Portaria GPR 617 de 07/05/2014

Define as diretrizes relativas à atuação do Escritório de Processos no âmbito do TJDFT.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência

PORTARIA GPR 617 DE 7 DE MAIO DE 2014

Define as diretrizes relativas à atuação do Escritório de Processos no âmbito do TJDFT.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO que a Resolução nº 1/2010 aprovou o Plano Estratégico do TJDFT (PE) – 2010 a 2016 e estabeleceu a iniciativa estratégica implantar a gestão de processos de trabalho no TJDFT.

CONSIDERANDO a necessidade de modernizar e aperfeiçoar a gestão dos processos de trabalho do Tribunal, com vistas a otimizar suas rotinas e prestar melhores serviços ao jurisdicionado.

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Escritório de Processos de Trabalho (EPT) do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – TJDFT como forma de atuação do Serviço de Gestão de Processos de Trabalho – SERPOT, vinculado à Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica – SEPG.

Parágrafo único. O EPT tem por objetivo promover melhorias nos processos de trabalho, atuando como agente de mudança, a fim de contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos do TJDFT.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I – processo de trabalho – ações e operações contínuas e repetitivas que servem para produzir um bem ou serviço de valor para a organização;

II – gestão de processos de trabalho – conjunto de técnicas utilizadas para a racionalização dos processos. Engloba mapeamento das atividades executadas, análise, implantação de melhorias, criação de indicadores de desempenho e monitoramento dos resultados obtidos;

III – cadeia de valor – representação gráfica dos macroprocessos desempenhados pela organização;

IV – guardião do processo – responsável por acompanhar o desempenho e os resultados do processo, a fim de viabilizar a sua melhoria contínua;

V – gestor – papel representado pelos gestores das unidades organizacionais;

VI – patrocinador – gestor responsável por viabilizar decisões e recursos para o alcance de resultados da iniciativa de melhoria;

VII – escritório de processos de trabalho – área que atua como agente de mudança na organização, a fim de engajar pessoas e promover melhorias nos processos de trabalho;

VIII – projeto de melhorias de processos de trabalho (PMPT) – esforço temporário empreendido para alcançar ganhos significativos de desempenho nos processos de trabalho da organização;

IX – portfólio de projetos de melhorias de processos de trabalho – conjunto de projetos de melhorias de processos de trabalho.

X – notação BPMN (Business Process Model and Notation) – linguagem que visa facilitar o entendimento dos processos de trabalho de uma organização por meio da utilização de diagramas gráficos.

Art. 3º São atribuições do Escritório de Processos de Trabalho:

I – desenvolver, implementar e atualizar a metodologia de gestão de processos de trabalho;

II – padronizar ferramentas e técnicas utilizadas em gestão de processos;

III – gerenciar a Cadeia de Valor do Tribunal e propor iniciativas de melhoria nos processos de trabalho considerados críticos;

IV – disseminar a cultura de gestão de processos de trabalho e promover ampla divulgação na Casa;

V – propor a inclusão de PMPTs no Plano de Administração do TJDFT;

VI – propor à Escola de Administração Judiciária a realização de ações educacionais relativas à gestão de processos de trabalho aos gestores e demais servidores;

VII – gerenciar os Projetos de Melhorias de Processos de Trabalho;

VIII – propor a divulgação de ações, iniciativas e resultados afetos aos PMPTs;

IX – gerir o Portfólio de Projetos de Melhoria de Processos de Trabalho;

X – articular a implantação de melhorias nos processos com as áreas competentes.

Art. 4º São papéis fundamentais nas iniciativas de melhoria:

I – guardião do processo;

II – gestor;

III – patrocinador.

Parágrafo único. O Escritório de Processos de Trabalho poderá assumir o papel de Guardião do Processo excepcionalmente.

Art. 5º Compete ao Guardião do Processo:

I – monitorar desempenho, riscos e a conformidade do processo;

II – conduzir reunião de análise e priorização de melhorias;

III – articular a execução do plano de ação para a implantação das melhorias priorizadas.

Art. 6º Compete ao Gestor:

I – definir os ganhos almejados na iniciativa de melhoria;

II – prover informações sobre o desempenho e funcionamento do processo;

III – propor e validar propostas de melhorias a serem implantadas;

IV – priorizar melhorias, bem como apoiar sua implantação;

V – promover aderência ao padrão de execução do processo.

Art. 7º Compete ao Patrocinador:

I – aprovar os ganhos almejados na iniciativa de melhoria;

II – aprovar a priorização das melhorias a serem implantadas;

III – designar Guardião do Processo;

IV – garantir a disponibilidade de recursos necessários para a condução da iniciativa de melhoria, tais como: humanos, financeiros, tecnológicos, entre outros.

Art. 8º O Escritório de Processos de Trabalho receberá as solicitações de melhoria de processos de trabalho por meio de Processo Administrativo - PA;

§ 1º O PA deverá ser instruído por meio de formulário específico, a ser disponibilizado na intranet, contendo, dentre outras, as seguintes informações:

I – objetivo da iniciativa de melhoria, com indicação clara do processo de trabalho a ser melhorado;

II – indicação das áreas envolvidas;

III – patrocinador da iniciativa de melhoria.

§ 2º O EPT analisará a solicitação e verificará a viabilidade de atendimento.

§ 3º Caberá a SEPG a priorização do atendimento das demandas, considerando a viabilidade de atendimento indicada pelo escritório.

Art. 9º O Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios adota a notação BPMN para modelagem de seus processos de trabalho.

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador GETÚLIO DE MORAES OLIVEIRA
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Este texto não substitui o disponibilizado no DJ-e de 14/05/2014, Edição N. 87, FlS. 06-09. Data de Publicação: 15/05/2014