Portaria GPR 1734 de 18/07/2017

Institui a política de estoque do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

 Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência

PORTARIA GPR 1734 DE 18 DE JULHO DE 2017


Institui a política de estoque do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.


O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS , no uso de suas competências legais e tendo em vista o disposto no Acórdão 2.743/2015-TCU-Plenário,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a política de estoque do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT, a fim de nortear a gestão de estoque de materiais e respectivas aquisições.

 

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES


Art. 2º A gestão de estoque no âmbito do TJDFT observará a política estabelecida nesta Portaria, bem como as disposições constitucionais, regulamentares e regimentais vigentes.

Art. 3º Para fins desta Portaria, considera-se:

I - administração: órgão, entidade ou unidade administrativa pela qual a Administração Pública opera e atua concretamente;

II - unidade gestora de material: unidade com competência para formalizar pedidos de aquisição de bens para suprir a necessidade específica da unidade ou do órgão;

III - unidade requisitante: unidade administrativa ou judicial que formaliza eletronicamente a requisição de bens de consumo ou permanente aos setores responsáveis pelo armazenamento e distribuição dos respectivos bens;

IV - estoque: toda e qualquer porção armazenada de material, com valor econômico para a organização, que é reservada para emprego em momento futuro, quando se mostrar necessária às atividades organizacionais;

V - estoque de segurança: estoque adicional, capaz de cobrir situações imprevisíveis ao gestor;

VI - reserva técnica: bens permanentes adquiridos para substituição de materiais defeituosos, acomodação de novos servidores ou implantação de novas unidades;

VII - material de consumo: todo artigo, item, peça ou gênero que, em razão de uso, perca sua substância, sua identidade física ou suas características individuais, considerando os seguintes critérios:

a) durabilidade: quando, em uso normal, o material perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

b) fragilidade: quando a estrutura do material for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;

c) perecibilidade: quando o material está sujeito a modificações, químicas ou físicas, ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;

d) incorporabilidade: quando o material está destinado à incorporação a outro bem e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal;

e) transformabilidade: quando o material for adquirido para fim de transformação; e

f) finalidade: quando o material for adquirido para consumo imediato ou para reposição;

VIII - material de consumo de uso comum: material de consumo necessário à atividade de todas as unidades administrativas, que deve ser estocado no almoxarifado;

IX - material de consumo de uso específico: material de consumo necessário exclusivamente à atividade de determinada unidade administrativa, estocado no almoxarifado ou em depósito próprio;

X - material de consumo de uso imediato: material cuja demanda é imprevisível, para o qual não são definidos parâmetros para ressuprimento e que não deve ser mantido no almoxarifado;

XI - almoxarifado: local no qual são armazenados os bens de consumo, de uso comum ou específico;

XII - material permanente: material que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem durabilidade superior a dois anos;

XIII - depósito de bens permanentes (ou depósito patrimonial): espaço reservado para o armazenamento de materiais permanentes usados, reaproveitáveis ou para desfazimento e de bens novos em reserva técnica;

XIV - planejamento das aquisições: instrumento de gestão que permite o desenvolvimento de estratégias para auxiliar na tomada de decisão e que envolve considerações sobre "quando", "como", "o que", "por que" e "quanto" adquirir;

XV - catálogo de materiais e serviços: relação ou lista metódica que inclui descrição, codificação, tipo, grupo e classe dos materiais e serviços adquiridos ou contratados pelo TJDFT;

XVI - armazenagem: etapa da gestão de materiais que compreende a guarda do material em local que permita o controle de sua preservação em condições de segurança, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do TJDFT.

Art. 4º A política de estoque do TJDFT rege-se pelos seguintes princípios:

I - legalidade;

II - isonomia;

III - moralidade;

IV - compromisso com a ética e a transparência;

V - motivação;

VI - sustentabilidade;

VII - segurança jurídica;

VIII - interesse público;

IX - economicidade e eficiência.

Art. 5º São diretrizes da política de estoque do TJDFT:

I - observância aos princípios da boa governança e da gestão de materiais;

II - incentivo à adoção de práticas sustentáveis;

III - alinhamento às diretrizes, ao Plano Estratégico e aos planos de administração do TJDFT;

IV - cooperação e alinhamento entre as unidades gestoras, tendo em vista a gestão de estoque e o planejamento das aquisições respectivas;

V - uso consciente e racional dos recursos públicos.

Art. 6º São objetivos da política de estoque do TJDFT:

I - estimular a gestão de estoque e o planejamento das aquisições de materiais diante da expansão do processo eletrônico;

II - promover maior eficiência e eficácia na cadeia logística de fornecimento de materiais, de modo a reduzir o estoque mínimo e a reserva técnica de bens permanentes em estoque;

III - estimular novas práticas de gestão sustentável, de maneira a prevenir riscos ambientais e gastos desnecessários, considerando o ciclo de vida dos materiais adquiridos e em estoque;

IV - estimular a transparência no processo de aquisição de materiais e na estocagem;

V - disseminar e estimular o consumo racional e consciente de materiais.

Art. 7º São instrumentos institucionais da política de estoque do TJDFT:

I - Plano Estratégico;

II - Plano de Contratações;

III - Plano de Logística Sustentável;

IV - Política de Sustentabilidade de Contratações de Bens e Serviços;

V - Assessoria de Governança de Aquisições;

VI - Secretaria de Recursos Materiais;

VII - Comitê de Análise Prévia;

VIII - Manual da Governança de Aquisições;

IX - Indicadores de Estoque.

 

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS


Art. 8º Compete à Administração Superior do TJDFT estabelecer diretrizes e proporcionar, entre outros, os seguintes instrumentos adequados à efetiva gestão de estoque:

I - espaço físico adequado;

II - estrutura de pessoal qualificado dimensionada à realidade;

III - sistema informatizado para controle de bens;

IV - painel business intelligence de gestão de bens.

Art. 9º Compete à Assessoria de Governança de Aquisições:

I - manter atualizada a política de estoque, de acordo com as diretrizes do Tribunal;

II - estabelecer, avaliar e monitorar indicadores de gestão para atendimento desta política;

III - analisar os relatórios de desempenho dos indicadores e aprovar as providências de adequação;

IV - manter atualizados os responsáveis pelas unidades gestoras de materiais quanto à evolução do processo eletrônico no Tribunal (PJ-e e SEI), de maneira que as aquisições e o estoque sejam dimensionados à realidade;

V - fomentar a inclusão de requisitos de qualidade e sustentabilidade nas aquisições e gestão de estoque do TJDFT;

VI - fomentar o comportamento ético, as práticas legais de operação de estoque e o desenvolvimento de canais de diálogo transparentes na interação com as partes interessadas.

Art. 10. Compete à Secretaria de Recursos Materiais:

I - zelar pela aplicabilidade desta política;

II - estabelecer metodologias de gestão sustentável de materiais;

III - monitorar o desempenho dos indicadores desta política, em parceria com a Assessoria de Governança de Aquisições;

IV - orientar a inclusão de requisitos de qualidade e sustentabilidade nas especificações das aquisições, observadas as boas práticas de outros órgãos e a legislação pertinente;

V - aperfeiçoar de forma contínua a gestão de materiais e a qualidade do gasto público com estoque e aquisições de materiais, mantendo o alinhamento às diretrizes estabelecidas;

VI - realizar monitoramento e avaliação dos dados inseridos no sistema informatizado de gestão de bens de consumo e
permanentes.

VII - promover, junto aos setores responsáveis pela comunicação social e sustentabilidade campanha de sensibilização sobre o consumo consciente.

Art. 11. Compete às unidades gestoras de materiais:

I - manter atualizados os catálogos de materiais e planos de compras, observando critérios de sustentabilidade;

II - promover a padronização de materiais a constar no catálogo;

III - aprimorar o processo de planejamento das aquisições, com destaque para a fase de levantamento de necessidades e estudos técnicos preliminares para melhor utilização dos recursos orçamentários;

IV - avaliar, de modo fundamentado, as reais necessidades de estocagem de materiais, tendo em vista o consumo, os gastos, os critérios objetivos de garantia e a vida útil dos materiais;

V - executar tempestivamente os procedimentos necessários ao abastecimento do estoque e da reserva técnica, de forma a garantir o fornecimento eficiente às unidades do TJDFT;

VI - realizar monitoramento mensal e anual dos impactos econômicos e ambientais dos materiais em estoque, por meio de sistema informatizado;

VII - manter a organização física dos espaços utilizados para guarda de material, em função da quantidade de itens em estoque, e a disposição adequada ao fácil manuseio;

VIII - realizar avaliações periódicas para a verificação do estado dos materiais e bens, com o objetivo de evitar, reparar e substituir aqueles que estiverem danificados ou com o prazo de validade vencido;

IX - manter o registro atualizado das informações que formam a base de dados do sistema informatizado;

X - avaliar a forma mais vantajosa de aquisição para o TJDFT, de modo a evitar a estocagem desnecessária de materiais;

XI - ser responsável pela guarda, utilização e conservação dos bens em estoque.


CAPÍTULO III
DO PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES E DA GESTÃO DE ESTOQUE


Art. 12. O planejamento das aquisições de materiais de uso comum será realizado pelas unidades responsáveis pelo almoxarifado central e depósito de bens patrimoniais, em atendimento aos prazos constantes do Regimento Interno Administrativo da Secretaria do TJDFT - RIA e com vista ao suprimento para o período de até dezoito meses, a ser viabilizado no exercício seguinte.

Art. 13. No planejamento das aquisições para suprimento de estoque e recomposição da reserva técnica deverão constar estudos preliminares com os relatórios de consumo das médias mensais dos últimos cinco anos, quando houver registros e pertinência, e os saldos de estoque dos materiais, com a devida justificativa, além de estudos sobre as condições de armazenagem e de validade dos materiais.

Parágrafo único. As aquisições referidas no caput deste artigo devem ser realizadas, sempre que possível, por meio do sistema de registro de preços, de forma parcelada.

Art. 14. Os bens permanentes destinados à substituição imediata e ao atendimento de urgências, nos casos devidamente justificados, constituirão a reserva técnica, cuja aquisição deverá ser processada, preferencialmente, por meio do sistema de registro de preços.

Art. 15. O percentual de reserva técnica por tipo de bem e a periodicidade para recomposição serão definidos anualmente em função da análise da série histórica de utilização de bens de uso permanente, de demandas não previsíveis e urgentes dependentes da Administração Superior e também de estudos de vida útil do produto.

Art. 16. O planejamento de aquisições para substituição de bens permanentes de uso comum observará o levantamento de necessidades das unidades do TJDFT, tomando-se por base avaliação da série histórica, estudos sobre a vida útil dos produtos, visitas técnicas e pedidos registrados em sistema informatizado.

Art. 17. As demandas referentes a mobiliário e outros materiais de uso comum surgidas em virtude de alteração ou criação de novos leiautes e com destinação diversa daquela informada no art. 14 desta Portaria observarão as necessidades listadas em projetos arquitetônicos e a obrigatoriedade de envio da demanda às unidades responsáveis pela gestão dos respectivos bens com a antecedência mínima de três meses da data prevista para finalização do leiaute, a fim de que seja providenciada a aquisição por meio das atas de registro de preços vigentes.

Parágrafo único. Quando não houver ata de registro de preços vigentes ou saldo remanescente suficiente para suprir a demanda informada no caput deste artigo, o envio às unidades responsáveis pela gestão dos bens deverá ocorrer com antecedência mínima de seis meses, para que seja providenciada nova licitação.

Art. 18. O planejamento das aquisições de materiais de uso específico, em especial os relativos a "manutenção predial", "manutenção veicular", "telefonia e informática", "insumos gráficos", "copa e cozinha", "médico-hospitalar", "proteção e prevenção", "artigos de decoração, dormitório, material médico e odontológico, vestuário em geral", "material para cerimonial, divulgação de eventos", ou quaisquer outros que necessitem de espaço para estocagem, será realizado pelas unidades gestoras ou responsáveis pelo uso dos respectivos materiais, observados os prazos do RIA e as disposições desta política.

Art. 19. A unidade responsável pela estocagem do material informará a quantidade existente em estoque, com vistas a subsidiar as unidades administrativas na definição das quantidades a adquirir e na especificação dos materiais.

Art. 20. A inclusão de qualquer material de consumo no rol de estocáveis somente será efetivada se atendidos os seguintes requisitos:

I - condições de guarda e armazenamento no depósito do almoxarifado que permitam manter o material em perfeitas condições de uso;

II - necessidade de utilização do material de forma continuada;

III - inexistência de características no material que possam representar risco para as pessoas, para as instalações físicas ou para a própria conservação dos produtos armazenados.

Art. 21. Por ocasião do planejamento da aquisição de materiais, caberá às unidades administrativas visitar a unidade responsável pela guarda dos bens para verificar se as condições ambientais do local são adequadas para o armazenamento pretendido, firmando termo formal no processo administrativo correspondente à contratação pretendida.

Art. 22. Cabe às unidades administrativas responsáveis pela compra de materiais ou equipamentos que ensejem guarda temporária cientificar, formalmente e com antecedência, a unidade responsável pelo armazenamento para que esta possa reservar o espaço devido.

Art. 23. Cabe às unidades que utilizam espaço para estoque ou guarda de materiais específicos realizar a gestão do consumo respectivo, respaldados em relatórios emitidos pelo sistema informatizado de gestão de materiais, de forma a evitar desperdício de recursos públicos e acúmulo de bens no espaço.

Art. 24. O aumento ou a diminuição do consumo médio de materiais de uso específico e a não utilização de determinado material deverão ser comunicados à unidade responsável pela estocagem para controle do espaço e demais providências pertinentes.

Art 25. Havendo normas que impliquem aumento da demanda de um bem de consumo de uso comum, a unidade responsável pela guarda dos materiais deverá ser formalmente notificada.

Art. 26. A unidade responsável pelos serviços gráficos do TJDFT deverá atuar em conjunto com a unidade responsável pelo fornecimento de materiais de expediente e escritório, de modo a redimensionar a produção e o estoque de materiais de acordo com o consumo do Tribunal, observando periodicamente a evolução do processo eletrônico e a digitalização de documentos, a fim de evitar desperdício de materiais.

Art. 27. Deve-se evitar a compra volumosa de materiais sujeitos a perda de suas características normais em curto ou médio espaço de tempo, bem como daqueles propensos a obsolescência, como canetas esferográficas, materiais de informática em geral e impressos sujeitos a serem alterados ou suprimidos.

Art. 28. A entrega e a montagem de materiais e equipamentos adquiridos deverão ocorrer, de preferência, diretamente nos respectivos locais indicados pela unidade gestora, em quaisquer das edificações e dependências do TJDFT, conforme prazos e programações estabelecidos e constantes dos pedidos formais de fornecimento.

Art. 29. Recomenda-se não proceder à aquisição de equipamento e material permanente em quantidade superior à da pronta destinação e utilização pelas unidades requisitantes.

Art. 30. A gestão de materiais deve ser acompanhada e monitorada por indicadores e metas que permitam aferir o desempenho do estoque.


CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES FINAIS


Art. 31. Os casos não previstos nesta Portaria serão decididos pela Presidência do Tribunal.

Art. 32. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Desembargador MARIO MACHADO
Presidente

 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 20/07/2017, EDIÇÃO N. 135, FLS. 05-11. DATA DE PUBLICAÇÃO: 21/07/2017