Portaria Conjunta 87 de 11/07/2023

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 87 DE 11 DE JULHO DE 2023

Regulamenta a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.

O PRESIDENTE, O PRIMEIRO VICE-PRESIDENTE E O SEGUNDO VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, em virtude de suas atribuições legais e regimentais e em vista do disposto nas Leis 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 11.419, de 19 de dezembro de 2006, e 12.527, de 18 de novembro de 2011; na Resolução 100, de 24 de novembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ; no Provimento CNJ 25, de 12 de novembro de 2012; nas Portarias Conjuntas 83 de 19 de julho de 2018 e 46 de 9 de abril de 2019 do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios; e com base no contido nos processos SEI 20954/2018, 16629/2018 e 17659/2018,

RESOLVEM:

Art. 1º Regulamentar a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I - Sistema Hermes - Malote Digital: solução de tecnologia da informação e comunicação adotada pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ para comunicação entre órgãos do Poder Judiciário e órgãos conveniados, a qual permite anexar e tramitar documentos com ou sem certificação digital;

II - gestor negocial: unidade organizacional responsável pela definição de processos de trabalho, requisitos, regras de negócio e níveis de serviço aplicáveis ao sistema;

III - gestor de suporte: unidade organizacional conhecedora dos recursos de tecnologia da informação e comunicação responsável por acionar os gestores técnicos quando necessário;

IV - gestor técnico: unidade organizacional responsável pelos recursos de tecnologia da informação e comunicação;

V - usuários: pessoas que utilizam os recursos de tecnologia da informação e comunicação do TJDFT e que se classificam em:

a) usuários internos: os que possuem vínculo funcional com o TJDFT;

b) usuários externos: os que não possuem vínculo funcional com o TJDFT e que, pela natureza de suas atividades, necessitam de cadastro prévio para uso dos recursos tecnológicos;

c) usuários visitantes: os que não se enquadram na classificação prevista nas alíneas anteriores e que necessitam de acesso eventual aos recursos tecnológicos;

VI - captura: incorporação de documento ao sistema por meio de digitalização, anexação e descrição, para remessa a órgãos destinatários.

CAPÍTULO II

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 3º As comunicações oficiais entre o TJDFT e os demais órgãos do Poder Judiciário são realizadas com a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital, nos termos desta Portaria.

§ 1º A comunicação de que trata o caput deste artigo não prejudica outros meios de comunicação eletrônica utilizados pelos sistemas processuais existentes nos órgãos do Poder Judiciário.

§ 2º O disposto no caput deste artigo não se aplica a:

I - hipóteses em que for necessária a remessa de documentos em suporte papel;

II - remessa de documentos eletrônicos que devam ser comunicados por meio de sistemas informatizados próprios.

§ 3º As comunicações oficiais entre o TJDFT e as serventias extrajudiciais por meio do Sistema Hermes - Malote Digital regem se pela Portaria Conjunta 46 de 9 de abril de 2019.

§ 4º O TJDFT pode disponibilizar a órgãos externos, mediante celebração de termo de cooperação técnica, o acesso e a utilização do Sistema Hermes - Malote Digital como instrumento de comunicação oficial entre o Tribunal e a instituição cooperada.

CAPÍTULO III

DA GESTÃO DO SISTEMA HERMES - MALOTE DIGITAL

Art. 4º A Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, por meio do Núcleo de Protocolo Administrativo - NUPRAD e do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos - NUGAD, é o gestor negocial do Sistema Hermes - Malote Digital.

§ 1º Ao NUPRAD, como gestor de negócios, compete:

I - dirimir dúvidas dos usuários sobre a operacionalização, a utilização e as funcionalidades do sistema;

II - acionar o gestor de suporte quando persistirem dúvidas sobre regras de negócio, funcionamento e operacionalização do sistema;

§ 2º Ao NUGAD, como gestor de suporte, compete:

I - acionar o gestor técnico do Sistema Hermes - Malote Digital no TJDFT a fim de sanar as dúvidas dos usuários sobre a operacionalização, a utilização e as funcionalidades do sistema, quando essas demandas não puderem ser atendidas pelo gestor de negócios;

II - acionar o gestor técnico nacional do Sistema Hermes - Malote Digital quando houver problema técnico não sanado pelas equipes de tecnologia da informação do TJDFT.

Art. 5º A Secretaria de Tecnologia da Informação - SETI é o gestor técnico do Sistema Hermes - Malote Digital no TJDFT, responsável por:

I - gerir a infraestrutura de hardware e de requisitos de software;

II - preservar a configuração do ambiente, da aplicação e da publicação para acesso externo;

III - manter atualizada a versão do sistema em uso;

IV - realizar o cadastro de usuários e de unidades organizacionais internas e externas.

CAPÍTULO IV

DA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA HERMES - MALOTE DIGITAL

Seção I

Do cadastramento dos usuários

Art. 6º As unidades das áreas de apoio direto à atividade judicante, com competência para expedir Carta Precatória ou receber Carta Precatória e de Ordem, serão cadastradas no Sistema Hermes - Malote Digital, mediante requisição ao Núcleo Central de Atendimento de Tecnologia da Informação - NUCATI pelo gestor da unidade, nos termos da Portaria Conjunta 83 de 19 de julho de 2018.

Art. 7º As unidades não abrangidas no art. 6º desta Portaria e ainda não cadastradas no Sistema Hermes - Malote Digital na data de publicação desta Portaria terão seus cadastros realizados mediante requisição ao NUCATI pelo gestor da unidade.

Art. 8º É obrigatória a consulta diária, durante o horário de expediente forense, ao Sistema Hermes - Malote Digital por parte das unidades organizacionais cadastradas no sistema.

Parágrafo único. Os gestores das unidades organizacionais do TJDFT são os responsáveis por prover os meios necessários para a regular utilização do sistema.

Art. 9º O acesso para os usuários do Sistema Hermes - Malote Digital bem como o cancelamento de acesso devem ser solicitados pelo gestor da unidade organizacional mediante abertura de ordem de serviço.

Seção II

Da recepção de documentos pelo Sistema Hermes - Malote Digital

Art. 10. As unidades organizacionais cadastradas no Sistema Hermes - Malote Digital receberão documentos mediante acesso individualizado ao sistema.

Art. 11. O documento recebido por meio do Sistema Hermes - Malote Digital que contenha erro na identificação do destinatário ou que esteja incompleto ou ilegível deve:

I - ser devolvido ao remetente pela unidade organizacional receptora, pelo mesmo meio, com exposição dos motivos da devolução; ou

II - ser encaminhado para a unidade correta, se possível a sua identificação na estrutura de destinatários, em se tratando de unidade interna ao TJDFT.

Parágrafo único. Caso o documento esteja endereçado a órgão externo, deve ser devolvido obrigatoriamente ao remetente pela unidade receptora.

Art. 12. Para a contagem de prazo, considera-se realizado o recebimento de documentos na data e hora do envio registrado no sistema, sendo tempestivos os documentos transmitidos até às 24 (vinte e quatro) horas do último dia do prazo.

Art. 13. As comunicações que forem encaminhadas ao TJDFT por meio de sistemas informatizados diversos dos definidos pelo Tribunal devem ser devolvidas pelas unidades receptoras aos remetentes com a indicação do sistema a ser utilizado para a tramitação do tipo documental.

§ 1º O recebimento de cartas precatórias será realizado por intermédio do Sistema PJe.

§ 2º Excepcionalmente, devidamente justificada a impossibilidade técnica de utilização do Sistema PJe, quando se tratar de medida urgente envolvendo o direito de ir e vir, a saúde pública ou suplementar, busca e apreensão de menor ou medidas protetivas de urgência, o recebimento das cartas precatórias poderá ser realizado por meio do e-mail najmirabete@tjdft.jus.br, do Núcleo de Atendimento ao Jurisdicionado do Fórum Júlio Fabbrini Mirabete - NAJMIRABETE.

§ 3º Na impossibilidade de aplicação do disposto no § 2º deste artigo, o recebimento poderá ser realizado por meio diverso.

Art. 14. Os documentos recebidos pelo Sistema Hermes - Malote Digital serão tratados pelas próprias unidades receptoras nos sistemas informatizados adequados à tramitação de documentos das áreas de apoio direto e indireto à atividade judicante do TJDFT.

Parágrafo único. Na tramitação dos documentos recebidos, devem ser observadas as regras de tratamento documental prescritas pelos planos de classificação de documentos em vigor e demais atos normativos pertinentes ao assunto.

Seção III

Da remessa de documentos pelo Sistema Hermes - Malote Digital

Art. 15. A remessa de documentos aos órgãos destinatários por meio do Sistema Hermes - Malote Digital é realizada diretamente pela unidade organizacional interessada, quando cadastrada no sistema, sem a participação da unidade de protocolo administrativo.

Parágrafo único. A remessa de documentos aos órgãos destinatários por meio do Sistema Hermes - Malote Digital pelas unidades organizacionais não cadastradas no sistema será realizada pela unidade de protocolo administrativo.

Art. 16. Havendo indisponibilidade do Sistema Hermes - Malote Digital no TJDFT ou no órgão destinatário, os documentos urgentes devem ser remetidos pela unidade organizacional interessada por outros meios, observadas as particularidades relacionadas à natureza dos documentos a serem enviados.

Art. 17. Os documentos capturados no Sistema Hermes - Malote Digital para remessa aos destinatários devem, obrigatoriamente, ser gravados em arquivo PDF com todas as folhas em formato A4 e orientação vertical, cujo tamanho não pode ultrapassar o limite estabelecido na versão em vigor do manual do sistema.

Parágrafo único. Caso os documentos sejam fragmentados, devem ser numerados e ordenados de forma a possibilitar a identificação da ordem sequencial de suas páginas.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18. É vedado o emprego do Sistema Hermes - Malote Digital para o envio ou o recebimento de documentos ou de informações de interesse particular.

Art. 19. A SETI disponibilizará software livre para que a própria unidade organizacional possa efetuar a fragmentação ou a concatenação de documentos para envio aos órgãos destinatários, respeitada a limitação do tamanho de arquivos estabelecida na versão em vigor do manual do sistema.

Art. 20. A utilização do Sistema Hermes - Malote Digital prevista no § 4º do art. 3º desta Portaria rege-se por termo de cooperação.

Art. 21. Fica convalidada a migração do Sistema de Procedimentos e Documentos Administrativos Web- SIPADWEB para o Sistema Eletrônico de Informações - SEI/TJDFT das seguintes séries documentais recepcionadas no Sistema Hermes - Malote Digital:

I - 02.09.01 - "Cessão de Magistrado/Servidor do TJDFT";

II - 01.06.09 - "Desenvolvimento de Campanhas Institucionais, Publicidade de Ações".

Art. 22. A série documental 08.08.14 - "Recebimento de Solicitação de Antecedentes Infracionais", recepcionada no Sistema Hermes - Malote Digital, será migrada para o SEI.

Art. 23. Ficam descontinuadas no SIPADWEB as seguintes séries documentais que deverão ser encaminhadas diretamente por meio do Sistema Hermes - Malote Digital:

I - 08.01.19 - "Recebimento de Solicitação de Averbação de Registro Público no TJDFT";

II - 08.01.20 - "Recebimento de Informação sobre Averbação de Registro Público Solicitada pelo TJDFT".

Art. 24. Os casos não previstos nesta Portaria serão submetidos à apreciação da Administração Superior do TJDFT.

Art. 25. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 26. Ficam revogadas:

I - a Portaria Conjunta 111 de 17 de novembro de 2015;

II - as seguintes Portarias SEGD:

a) 6 de 20 de abril de 2017;

b) 8, 9, 10, 11, 12, 13 e 14, todas de 6 de outubro de 2017;

c) 16, 17, 18, 19 e 20, todas de 14 de dezembro de 2017.

Desembargador CRUZ MACEDO
Presidente

Desembargador ANGELO PASSARELI
Primeiro Vice-Presidente

Desembargador SÉRGIO ROCHA
Segundo Vice-Presidente

Desembargador J. J. COSTA CARVALHO
Corregedor

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 14/07/2023, EDIÇÃO N. 131, FLS. 8-13, DATA DE PUBLICAÇÃO: 17/07/2023