Portaria GPR 1396 de 08/08/2022

Institui o sistema de controles internos do processo de contratações públicas do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.

Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência

PORTARIA GPR 1396 DE 08 DE AGOSTO DE 2022

Institui o sistema de controles internos do processo de contratações públicas do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.

Alterada pela Portaria GPR 154 de 20/01/2023

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais; em vista do previsto no Capítulo III do Título IV da Lei 14.133, de 1º de abril de 2021, que dispõe sobre o controle nas contratações; na Resolução CNJ 347, de 13 de outubro de 2020, que dispõe sobre a política de governança das contratações públicas no Poder Judiciário; na Portaria Conjunta 2 de 4 de janeiro de 2019, que dispõe sobre a política de gestão de riscos e controles do TJDFT; na Resolução 2 de 26 de fevereiro de 2019, que estabelece a política e o sistema de governança institucional do TJDFT; na Resolução 19 de 17 de dezembro de 2021, que institui a política de governança das contratações do TJDFT; e do contido no processo SEI 5368/2022,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o sistema de controles internos do processo de contratações públicas do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º O sistema de que trata o art. 1º desta Portaria tem por finalidade:

I - alcançar os objetivos estabelecidos no art. 11 da Lei 14.133, de 1º de abril de 2021:

a) assegurar a seleção da proposta apta a gerar o resultado de contratação mais vantajoso para a Administração Pública, inclusive no que se refere ao ciclo de vida do objeto;

b) assegurar tratamento isonômico entre os licitantes, bem como a justa competição;

c) evitar contratações com sobrepreço ou com preços manifestamente inexequíveis e superfaturamento na execução dos contratos;

d) incentivar a inovação e o desenvolvimento nacional sustentável;

II - esclarecer papéis e responsabilidades das unidades e agentes públicos que operam nas três linhas do sistema de controles internos do processo de contratações;

III - garantir a independência da auditoria interna.

Art. 3º A implementação das práticas de controle deve levar em consideração os custos e os benefícios, optando pelas medidas que promovam relações íntegras e confiáveis, com segurança jurídica para todos os envolvidos, e que produzam o resultado mais vantajoso para a Administração, com eficiência, eficácia e efetividade nas contratações públicas.

Art. 4º O sistema de controles internos do processo de contratações se divide em três linhas:

I - primeira linha: Gerenciamento Operacional dos Riscos;

II - segunda linha: Gerenciamento de Riscos, Conformidade e Apoio à Primeira Linha;

III - Terceira Linha: Auditoria Interna.

§ 1º-A classificação em "linhas" não é relacionada à estrutura organizacional, mas à efetiva operacionalização de controles do macroprocesso de contratações, com atuação simultânea e integrada, de forma combinada ou separada entre os atores e as unidades.

§ 2º-Considerando os controles instituídos e a forma de atuação, é possível ocorrer a adequação do papel de um mesmo ator, ora na primeira, ora na segunda linha.

Art. 5º São instâncias internas da governança de contratações responsáveis pela prestação de contas e pela supervisão organizacional do processo de contratações públicas do TJDFT, bem como pela integridade, pela liderança e pela transparência nesse processo:

I - a Administração Superior, representada pelo Presidente do TJDFT;

II - a Administração Executiva, representada pelo Secretário-Geral do TJDFT;

III - o Comitê de Governança e Gestão de Contratações - CGGC.

CAPÍTULO II

DA PRIMEIRA LINHA: GERENCIAMENTO OPERACIONAL DOS RISCOS

Art. 6º A primeira linha do sistema de controles internos do processo de contratações corresponde à função responsável pelo gerenciamento de riscos operacionais e pela aplicação dos recursos disponíveis para o alcance dos objetivos estabelecidos.

Art. 7º São estruturas e agentes que atuam na execução de controles internos de primeira linha nas contratações:

I - unidades demandantes de contratações e equipe de planejamento da contratação;

II - unidades especializadas em licitações e contratos;

III - agente de contratação e pregoeiro;

IV - unidades gestoras de contratos, gestor e fiscal de contratos;

V - ordenador de despesas.

§ 1º As estruturas e os atores responsáveis pela operação de controles internos de primeira linha, relativos à gestão operacional das contratações, devem garantir:

I - o diálogo contínuo com as instâncias de governança, informando-as dos resultados planejados e dos efetivamente obtidos, considerando os objetivos e os riscos das contratações;

II - o estabelecimento e a manutenção de estruturas e processos apropriados para o gerenciamento de operações e de riscos;

III - a conformidade com as expectativas legais, regulatórias e éticas;

IV - o gerenciamento efetivo dos riscos referentes às contratações;

V - o alcance dos objetivos organizacionais.

Art. 8º Além do cumprimento dos controles instituídos pelos atos normativos regulamentadores do processo de contratações, os atores que operam na primeira linha são responsáveis por implementar ações corretivas para resolver deficiências em processos de trabalho internos bem como implementar os seguintes controles de gestão na relação com a contratada:

I - listas de verificação;

II - vistorias;

III - registro de reuniões;

IV - padronização de formulários;

V - plano de gestão e de fiscalização dos contratos.

Parágrafo único. Caberá aos titulares das unidades gestoras superiores a supervisão e avaliação contínua dos controles internos de gestão estabelecidos pelas unidades operacionais, garantindo sua pertinência, eficiência e eficácia.

Art. 9º Sem prejuízo de outros controles previstos em atos normativos específicos, são listados no Anexo I desta Portaria controles internos de primeira linha, instituídos em cada fase da contratação.

CAPÍTULO III

DA SEGUNDA LINHA: GERENCIAMENTO DE RISCOS E CONFORMIDADE

Art. 10. A assistência e a verificação da conformidade dos atos praticados na primeira linha são de responsabilidade das estruturas e dos agentes que operam na segunda linha do processo de contratação, a quem compete:

I - monitorar e apoiar o gerenciamento de riscos nas contratações, visando:

a) o desenvolvimento, a implantação e o aprimoramento contínuo das práticas de gerenciamento de riscos e dos controles internos no processo das contratações;

b) o alcance dos objetivos relacionados à conformidade normativa e ao comportamento ético, à segurança da informação, à adoção de práticas de sustentabilidade e à avaliação da qualidade das contratações;

II - fazer questionamentos, oferecer conhecimentos complementares, análises e informações sobre a adequação e a eficácia do gerenciamento de riscos e dos controles internos instituídos.

Art. 11. São estruturas que operam controles internos de segunda linha nas contratações:

I - Secretaria de Contratações e Gestão de Materiais - SEMA; (Alterada pela Portaria GPR 154 de 20/01/2023)

I - Assessoria de Controle Interno e Normatização da SEMA - ACIN; (NR)

II - Consultoria Jurídico-Administrativa da Presidência - CJA;

III - Comitê de Governança e Gestão de Contratações - CGGC;

IV - Comitê de Governança e Gestão Estratégica - CGGE, no exercício das funções de órgão colegiado responsável pela promoção e internalização da gestão de riscos e controles.

Art. 12. Sem prejuízo de outros controles previstos em atos normativos específicos, são controles internos da segunda linha os listados no Anexo I desta Portaria.

CAPÍTULO IV

DA TERCEIRA LINHA: AUDITORIA INTERNA

Art. 13. À auditoria interna, exercida pela Secretaria de Auditoria Interna - SEAI, que opera na terceira linha de defesa das contratações, compete:

I - a avaliação independente e objetiva da gestão e o assessoramento da Alta Administração sobre a adequação e a eficácia da governança e do gerenciamento de riscos em contratações, com vistas a fomentar o alcance dos objetivos organizacionais e a promover o aprimoramento contínuo do processo;

II - o aconselhamento e o assessoramento, por meio da prestação de consultorias, sobre a implantação de controles internos administrativos nas diversas áreas da gestão pública, com o propósito de adicionar valor e de aperfeiçoar processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos administrativos, na forma da Resolução CNJ 309, de 11 de março de 2020, contribuindo para o esclarecimento de eventuais dúvidas técnicas, sem que o auditor interno pratique nenhuma atividade que se configure como ato de gestão.

Art. 14. A atuação da auditoria interna deve garantir:

I - a aptidão do processo para o alcance dos objetivos da organização por meio de investigação, utilizando-se da aplicação de processos sistemáticos e disciplinados, expertise e conhecimentos;

II - a comunicação tempestiva de suas constatações à gestão e às instâncias de governança para promover e facilitar o aprimoramento contínuo.

§ 1º Para que a auditoria interna exerça sua atividade com objetividade e credibilidade na organização, eventuais prejuízos a sua independência devem ser comunicados às instâncias de governança, e devem ser implantadas salvaguardas à sua atividade conforme necessário.

§ 2º No exercício de sua competência, a auditoria interna deve interagir constantemente com as unidades de gestão, com vistas a garantir que seu trabalho seja relevante e esteja alinhado às necessidades estratégicas e operacionais da Administração.

§ 3º O resultado das avaliações será comunicado enfatizando as exposições significativas a riscos, incluindo riscos de fraude, questões de controle e governança, dentre outros assuntos necessários ou solicitados pelo órgão colegiado competente do Tribunal ou pelo Presidente do TJDFT.

Art. 15. Aos servidores lotados na SEAI é vedado, no exercício da atividade de terceira linha:

I - implementar controles internos e gerenciar a política de gestão de riscos;

II - participar diretamente da elaboração de atos normativos internos que estabeleçam atribuições e disciplinamento das atividades operacionais das unidades;

III - ter responsabilidade ou autoridade operacional sobre atividade auditada, ou exercer atividades próprias e típicas de gestão, como:

a) análise prévia de processo que objetive aprovação ou avaliação de estudos técnicos preliminares, projeto básico, termo de referência e respectivos editais de licitação ou minutas de contratos, bem como de aditivos contratuais, independentemente do valor atribuído;

b) participação em conselhos com direito a voto ou qualquer outra atuação que possa prejudicar a emissão de posicionamento da unidade de auditoria interna ou do auditor;

c) atividades de assessoramento jurídico ou outra atuação que comprometa a independência da unidade de auditoria interna ou do auditor.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 16. Os servidores integrantes das linhas de defesa a que se referem os incisos I, II e III do art. 4º desta Portaria observarão o seguinte:

I - quando constatarem simples impropriedade formal, adotarão medidas para o saneamento e para a mitigação de riscos de nova ocorrência, preferencialmente com o aperfeiçoamento dos controles preventivos e com a capacitação dos agentes públicos responsáveis;

II - quando constatarem irregularidade que configure dano à Administração, sem prejuízo das medidas previstas no inciso I deste artigo, adotarão as providências necessárias para a apuração das infrações administrativas, observadas a segregação de funções e a necessidade de individualização das condutas, bem como remeterão ao Ministério Público competente cópias dos documentos cabíveis para a apuração dos ilícitos de sua competência.

Art. 17. São instrumentos de apoio no aperfeiçoamento dos controles internos dos processos de contratação:

I - o Canal do Gestor de Contratos;

II - a capacitação em gestão de riscos;

III - as Trilhas de Aprendizagem para a área de contratações;

IV - o assessoramento do Núcleo de Gestão de Riscos e Integridade - NUGRI.

V - o apoio da Assessoria de Controle Interno e Normatização da SEMA - ACIN; (Acrescentado pela Portaria GPR 154 de 20/01/2023))

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18. Os casos não previstos e os considerados excepcionais serão resolvidos pela Presidência do TJDFT.

Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 20. Fica revogada a Portaria GPR 1.944 de 28 de outubro de 2016.

Desembargador CRUZ MACEDO
Presidente

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 16/08/2022, EDIÇÃO N. 150, FLS. 7-13, DATA DE PUBLICAÇÃO: 17/08/2022

ANEXO I

DETALHAMENTO DOS CONTROLES INTERNOS DE PRIMEIRA E SEGUNDA LINHAS DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

1. Controles internos de primeira linha:

1.1. Fase: planejamento da contratação:

1.1.1. Unidades demandantes/equipe de planejamento da contratação:

1.1.1.1. formalização das demandas para o ano subsequente, em formulário padronizado, com vistas à elaboração do Plano Anual de Contratações;

1.1.1.2. documentação dos estudos prévios à contratação, em formulário padronizado, com avaliação da solução mais vantajosa que possa atender às necessidades do Tribunal, contemplando:

1.1.1.2.1. definição e documentação do método de cálculo das quantidades estimadas para a contratação;

1.1.1.2.2. avaliação sobre a divisibilidade da solução, levando em conta o mercado que a fornece, devendo ocorrer o parcelamento do objeto quando for economicamente vantajoso, tecnicamente viável, não produzir perda de escala e houver melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade ao se realizar a divisão;

1.1.1.2.3. avaliação sobre os critérios de sustentabilidade pertinentes.

1.1.1.3. elaboração de Projeto Básico e Termo de Referência em formulário padronizado;

1.1.1.4. assinatura do Estudo Técnico Preliminar - ETP e do Projeto Básico pelo titular da unidade gestora superior;

1.1.1.5. documentação do método utilizado para a estimativa de preços;

1.1.1.6. certificação da pesquisa de preços pelo titular da unidade gestora superior;

1.1.1.7. emissão de parecer com a análise da conformidade do ETP e da Pesquisa de Preços (Coordenadoria de Apoio à Gestão de Contratações - COAGEC);

1.1.1.8. levantamento e análise dos riscos da fase de planejamento da contratação, com a juntada do mapa de riscos ao processo.

1.1.2. Unidades especializadas em licitações e contratos:

1.1.2.1. ampliação da pesquisa de preços, quando pertinente, para a formação da estimativa de preço das licitações (Coordenadoria de Apoio à Gestão de Contratações - COAGEC);

1.1.2.2. adoção e disponibilização de lista de verificação contemplando os procedimentos necessários à correta pesquisa de preços das contratações (COAGEC);

1.1.2.3. elaboração do mapa condensado e de planilha consolidada da pesquisa de preços realizada (COAGEC);

1.1.2.4. designação de equipe de planejamento das contratações, com atuação do Integrante Administrativo da área de licitações e contratos (COAGEC);

1.1.2.5. adoção e disponibilização de modelo de planilha de custo e formação de preços padronizado nos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra (COAGEC);

1.1.2.6. saneamento do Projeto Básico pelas unidades especializadas em licitações e contratos (COAGEC e Comissão Permanente de Licitação - CPL);

1.1.2.7. adoção e disponibilização de lista de verificação do jurídico contemplando os procedimentos necessários à correta instrução processual por tipo de contrato (Consultoria Jurídico-Administrativa da Presidência - CJA);

1.1.2.8. registro e controle do saldo pré-empenhado aos contratos (Coordenadoria de Modernização e Aperfeiçoamento da Justiça - COPJUS);

1.1.2.9. checagem e controle do fracionamento da despesa (Coordenadoria de Apoio à Governança de Contratações - COAGOC e Coordenadoria de Programação e Execução Financeira - COFIN);

1.1.2.10. adoção de minutas de Edital, Aviso de Contratação Direta e Contrato padronizadas, aprovadas pelo jurídico, com elaboração concentrada em unidade especializada (CPL e COAGEC);

1.1.2.11. adoção de fluxos processuais parametrizados, por tipo de contratação;

1.1.2.12. instrução processual, observando a conformidade dos atos praticados na fase de planejamento, prévia à análise jurídica (COAGEC);

1.1.2.13. publicação dos principais documentos dos processos administrativos, com todos os procedimentos realizados na fase de planejamento da contratação: editais, pareceres, pesquisa de preços etc., no portal Transparência do TJDFT, de forma a viabilizar o controle social por meio do acesso do cidadão à informação (CPL e COAGEC).

1.2. Fase: seleção do fornecedor:

1.2.1. Unidades especializadas em licitações e contratos/agente de contratação:

1.2.1.1. adoção de listas de verificação dos procedimentos/tarefas para os pregoeiros e agentes de contratação (CPL);

1.2.1.2. segregação de funções entre integrante administrativo e agente de contratação/pregoeiro (CPL);

1.2.1.3. supervisão dos atos praticados pelos agentes de contratação/pregoeiros pelo titular da unidade a que estão vinculados (CPL);

1.2.1.4. utilização de ferramentas eletrônicas para operar a fase externa do Pregão Eletrônico e da Dispensa (CPL); (Alterada pela Portaria GPR 154 de 20/01/2023)

1.2.1.4. utilização de ferramentas eletrônicas para operar a fase externa da Licitação e as Dispensas de Licitação (CPL); (NR)

1.2.1.5. apoio de unidade especializada ao agente de contratação/pregoeiro na análise das planilhas de custos e formação de preços (COAGEC);

1.2.1.6. levantamento e análise dos riscos da fase de seleção do fornecedor, com a juntada do mapa ao processo (CPL);

1.2.1.7. parecer jurídico prévio à homologação do certame (CJA);

1.2.1.8. adoção de fluxos processuais parametrizados, por tipo de contratação;

1.2.1.9. publicação dos principais documentos da fase de seleção do fornecedor: questionamentos, impugnações, resultados etc., no portal Transparência do TJDFT, de forma a viabilizar o controle social por meio do acesso do cidadão à informação (CPL).

1.3. Fase: gestão contratual:

1.3.1. Unidade gestora de contratos, gestor e fiscal de contratos:

1.3.1.1. segregação de funções na formação da equipe de gestão contratual, bem como nos recebimentos provisório e definitivo;

1.3.1.2. assinatura conjunta da equipe de gestão e do gestor titular da unidade superior nos relatórios de pagamento de despesas;

1.3.1.3. reunião inicial para apresentação do plano de fiscalização com o preposto da contratada;

1.3.1.4. elaboração e monitoramento da execução contratual por meio do plano de fiscalização nos contratos de serviços;

1.3.1.5. levantamento e análise dos riscos no início da fase de gestão contratual pela equipe de gestão contratual, com a juntada e atualização do mapa ao processo após eventos relevantes;

1.3.1.6. apresentação do relatório com a medição dos resultados (Instrumento de Medição do Resultado - IMR), quando previsto em contrato, prévio ao pagamento da despesa;

1.3.1.7. instrução processual com justificativa fundamentada para a formalização de aditivos aos contratos;

1.3.1.8. avaliação da manutenção das condições de habilitação da contratada no momento da prorrogação;

1.3.1.9. adoção de fluxos processuais parametrizados, por tipo de contratação.

1.3.2. Unidades especializadas em licitações e contratos:

1.3.2.1. adoção de minutas de contrato e de termo aditivo padronizadas, aprovadas pelo jurídico, com elaboração concentrada em unidade especializada, em apoio à gestão do contrato (COAGEC);

1.3.2.2. controle da conta vinculada concentrado em unidade especializada, em apoio à fiscalização administrativa do contrato (COAGEC);

1.3.2.3. cálculo de glosas e multas no processo de pagamento por unidade especializada em apoio à gestão do contrato (COAGEC);

1.3.2.4. emissão, reforço, cancelamento e anulação dos empenhos gerados para a efetiva execução do contrato, concentrados em unidade especializada (Coordenadoria de Modernização e Aperfeiçoamento da Justiça - COPJUS);

1.3.2.5. registros de passivo anterior, quando for o caso, e demais registros patrimoniais decorrentes da execução contratual (Coordenadoria de Contabilidade - CONTAB);

1.3.2.6. regularizações contábeis decorrentes de ordens bancárias canceladas ou de crédito de conta vinculada para pagamento direto a empregados (CONTAB);

1.3.2.7. pagamento aos fornecedores, de acordo com a estrita ordem cronológica, obedecendo, para cada fonte diferenciada de recursos, a estrita ordem de suas exigibilidades por unidade especializada (Coordenadoria de Programação e Execução Financeira - COFIN);

1.3.2.8. controle financeiro, incluindo o saldo estimado dos contratos, inscrito em restos a pagar, por unidade técnica especializada em apoio à gestão do contrato (COFIN);

1.3.2.9. controle da pontualidade dos pagamentos (COFIN);

1.3.2.10. controle dos processos vencidos protocolados (COFIN);

1.3.2.11. controle do atingimento do teto de gastos (COFIN);

1.3.2.12. consulta à regularidade fiscal/previdenciária dos fornecedores (COFIN);

1.3.2.13. análise das medições realizadas e da instrução do processo prévia ao pagamento das despesas (COFIN);

1.3.2.14. registro da execução financeira no SIAFI (COFIN);

1.3.2.15. análise final prévia ao arquivamento, em processos de contratação e pagamento (CONTAB);

1.3.2.16. adoção e disponibilização de lista de verificação para apreciação dos processos de prorrogações (CJA);

1.3.2.17. acompanhamento/aviso do prazo de vigência contratual (COAGEC);

1.3.2.18. controle do saldo das atas de registros de preços (COAGEC);

1.3.2.19. adoção de fluxos processuais parametrizados, por tipo de contratação;

1.3.2.20. publicação de todos os contratos e aditivos celebrados no portal Transparência do TJDFT, de forma a viabilizar o controle social por meio do acesso do cidadão à informação (CPL e COAGEC).

1.4. Ordenador de despesas:

1.4.1. saneamento e instrução processual por unidade de assessoramento especializada, preservando o atendimento dos apontamentos e das recomendações do jurídico e a qualidade dos atos praticados pelos diversos atores do processo, antes da autorização dos procedimentos (Assessoria da Secretaria-Geral do TJDFT).

2. Controles internos de segunda linha

2.1. SEMA, com apoio realizado por unidade especializada (COAGOC): (Alterada pela Portaria GPR 154 de 20/01/2023)

2.1. SEMA, com apoio realizado por unidade especializada (ACIN): (NR)

2.1.1. análises e relatórios sobre a adequação e eficácia do gerenciamento de riscos de primeira linha;

2.1.1.1. monitoramento trimestral da qualidade dos mapas de riscos inseridos nos processos administrativos das contratações (COAGOC); (Alterada pela Portaria GPR 154 de 20/01/2023)

2.1.1.1. monitoramento periódico da qualidade dos artefatos nos processos administrativos das contratações (ACIN); (NR)

2.1.1.2. monitoramento trimestral da qualidade dos planos de fiscalização contratual inseridos nos processos administrativos (COAGOC); (Revogado pela Portaria GPR 154 de 20/01/2023)

2.1.1.3. monitoramento trimestral da qualidade dos Instrumentos de Medição de Resultado das contratações (COAGOC). (Revogado pela Portaria GPR 154 de 20/01/2023)

2.2. Consultoria Jurídico-Administrativa da Presidência - CJA:

2.2.1. análise e controle da legalidade das contratações, com emissão de parecer jurídico, quando aplicável.

2.3. Comitê de Governança e Gestão de Contratações - CGGC, com apoio realizado por unidade especializada (SEMA e COAGOC):

2.3.1. emissão do Termo de Análise Prévia das contratações;

2.3.2. monitoramento do desempenho do Plano Anual de Contratações;

2.3.3. monitoramento dos indicadores de desempenho do processo de contratações;

2.3.4. monitoramento do desempenho do Plano de Tratamento de Riscos do Macroprocesso de Contratações.

2.4. Comitê de Governança e Gestão Estratégica - CGGE, com apoio realizado por unidade técnica especializada (Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão Estratégica - SEPG e Núcleo de Gestão de Riscos e Integridade - NUGRI):

2.4.1. monitoramento dos riscos medidos acima do apetite instituído pelo TJDFT;

2.4.2. apoio às unidades de primeira linha, de modo a garantir a efetividade do gerenciamento de riscos.

2.5. SEPG, representada pelo NUGRI:

2.5.1. apoio ao CGGE no monitoramento dos riscos críticos do TJDFT;

2.5.2. apoio às unidades de primeira linha na implementação da metodologia de gestão de riscos adotada no TJDFT, a fim de garantir a efetividade do gerenciamento de riscos.