Portaria VPR 35 de 25/11/2005

Dispõe sobre as atividades que caberão ao Serviço de Distribuição de Documentos - SERDID, no que concerne à correspondência destinada ao Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT, via Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - EBCT e Órgãos externos públicos e/ou privados.

##ATO PORTARIA VP N

Brasão da República

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Vice-Presidência

PORTARIA VPR 35 DE 25 DE NOVEMBRO DE 2005

O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições e considerando a necessidade de normatização das atividades afetas à Subsecretaria de Protocolo Administrativo, especificamente, do Serviço de Distribuição de Documentos SERDID, quanto ao recebimento e encaminhamento de correspondências, Diário Oficial da União, Diário de Justiça, envio e recebimento de malotes, e da disponibilização do Diário Oficial da União e Diário da Justiça eletrônico,

RESOLVE:

Art. 1º Caberá ao Serviço de Distribuição de Documentos SERDID, no que concerne à correspondência destinada ao Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios TJDFT, via Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos EBCT e Órgãos externos públicos e/ou privados, as seguintes atividades:

I Receber correspondências após seleção realizada pelo Serviço de Triagem de Documentos SERTRI;

II Cadastrar em sistema próprio as correspondências registradas;

III Encaminhar as correspondências aos setores interessados do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, no prazo máximo de 24 horas após o seu recebimento;

Parágrafo único. Não é da responsabilidade do Serviço de Distribuição de Documentos a distribuição de documentos entre os setores que se encontram na mesma localidade, à exceção das hipóteses a serem avaliadas pela Administração Superior e pela Secretaria de Gestão Documental SEGD;

Art. 2º Caberá ao Serviço de Distribuição de Documentos a preparação, recebimento e envio de malotes no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, que observará às seguintes diretrizes:

I Os usuários internos deverão se dirigir ao Serviço de Distribuição de Documentos para entrega da documentação a ser expedida via malote, acompanhada de guia de controle apropriada;

II Os formulários de remessa de correspondências deverão estar preenchidos em 2 (duas) vias, contendo informações do setor remetente, expedidor, número (se houver), descrição do conteúdo, data e destinatário com a retenção de 1 (uma) via para controle interno do Serviço de Distribuição de Documentos;

III As correspondências e procedimentos administrativos e judiciais deverão estar acondicionados em envelopes. Tratando-se de procedimentos de grande volume, estes deverão estar amarrados ou acondicionados em caixas, constando as seguintes informações:

a) Numeração.

b) Descrição do conteúdo.

c) Remetente e Destinatário.

IV A documentação a ser expedida será cadastrada em sistema informatizado apropriado, para fins de controle.

V As correspondências serão separadas por Circunscrição Judiciária e acondicionadas em malotes, e, no caso de ter esta, unidades funcionando em áreas diversas, as correspondências deverão ser separadas, seguindo a regra geral, em um primeiro momento, ou seja, por circunscrição, devendo, depois serem divididas por localização;

VI Cada malote deverá ser entregue com duas listagens, especificando seu conteúdo, o que deverá ser atestado por servidor autorizado, sendo necessária a devolução de uma via do recibo para controle interno do Serviço de Distribuição de Documentos;

VII Quando do recebimento de malote contendo autos judiciais, o Serviço de Distribuição de Documentos deverá mantê-lo intacto até que um servidor da Corregedoria, devidamente autorizado, faça a retirada daquele, mediante guia de recebimento apropriada;

VIII O setor de origem deverá proceder à separação e montagem de malotes distintos para autos judiciais e documentos/procedimentos administrativos, cientes de que o descumprimento desta regra resultará na devolução do(s) malote(s) para a devida correção;

IX A Secretaria Geral da Corregedoria deverá encaminhar e manter atualizada, junto o Serviço de Distribuição de Documentos, a relação de servidores de cada Circunscrição Judiciária autorizados a retirar malotes contendo autos judiciais;

X Os procedimentos e correspondências recebidos após as 13:00 horas seguirão aos respectivos destinatários somente no dia posterior;

XI Os procedimentos e correspondências destinados à Vara da Infância e da Juventude serão devidamente cadastrados e entregues diariamente a um servidor daquela Vara.

§ 1º Não é da responsabilidade do Serviço de Distribuição de Documentos a conferência e a distribuição de autos judiciais expedidos via malote, ficando o setor isento de qualquer responsabilidade pelo conteúdo dos mesmos;

§ 2º Não será de responsabilidade do Serviço de Distribuição de Documentos o recebimento e remessa de materiais frágeis, armas brancas, de fogo e objetos que acompanhem processos, materiais de consumo, líquidos e bens patrimoniais;

Art. 3º São de responsabilidade do Serviço de Distribuição de Documentos, no que tange o recebimento e distribuição do Diário Oficial da União e do Diário da Justiça, as seguintes atividades:

I Proceder ao recebimento do Diário Oficial da União e Diário da Justiça, diariamente, oriundos da Imprensa Nacional, assinando o termo de recebimento, após a devida conferência;

II Separar os diários por unidades do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, conferindo a quantidade e o tipo;

III Elaborar e manter atualizada listagem de controle para distribuição do Diário Oficial da União e Diários da Justiça nas diversas unidades do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios;

IV Realizar a distribuição do Diário Oficial da União e Diário da Justiça nas unidades do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, no mesmo dia em que aqueles forem recebidos, com exceção dos ofícios judiciais, para os quais a Corregedoria designará setor responsável.

Art. 4º Caberá ao Serviço de Distribuição de Documentos, a disponibilização do Diário Oficial da União e do Diário da Justiça eletrônicos, na página da Intranet, observando as seguintes atividades:

I Realizar diariamente a cópia dos arquivos junto ao sítio da Imprensa Nacional, disponibilizando-os posteriormente na página da intranet;

II Manter atualizadas e disponíveis por 30 dias, para consultas na intranet, as edições do Diário Oficial da União e Diário da Justiça eletrônicas.

Art. 5º Os casos omissos serão resolvidos pela Administração Superior do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, podendo solicitar apoio técnico à Secretaria de Gestão Documental.

Art. 6º Ficam revogadas quaisquer disposições contrárias a esta norma.

Art. 7º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador ESTEVAM MAIA
Vice-Presidente

Este texto não substitui o publicado no Diário de Justiça de 29/11/2005, Seção 3, Fl. 371