciais e documentos após o tratamento arquivístico, separados por circunscrição, vara e ano de eliminação;

V cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Parágrafo único. O NUTRA se subdivide em Posto de Serviço de Tratamento Arquivístico - Etapa Classificação; Posto de Serviço de Tratamento Arquivístico - Etapa Cadastro; Posto de Serviço de Tratamento Arquivístico - Etapa Arranjo, cujas atribuições representam as fases do tratamento arquivístico.

Art. 261-A. Ao Núcleo de Processamento e Destinação de Documentos - NUPROD compete:

I receber processos judiciais e administrativos, expedientes e documentos após o tratamento arquivístico, com vistas à destinação final;

II recolher ao arquivo permanente, com apoio logístico do Núcleo de Transferência de Custódia Arquivística, os processos e documentos providos de valor secundário;

III listar os documentos desprovidos de valor secundário, para viabilizar a publicação de Edital de Eliminação, nos termos da lei;

IV encaminhar à digitalização os processos elimináveis de guarda longa;

V cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 262. Ao Núcleo de Gestão de Arquivo Permanente - NUGAP compete:

I receber processos judiciais e administrativos, expedientes e documentos recolhidos para arquivamento permanente;

II custodiar o acervo arquivístico do Tribunal, de caráter permanente, e controlar o acesso a ele, observando a legislação vigente;

III atender usuários, advogados, partes, pesquisadores e público em geral em consultas a documentos de guarda permanente;

IV proceder ao tratamento arquivístico, descrevendo e divulgando a informação judicial e administrativa permanente do Tribunal, de acordo com a política de gestão documental definida pela SEGD;

V encaminhar à digitalização os processos elimináveis de guarda permanente;

VI cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Art. 263. Ao Núcleo de Processamento Tecnológico da Informação NUTIN compete:

I aplicar recursos tecnológicos para conservação e preservação do acervo arquivístico do Tribunal;

II processar tecnologicamente a informação arquivística do Tribunal visando disponibilizar formas de acesso mais eficientes;

III desenvolver pesquisa sobre recursos técnicos e tecnológicos na gestão documental e propor as atualizações apropriadas;

IV cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

 

Subseção IV

Do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI

 

Art. 264. Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI compete:

I formar acervos e coleções dos registros documentais referentes à história do Tribunal, efetuando o levantamento de peças e de documentos suscetíveis de incorporação ao acervo;

II classificar, de forma sistêmica, o acervo patrimonial das peças e dos documentos sob sua guarda, bem como controlá-lo, realizando pesquisas para levantamento de dados complementares que remontem à história dos bens culturais no contexto institucional;

III providenciar a execução dos serviços de conservação e de restauração das peças e dos documentos do acervo;

IV providenciar, quando for o caso, o tombamento de bens e de documentos;

V elaborar e divulgar a programação de exposições e mostras no Espaço Histórico Cultural;

VI auxiliar o Conselho Gestor do Programa Memória do TJDFT no intercâmbio científico e cultural com outros centros de memória e de documentação ou museus;

VII disponibilizar, via internet, todo o acervo do Espaço Histórico Cultural, utilizando-se de cópias digitais de documentos, fotografias de bens e outros processos adequados;

VIII prover a manutenção e a atualização do sítio Centro de Memória Digital do Tribunal de Justiça;

IX elaborar ações que permitam a aproximação do Tribunal com o cidadão;

X desenvolver programas informativos com o intuito de divulgar as ações do Espaço Histórico Cultural para outros museus, escolas e instituições afins;

XI desenvolver programas informativos para divulgar e promover a memória institucional do TJDFT;

XII apresentar relatório anual de atividades desenvolvidas no exercício anterior;

XIII cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo.

Subseção V

Do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos - NUGAD


Art. 264-A. Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos - NUGAD compete:

I planejar, dirigir e coordenar a gestão de sistemas informatizados administrativos de apoio à gestão documental;

II participar na formulação, padronização e modernização dos sistemas informatizados administrativos;

III promover estudos relativos ao fluxo de atividades e à racionalização dos sistemas;

IV acompanhar estudos e atividades orientados para a implantação e manutenção da qualidade em serviço com impacto nos sistemas;

V orientar a área de Tecnologia da Informação e Comunicação quanto às regras e às políticas de acesso aos sistemas departamentais;

VI fomentar a área de Tecnologia da Informação e Comunicação para o desenvolvimento de soluções tecnológicas, com vistas a racionalizar os processos de trabalho;

VII viabilizar a migração dos processos de trabalho dos sistemas departamentais para os sistemas de apoio à gestão documental;

VIII assegurar a permanente atualização dos bancos de dados dos sistemas informatizados utilizados em processos de trabalho de responsabilidade de sua área de atuação;

IX assessorar a Secretaria de Gestão Documental em assuntos técnicos relacionados às ações de modernização de sistemas administrativos;

X acompanhar os testes das novas funcionalidades dos sistemas informatizados administrativos de apoio à gestão documental;

XI apresentar relatório anual de atividades desenvolvidas no exercício anterior;

XII cumprir a legislação específica e as normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso às informações e ao respectivo sigilo."

Art. 2º Ficam revogadas as disposições em contrário.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador MARIO MACHADO
Presidente

Desembargador HUMBERTO ADJUTO ULHÔA
Primeiro Vice-Presidente

 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 22/05/2017, EDIÇÃO N. 93, FLS. 495/501. DATA DE PUBLICAÇÃO: 23/05/2017