Portaria Conjunta 24 de 20/02/2019

Determina a conversão do suporte dos processos judiciais físicos em trâmite no TJDFT para o meio digital.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 24 DE 20 DE FEVEREIRO DE 2019

Determina a conversão do suporte dos processos judiciais físicos em trâmite no TJDFT para o meio digital.

Alterada pela Portaria Conjunta 7 de 16/01/2020

Alterada pela Portaria Conjunta 4 de 14/01/2020

Alterada pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019


O PRESIDENTE, A PRIMEIRA VICE-PRESIDENTE, A SEGUNDA VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, em virtude de suas atribuições legais e regimentais; do previsto nos artigos 14, 15 e 34 da Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, a qual institui o Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe no âmbito do Poder Judiciário,

RESOLVEM:

Art. 1º Determinar a conversão do suporte dos processos judiciais físicos em trâmite no TJDFT para o meio digital.

Art. 2º A coordenação, orientação e padronização do trabalho de conversão do suporte dos processos em meio físico para o digital competirão à Presidência em relação aos processos em trâmite na segunda instância e à Corregedoria da Justiça, aos da primeira instância.

Art. 3º O Tribunal auxiliará as unidades judiciais na digitalização dos processos físicos, disponibilizando, para essa tarefa, o Núcleo de Digitalização - NUDIG, vinculado à Presidência, e o Núcleo de Processamento Tecnológico da Informação - NUTIN, vinculado à Primeira Vice-Presidência, sem prejuízo da designação de outras unidades administrativas de suporte.

§ 1º A força de trabalho do NUDIG e do NUTIN será empregada a fim de atender à proporcionalidade do acervo de processos judiciais físicos existentes nas primeira e segunda instâncias.

§ 2º A Presidência e a Corregedoria da Justiça orientarão e padronizarão os trabalhos do NUDIG e do NUTIN no auxílio às unidades judiciais de primeira e segunda instâncias, durante o período de digitalização dos processos físicos, bem como de eventual equipe criada para prestar auxílio no cadastramento e na inserção dos arquivos no PJe.

Art. 4º A definição do cronograma de digitalização dos processos físicos observará critérios objetivos.

Parágrafo único. As unidades judiciais objeto de criação do Cartório Judicial Único-CJU terão prioridade, sobre quaisquer outras demandas, na conversão do suporte dos processos em meio físico para o eletrônico.

Art. 5º Independentemente do cronograma, as unidades judiciais poderão antecipar, por força própria, a digitalização dos respectivos processos físicos em trâmite, observados os critérios de padronização fixados nesta Portaria.

Art. 6º As partes e os advogados poderão solicitar às unidades judiciais a conversão do suporte dos autos físicos para o meio digital, mediante a entrega de PDF único contendo a integralidade do processo, conforme os requisitos estabelecidos no inciso II do art. 8º desta Portaria.

Seção I

Da Digitalização dos Processos Físicos

Art. 7º Os processos físicos deverão ser digitalizados integralmente, na ordem sequencial das folhas.

§ 1º. Os documentos juntados por linha que não possuam número de distribuição própria e constituam parte integrante do conjunto probatório serão digitalizados pela unidade judiciária onde estiver tramitando o processo físico no momento da conversão do suporte para o PJe. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

§ 2º. Os documentos cuja digitalização ou conversão para o formato devido seja tecnicamente inviável observarão o disposto no art. 21 do Provimento Judicial 12 de 17 de agosto de 2017 no que se refere aos procedimentos e prazos para apresentação à secretaria do juízo e guarda. (NR)  (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

Art. 7º-A Não será convertido o suporte dos autos físicos que estiverem apensados a processo que tramita em segundo grau de jurisdição, quando o recurso for interposto apenas contra decisão proferida no processo principal.  (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

§ 1º. O processo apensado, mencionado no caput, será devolvido ao juízo de origem, que certificará o trânsito em julgado e promoverá o seu arquivamento, ou procederá à digitalização, nas hipóteses em que a tramitação depender do resultado do julgamento do recurso interposto no processo principal.  (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

§ 2º Se o juízo de primeiro grau realizar a conversão dos autos físicos apensados para o meio digital, deverá realizar o cadastro dos processos associados no PJe. (NR)  (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).


Art. 8º A digitalização dos processos físicos compreenderá as seguintes fases:

I – preparação dos autos a serem digitalizados, por meio da desmontagem do processo, da reparação das folhas danificadas e da higienização;

II – digitalização do processo em PDF único, resolução mínima de 150 e máxima de 200 DPI’s (dots per inch), padrão bitonal (preto e branco), salvo os documentos coloridos, que deverão ser capturados com a configuração de 256 tons de cinza; (Alterado pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019)

II – digitalização do processo em PDF único, resolução mínima de 150 e máxima de 300 DPI´s (dots per inch), padrão bitonal (preto e branco), com tamanho máximo de 200 kb (kilobyte) por página digitalizada, salvo os documentos coloridos, que deverão ser capturados com a configuração de 256 tons de cinza, com tamanho máximo de 1.500 kb (kilobyte) por página digitalizada; (NR) 

III – validação da digitalização e remontagem do processo;

IV – gravação do arquivo digital em pasta compartilhada, identificado com a numeração conferida aos autos físicos pelo CNJ, constante da respectiva capa.

Parágrafo único. Se for constatada desconformidade entre os arquivos físico e digital antes da inserção dos arquivos digitais no PJe, a unidade judicial poderá devolver o processo para o NUDIG ou o NUTIN para a devida correção.

Seção II

Do Cadastramento e da Inserção dos Arquivos no PJe

Art. 9º O cadastramento dos autos digitalizados no PJe adotará como referência o número a eles conferido pelo CNJ.

§ 1º As unidades judiciais serão responsáveis pelo cadastramento e pela inserção dos respectivos arquivos digitais no Sistema PJe.

§ 2º O PDF único será fragmentado em arquivos com capacidade máxima de 10 MB e indexadas as principais peças do processo, as quais serão definidas em ato próprio da Presidência nos processos da segunda instância e da Corregedoria da Justiça, nos da primeira instância.

§ 3º Os arquivos de áudio e vídeo armazenados em mídia serão convertidos para os formatos mpeg, ogg, mp4, quicktime, vorbis ou outro que venha a ser adotado pelo PJe, bem como fragmentados, caso ultrapasse o limite de 10 MB.

§ 4º Será permitido o emprego de certificado digital A1, emitido por Autoridade Certificadora vinculada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, em rotinas automatizadas, para assinatura de processos judiciais digitalizados em grande escala.

§ 5º A Corregedoria da Justiça deverá criar equipe especializada em cadastramento e inserção dos arquivos no PJe para auxiliar as unidades judiciais de primeira instância que possuírem maior acervo físico a ser convertido para o meio digital, a qual deverá atuar de forma coordenada com o cronograma de digitalização.

Seção III

Da Verificação da Conformidade e da Certificação do Processo Eletrônico (Alterado pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019)

Da Verificação da Conformidade e da Certificação nos Processos Cíveis (NR)

Art. 10. Finda a distribuição dos autos no PJe, a unidade judicial providenciará a intimação das partes e dos advogados nos termos da lei, para que verifiquem a conformidade dos processos eletrônicos.

Art. 11. As partes poderão suscitar eventual desconformidade do processo eletrônico com o físico no prazo de 15 (quinze) dias corridos, contados da intimação.

§ 1º Caberá à parte que alegar a desconformidade ou à unidade judicial que a reconhecer de ofício realizar a digitalização das respectivas peças e inseri-las no processo eletrônico.

§ 2º Caso as partes suscitem a desconformidade prevista no caput, os autos serão conclusos ao Magistrado para decisão.

Art. 12. Ultrapassado o prazo para suscitar a desconformidade do processo eletrônico, as partes serão intimadas para, em 45 (quarenta e cinco) dias corridos, retirarem as peças por elas juntadas ao processo.

Art. 13. No caso de execuções fundadas em títulos executivos extrajudiciais, o exeqüente ficará responsável pela custódia do título, e o juiz da causa poderá determinar o depósito da versão original no ofício de justiça, observado o procedimento estabelecido no art. 21 do Provimento Judicial 12 de 17 de agosto de 2017.

Parágrafo único. Faculta-se ao juiz da causa determinar a exibição dos documentos originais apenas para que neles sejam lançadas anotações a respeito de sua vinculação ao processo digital, restituindo-os, em seguida, ao apresentante, tudo ficando certificado nos autos digitais.

Art. 14. Após o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para retirada das peças de interesse das partes, os autos físicos serão encaminhados pelo Núcleo de Transferência de Custódia Arquivística – NUTARQ à cooperativa de reciclagem, mediante prévio agendamento da transferência pela unidade judicial, para fragmentação mecânica.

Art. 15. Encerrado o procedimento de verificação da conformidade do processo eletrônico, o juízo a atestará mediante certidão.

Seção III-A
(Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019)

Da Verificação da Conformidade e da Certificação nos Processos Criminais

Art. 15-A. Finda a distribuição dos autos no PJe, a unidade judicial providenciará a intimação das partes e dos advogados nos termos da lei, para que verifiquem a conformidade dos processos eletrônicos. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

1º O juízo fará constar da intimação a informação de que o processo ficará disponível em cartório para os acusados e seus defensores. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

2º Quando contiver mais de um acusado no processo, o referido prazo será comum às partes. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

Art. 15-B. As partes poderão suscitar eventual desconformidade do processo eletrônico com o físico no prazo de 15 (quinze) dias corridos, contados da intimação. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

1º Caberá à parte que alegar a desconformidade ou à unidade judicial que a reconhecer de ofício realizar a digitalização das respectivas peças e inseri-las no processo eletrônico. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

2º Caso as partes suscitem a desconformidade prevista no caput, os autos serão conclusos ao magistrado para decisão. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

3º Encerrado o procedimento de verificação da conformidade do processo, o juízo a atestará mediante certidão.(Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

4º Independente do transcurso do prazo previsto no caput, as partes poderão alegar desconformidade do processo a qualquer momento, antes do trânsito em julgado da decisão de mérito, mediante petição e inserção do respectivo documento no processo eletrônico. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

5º Após o prazo previsto no caput, a unidade judicial arquivará o processo físico e o encaminhará à Coordenadoria de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COARQ, de forma independente das demais ações, para guarda. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

6º A COARQ manterá o processo físico sob guarda pelo prazo de 3 (três) anos contados da data do arquivamento. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019). (Alterada pela Portaria Conjunta 7 de 16/01/2020)

§ 6º A COARQ manterá o processo físico criminal sob guarda pelo prazo de 3 (três) anos contados da data do arquivamento, exceto na hipótese do art. 366 do CPP, em que o feito será mantido sob guarda pelo prazo prescricional da pena em abstrato, acrescido do tempo de suspensão processual. (NR)

Art. 15-C. Se o prazo de tramitação da ação criminal ultrapassar os 3 (três) anos de guarda do processo, o juízo da causa poderá determinar, mediante comunicação à COARQ, a ampliação do referido período, a qual deverá ser por ele definida. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019). (Alterado pela Portaria Conjunta 7 de 16/01/2020)

Art. 15-C. Se o prazo de tramitação da ação criminal ultrapassar o período de guarda do processo, o juízo da causa poderá determinar, mediante comunicação à COARQ, a ampliação do referido período, a qual deverá ser por ele definida. (NR)

Art. 15-D. Em qualquer fase da tramitação do processo eletrônico, as partes e o juízo da causa poderão solicitar o desarquivamento do processo físico para consulta, obtenção de cópia ou diligência necessária à instrução processual.(Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

Art. 15-E. Ultrapassado o prazo de guarda previsto no § 6º do art. 15-B, a Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental – CODOC intimará as partes para, em 45 (quarenta e cinco) dias, retirarem as peças por elas juntadas ao processo. (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

Parágrafo único. Após o prazo previsto no caput, os autos físicos serão encaminhados pelo Núcleo de Transferência de Custódia Arquivística – NUTARQ à cooperativa de reciclagem. (NR) (Incluído pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019).

Seção III-B
Da Verificação da Conformidade e da Certificação dos Processos em Aguardo de Decisão dos Tribunais Superiores

(Incluída pela Portaria Conjunta 4 de 14/01/2020)

Art. 15-F. A Subsecretaria de Recursos Constitucionais - SUREC será responsável pela inserção no Sistema PJe dos arquivos digitais relativos aos processos físicos, arquivados provisoriamente, que aguardam decisão dos tribunais superiores.

§ 1º Os arquivos digitais deverão ser inseridos no Sistema em PDF único extraído do sítio dos referidos tribunais.

§ 2º Excluem-se do previsto neste artigo, no que couber, os documentos e os processos indicados nos parágrafos 1º e 2º do art. 7º e nos parágrafos 1º e 2º do art. 7º-A desta Portaria.

Art. 15-G. Finda a distribuição dos processos no PJe, a SUREC providenciará a intimação das partes e dos advogados nos termos da lei, para que verifiquem a conformidade daqueles com os respectivos processos físicos.

Parágrafo único. Os processos eletrônicos ficarão sob responsabilidade da SUREC até decisão de baixa.

Art. 15-H. As partes poderão suscitar eventual desconformidade do arquivo digital com a correspondente peça física no prazo de 15 (quinze) dias corridos, contados da intimação.

§ 1º Suscitada a desconformidade prevista no caput, os autos serão conclusos à unidade judicial para que decida sobre ela.

§ 2º Caberá à parte que alegar a desconformidade ou à unidade judicial que a reconhecer de ofício digitalizar novamente a peça física e inserir o respectivo arquivo digital no processo eletrônico.

Art. 15-I. Encerrada a verificação dos arquivos digitais, a SUREC emitirá certidão da conformidade entre os processos físico e eletrônico.

Art. 15-J. Ultrapassado o prazo para suscitar a desconformidade entre os processos físico e eletrônico, as partes serão intimadas para, em 45 (quarenta e cinco) dias corridos, retirarem as peças por elas juntadas ao processo físico.

§ 1º O Núcleo de Atendimento dos Arquivos - NUARQ ficará responsável pela guarda dos processos físicos durante o prazo de retirada das referidas peças.

§ 2º As partes deverão solicitar ao NUARQ, via e-mail , para retirada das peças.

§ 3º Retiradas as peças, o NUARQ encaminhará o processo físico ao Núcleo de Transferência de Custódia Arquivística - NUTARQ, que o remeterá à cooperativa de reciclagem para fragmentação.

Seção IV

Das disposições Gerais

Art. 16. A Coordenadoria-Geral de Tecnologia da Informação – CGTI e a Coordenadoria de Sistemas e de Estatísticas de 1ª Instância – COSIST prestarão apoio e capacitação às unidades judiciais no que se referir aos sistemas de cadastramento e de inserção de processos judiciais no PJe. (Alterado pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019)

Art. 16. A Coordenadoria-Geral de Tecnologia da Informação – CGTI, a Coordenadoria de Sistemas e de Estatísticas de 1ª Instância – COSIST e a Coordenadoria de Gestão de Sistemas de Segunda Instância – CGSIS prestarão apoio e capacitação às unidades judiciais no que se referir aos sistemas de cadastramento e de inserção de processos judiciais no PJe.

Art. 17. A unidade judicial deverá certificar o cumprimento integral da digitalização de autos físicos, bem como registrar o respectivo andamento de eliminação no Sistema de Acompanhamento de Processos de Primeira Instância – SISTJ Gráfico. (Alterado pela Portaria Conjunta 81 de 12/08/2019)

Art. 17. A unidade judicial deverá certificar o cumprimento integral da digitalização de autos físicos, bem como registrar o respectivo andamento de eliminação no Sistema de Acompanhamento de Processos de Primeira Instância – SISTJ Gráfico, no Sistema de Acompanhamento Processual de Segunda Instância – SISPL e nos demais sistemas informatizados de tramitação processual do TJDFT. (NR)

Art. 18. O procedimento disposto nesta Portaria aplica-se imediatamente aos processos atualmente arquivados em todas as Varas do Distrito Federal em decorrência da sua digitalização, inclusive aqueles em grau de recurso.

Art. 19. Fica revogada a Portaria Conjunta 99 de 4 de novembro de 2016, bem como a Portaria Conjunta 2 de 24 de janeiro de 2018.

Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Desembargador ROMÃO C. OLIVEIRA
Presidente
 

Desembargadora SANDRA DE SANTIS
Primeira Vice-Presidente
 

Desembargadora ANA MARIA DUARTE AMARANTE BRITO
Segunda Vice-Presidente
 

Desembargador HUMBERTO ADJUTO ULHÔA
Corregedor da Justiça

 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 25/02/2019, EDIÇÃO N. 39, FLS. 8/9. DATA DE PUBLICAÇÃO: 26/02/2019