Portaria Conjunta 46 de 09/04/2019

Institui o Malote Digital (Sistema Hermes) como meio de comunicação oficial entre as serventias extrajudiciais do Distrito Federal e entre elas e os órgãos públicos do Poder Judiciário, e dá outras providências.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 46 DE 09 DE ABRIL DE 2019

Institui o Malote Digital (Sistema Hermes) como meio de comunicação oficial entre as serventias extrajudiciais do Distrito Federal e entre elas e os órgãos públicos do Poder Judiciário, e dá outras providências.

O PRESIDENTE E A PRIMEIRA VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o contido no PA 20954/2018, CONSIDERANDO o disposto na Resolução 100 de 24 de novembro de 2009 e Provimento 25 de 12 de novembro de 2012, ambos do Conselho Nacional de Justiça;

RESOLVEM:

Art. 1º. As comunicações entre as serventias extrajudiciais e entre elas e o Poder Judiciário serão realizadas com a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital, nos termos desta Portaria.

Art. 2º. O Sistema Hermes - Malote Digital não será utilizado nas seguintes hipóteses:

I - quando o órgão destinatário não dispuser de cadastro no Malote Digital;

II - quando o sistema estiver temporariamente indisponível, enquanto esta situação perdurar, devendo o oficial, contudo, certificar o fato quando do envio do documento;

III - quando for necessária a remessa de documentos originais, os quais deverão ser encaminhados por via postal ou outro meio convencional;

IV - quando se tratar de cartas precatórias oriundas de outros Tribunais, essas deverão ser devolvidas pela serventia extrajudicial que recebeu o documento, pelo mesmo meio, com base na Portaria Conjunta 83 de 19 de julho de 2018;

V - quando se tratar de comunicações oriundas de processos que tramitam no PJe, caso em que deverão ser utilizadas as rotinas desenvolvidas e vinculadas a esse sistema processual digital.

Art. 3º. É vedado o emprego do Malote Digital para transmissão de documentos ou informações de interesse particular.

Art. 4º. É obrigatória a consulta diária ao Malote Digital, sendo de inteira responsabilidade do titular ou interino prover os meios necessários para viabilizar o regular uso e acesso ao sistema.

§ 1º. Considerar-se-á realizada a comunicação na data e hora do envio registrado no sistema.

§ 2º. Caso a comunicação seja registrada no sistema após o fim do horário de funcionamento da serventia extrajudicial, considerar-se-á realizada a comunicação no início do expediente do primeiro dia útil seguinte.

§ 3º. Quando o envio de documentos se der para atender o prazo, serão considerados tempestivos os transmitidos até as vinte e quatro horas do seu último dia.

§ 4º. Será considerada, para todos os efeitos, como comunicação feita pessoalmente ao oficial titular ou interino, a que for realizada por meio do Malote Digital.

Art. 5º. Os documentos anexados ao Malote Digital deverão, obrigatoriamente, ser gravados em PDF com todas as folhas em formato A4 e orientação vertical, e o seu tamanho não poderá ultrapassar o limite estabelecido no manual do Sistema (10MB).

§ 1º. Caso os documentos sejam fragmentados, esses deverão ser indexados e ordenados.

§ 2º. Os documentos recebidos, via Malote Digital, com erro na identificação do destinatário, incompletos ou ilegíveis serão devolvidos ao remetente pela unidade recebedora, pelo mesmo meio, informando o motivo da devolução.

Art. 6º. O usuário terá acesso ao Sistema Malote Digital por meio de login e senha individualizada, disponibilizados pela unidade de tecnologia do TJDFT.

§ 1º. Além do próprio oficial titular ou interino, cada serventia extrajudicial poderá indicar até cinco pessoas autorizadas a acessar e operar o sistema.

§ 2º. Os oficiais titulares ou interinos deverão enviar e-mail à unidade de correição extrajudicial da Corregedoria, contendo nome, CPF e e-mail pessoal do usuário a ser cadastrado, cabendo a essa unidade a análise e o posterior encaminhamento à unidade de tecnologia do TJDFT para a realização do cadastro.

§ 3º. É de exclusiva responsabilidade do titular ou interino a comunicação em tempo hábil, à unidade de correição extrajudicial da Corregedoria, para promover o cancelamento do cadastro de usuário, em caso de fim de vínculo empregatício com a serventia extrajudicial.

Art. 7º. A unidade de tecnologia do TJDFT disponibilizará ao servidor titular e ao substituto da unidade de correição extrajudicial da Corregedoria, o perfil de 'Usuário Malote Digital', para fiscalização do cumprimento da obrigação estabelecida no art. 4º dessa Portaria pelas serventias extrajudiciais do Distrito Federal.

Art. 8º. Os casos não previstos nesta Portaria serão submetidos à apreciação da Administração Superior do TJDFT.

Art. 9º. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Desembargador ROMÃO C. OLIVEIRA Presidente
Desembargadora

SANDRA DE SANTIS
Primeira Vice-Presidente Desembargador

HUMBERTO ADJUTO ULHÔA
Corregedor

 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 11/04/2019, EDIÇÃO N. 70, FLS. 6/7. DATA DE PUBLICAÇÃO: 12/04/2019