Portaria GPR 621 de 07/05/2014

Atualiza as diretrizes relativas ao Gerenciamento de Projetos Estratégicos no âmbito do TJDFT e institui o Processo de Gestão de Projetos Estratégicos – PGPE.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência

PORTARIA GPR 621 DE 7 DE MAIO DE 2014

Atualiza as diretrizes relativas ao Gerenciamento de Projetos Estratégicos no âmbito do TJDFT e institui o Processo de Gestão de Projetos Estratégicos – PGPE.

 

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º Definir as normas e procedimentos para o gerenciamento de projetos estratégicos e instituir o Processo de Gestão de Projetos Estratégicos – PGPE.

Art. 2º O PGPE do TJDFT respeitará as premissas de integração, comunicação e colaboração entre os envolvidos nos projetos estratégicos, bem como atenderá aos princípios norteadores da gestão de projetos.

Art. 3º Os conceitos, práticas, artefatos e ferramentas necessárias ao gerenciamento de projetos no TJDFT estão previstos no PGPE, publicado na intranet para consulta dos envolvidos nos projetos estratégicos.

Art. 4º O PGPE será revisado, anualmente, pela unidade de projetos da Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica - SEPG, observando-se a evolução da prática do gerenciamento dos projetos e os fatores externos ao Tribunal.

Art. 5º Os gestores e gerentes de projetos poderão propor à SEPG a adequação do PGPE às especificidades e ao perfil operacional de cada área, observadas as premissas e princípios norteadores constantes do artigo 2º.

Art. 6º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I – Projeto – esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado específico;

II – Projeto estratégico – projeto cujo resultado contribui para o atingimento dos objetivos estratégicos do TJDFT;

III – Programa - conjunto de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios estratégicos e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente;

IV – Portfólio de projetos –conjunto de projetos e programas que visa atingir os objetivos estratégicos do TJDFT;

V – Escritório de projetos – entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos estratégicos.

Art. 7º O portfólio de projetos corresponde ao Plano de Administração vigente.

Art. 8º O PGPE aplica-se, obrigatoriamente, aos projetos estratégicos do TJDFT e constantes do Plano de Administração.

Art. 9º A oficialização do projeto dar-se-á mediante:

I - Termo de Abertura do Projeto – TAP – assinado pelo gestor, gerente e gerente substituto, quando tratar-se de projetos novos, ou seja, projetos cujo planejamento ou execução ainda não foram iniciados.

II - Termo de Vinculação do Projeto – TVP – assinado pelo gestor e gerente do projeto, quando tratar-se de projetos em andamento, sob gestão de unidade administrativa específica e que não esteja contido no portfólio de projetos.

§ 1º A oficialização do projeto consiste na sua vinculação automática ao portfólio de projetos do Tribunal e, consequentemente, ao Plano de Administração vigente.

§ 2º Os projetos estratégicos não finalizados durante o Plano de Administração anterior e que não forem formalmente desvinculados, continuarão a compor o portfolio de projetos e manterão suas respectivas siglas e nomenclaturas. Neste caso, os projetos poderão ser revisados no que tange a escopo, prazo, custo, qualidade e/ou recursos, a critério da administração.

§ 3º A SEPG cadastrará o projeto estratégico no sistema de gestão de projetos, bem como instaurará processo administrativo específico, o qual conterá toda a documentação relativa às fases de planejamento, execução e acompanhamento do projeto estratégico.

Art. 10. O encerramento do projeto dar-se-á por meio da assinatura do Termo de Encerramento do Projeto – TEP, assinado pelo gestor, gerente e gerente substituto, com posterior homologação do Presidente do TJDFT.

§ 1º O projeto será considerado encerrado quando o produto previsto do projeto tiver sido entregue ou quando esse for cancelado.

§ 2º A transferência da gestão do produto do projeto para outra unidade administrativa deverá ser pactuada antes do encerramento formal do projeto, devendo os termos e condições de repasse ser registrados no TEP. Neste caso, o gestor da unidade administrativa que irá receber o produto deverá assinar o TEP.

Art. 11. A desvinculação de um projeto do portfólio dar-se-á por meio da assinatura do Termo de Desvinculação do Projeto - TDP, assinado pelo gestor e gerente do projeto, com posterior homologação do Presidente do TJDFT.

Parágrafo único. O processo administrativo do projeto desvinculado do portfólio deverá, após homologação do Presidente, retornar à SEPG para que possa ser encaminhado à unidade gestora responsável para acompanhamento e execução das atividades remanescentes.

Art. 12. Cabe aos gestores de projetos:

I - indicar, em até três dias úteis após solicitação da SEPG, um gerente e o respectivo substituto para cada projeto estratégico;

II – indicar, em até três dias úteis, novo gerente ou gerente substituto, caso haja necessidade de mudança na gerência do projeto;

III – avaliar e assinar o Termo de Abertura do Projeto – TAP, quando pertinente;

IV – avaliar e assinar o Termo de Vinculação do Projeto – TVP, quando pertinente;

V – avaliar e assinar o Termo de Desvinculação do Projeto – TVP, quando pertinente;

VI – avaliar e assinar o Termo de Encerramento do Projeto – TEP;

VII – solicitar aos setores competentes as informações necessárias à execução das atividades de planejamento, execução e término dos projetos estratégicos;

VIII – manter-se atualizados quanto às práticas de gerenciamento de projetos da Casa, participando, quando necessário, dos eventos de capacitação promovidos pela SEPG.

Art. 13. Cabe aos gerentes de projetos:

I - elaborar e assinar o Termo de Abertura do Projeto – TAP, quando pertinente;

II - elaborar e assinar o Termo de Vinculação do Projeto – TVP, quando pertinente;

III - elaborar e assinar o Termo de Desvinculação do Projeto – TVP, quando pertinente;

IV – elaborar e assinar o Termo de Encerramento do Projeto – TEP;

V - elaborar e manter atualizada a Estrutura Analítica do Projeto – EAP;

VI - elaborar e manter atualizado o cronograma do projeto, articulando-se junto às demais áreas envolvidas para validação das atividades, prazos e recursos necessários à consecução do projeto;

VII – prestar as informações solicitadas pela SEPG referentes ao projeto estratégico sob sua gestão;

VIII - solicitar aos setores competentes as informações necessárias à execução das atividades de planejamento, execução e término dos projetos estratégicos;

IX - Informar à SEPG, com antecedência de três dias úteis, os afastamentos que o impeçam de exercer as atividades vinculadas aos projetos.

X - participar dos eventos de capacitação promovidos pela SEPG.

§ 1º O servidor indicado para assumir o papel de gerente de projeto estratégico deverá ter capacitação mínima de vinte horas em Gestão de Projetos, comprovada por meio dos registros funcionais do servidor, salvo quando não houver servidores habilitados na unidade administrativa.

§ 2º A permanência de servidor sem a capacitação mínima exigida para exercer o papel de gerente de projeto será permitida até que seja concluída a primeira ação de capacitação ofertada pelo Tribunal após sua indicação formal. Após esse prazo, somente será permitida a sua atuação como gerente de projeto estratégico com a autorização da Presidência do TJDFT.

§ 3º Não será permitido que um servidor gerencie ou substitua a gerência de mais de dois projetos estratégicos, salvo quando autorizado pelo Presidente do Tribunal.

§ 4º Aplicam-se ao gerente substituto todas as atribuições, responsabilidades e exigências deste artigo. A assinatura dos documentos previstos no PGPE pelo gerente substituto será necessária somente quando o gerente de projeto titular estiver formalmente ausente do Tribunal, com exceção do TAP, que deverá ser assinado por ambos.

Art. 14. A SEPG promoverá o alinhamento entre as unidades gestoras do Tribunal, a fim de garantir os recursos necessários à execução dos projetos estratégicos contemplados no Plano de Administração, observadas as seguintes diretrizes:

I - à área de orçamento e finanças caberá a confirmação da reserva dos recursos estimados para a execução integral da cada projeto estratégico;

II - à área de gestão de pessoas caberá a confirmação dos quantitativos de recursos humanos necessários à consecução dos projetos estratégicos;

III - à área de tecnologia da informação caberá estimar e alocar o quantitativo de recursos necessários ao atendimento das demandas relativas a desenvolvimento de software, ajustar e preparar a infraestrutura, avaliar as necessidades de aquisição de hardware e software bem como disponibilizar equipamentos conforme a demanda de cada projeto estratégico;

IV - à área de recursos materiais caberá priorizar o agendamento das licitações e prever a disponibilização tempestiva dos objetos e materiais demandados pelos projetos estratégicos.

Art. 15. A SEPG divulgará, em até cinco dias úteis após a indicação prevista no inciso I do art. 12, cronograma de capacitação dos gerentes e substitutos de projetos estratégicos para utilização do PGPE.

Parágrafo único. A capacitação para utilização do PGPE tem como objetivo apresentar, com detalhes, o processo vigente para acompanhamento e gestão de projetos do TJDFT e não corresponde à capacitação em Gestão de Projetos exigida para que o servidor assuma o papel de gerente de projeto.

Art. 16. A documentação relativa à fase de planejamento do projeto deverá ser remetida à SEPG em até dez dias úteis após a capacitação para utilização do PGPE e será composta de:

a) Plano Geral do Projeto – PGP;

b) Estrutura Analítica do Projeto – EAP;

c) Cronograma do projeto.

§ 1º Todas as áreas deverão apresentar cronograma validado pelo gestor do projeto estratégico, em que constará data prevista da disponibilização do respectivo recurso ou de suas parcelas ao longo da execução do projeto.

§ 2º A SEPG analisará a documentação e solicitará a correção ou complementação das informações, caso necessário, ficando a oficialização do projeto pendente até que a documentação seja regularizada.

Art. 17. Após a conclusão da fase de planejamento do projeto, as seguintes diretrizes deverão ser observadas:

a) os projetos cujo prazo de finalização ultrapasse o período de vigência do Plano de Administração deverão ser encaminhados no respectivo processo administrativo para aprovação da Presidência do TJDFT;

b) quaisquer ajustes que impliquem em alterações de escopo, aumento de custo ou na postergação do prazo de finalização do projeto para data posterior ao do Plano de Administração vigente deverão ser justificados e encaminhados para apreciação do Presidente do Tribunal, por meio de parecer da SEPG no procedimento administrativo correspondente ao projeto estratégico;

c) os ajustes que não incidam sobre os itens mencionados na alínea “a” poderão ser solicitados por meio eletrônico no Portal de Projetos e serão analisados pela SEPG.

Art. 18. Fica estabelecido o último dia útil do mês corrente como prazo máximo para que o gerente registre, no Portal de Projetos, as informações sobre o andamento do projeto sob sua responsabilidade.

§ 1º As informações sobre o andamento do projeto deverão ser prestadas à medida que as atividades previstas no cronograma são executadas, podendo a SEPG, a qualquer tempo, baseada nas informações disponíveis no Portal de Projetos, solicitá-las. Neste caso, fica estabelecido o prazo de um dia útil após a solicitação para o envio ou atualização das informações.

§ 2º Os gestores e os gerentes poderão, a qualquer tempo, solicitar apoio para adequação ou intervenção nos respectivos projetos.

§ 3º A SEPG, nos termos do PGPE, orientará os gerentes e disponibilizará o ambiente eletrônico para envio das informações sobre a situação do projeto; se houver indisponibilidade do sistema, as informações poderão ser enviadas por e-mail ou memorando.

Art. 19. A SEPG instaurará processo administrativo específico para cada projeto estratégico, observados os seguintes casos:

I - as solicitações de produtos e serviços vinculados aos projetos estratégicos serão realizadas em PA distinto, que será instaurado pela unidade gestora do projeto;

II - o gerente de projeto deverá informar a abertura de PAs vinculados ao projeto estratégico;

III - após análise da SEPG, os PAs vinculados a projeto estratégico receberão o selo de Projeto Estratégico e terão prioridade na tramitação;

IV - a SEPG encaminhará mensalmente à Secretaria de Orçamento e Finanças - SEOF a relação atualizada de procedimentos administrativos vinculados a projetos estratégicos;

V - a SEOF encaminhará mensalmente à SEPG o orçamento disponível para cada projeto estratégico bem como os préempenhos, as notas de empenho e as ordens bancárias a ele vinculados;

VI - O arquivamento de um processo administrativo de projeto estratégico somente poderá ser solicitado pela SEPG;

VII - O processo administrativo de projeto estratégico não poderá ser apensado a outro procedimento administrativo da Casa, podendo processos administrativos vinculados ao projeto estratégico serem apensados a este, desde que haja anuência da SEPG.

§1º A SEPG elaborará Relatório Consolidado Mensal - RCM, do qual constarão as informações referentes aos projetos estratégicos, bem como a publicação dele na internet e na intranet.

§2º Sempre que necessário, a SEPG convocará gestores e gerentes de projetos para reuniões e promoverá visitas técnicas para verificar os produtos vinculados a estes.

Art. 20. A SEPG encaminhará à Presidência, mensalmente, relatório sobre a execução de cada projeto estratégico.

Art. 21. Revoga-se a Portaria GPR 76, de 24 de janeiro de 2012.

Art. 22. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador GETÚLIO DE MORAES OLIVEIRA
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

Este texto não substitui o disponibilizado no DJ-e de 14/05/2014, Edição N. 87, FlS. 09-13. Data de Publicação: 15/05/2014