Portaria VPR 19 de 17/04/2006

Resolve que caberá ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo - SERCOR/SUPRA, o recebimento e arquivamento custodiado de procedimentos administrativos de caráter ostensivo, confidencial e/ou reservado e documentos.

##ATO PORTARIA VP N

Brasão da República

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Vice-Presidência

PORTARIA VPR 19 DE 17 DE ABRIL DE 2006

O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições e considerando a necessidade de normatização das atividades afetas à Subsecretaria de Protocolo Administrativo SUPRA/SEGD e, em especial, ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR,

RESOLVE:

Art. 1º
Caberá ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA, o recebimento e arquivamento custodiado de procedimentos administrativos de caráter ostensivo, confidencial e/ou reservado e documentos.

§ 1º Por procedimento administrativo de caráter confidencial entende-se aquele que envolver magistrados, ou assim definido pelas autoridades indicadas no inciso I do artigo 8º.

§ 2º Por procedimento administrativo de caráter reservado, entende-se aquele que se refere a servidor, tratando-se de saúde, sindicância, ou assim definido pelas autoridades indicadas no inciso I do artigo 8º.

§ 3º Procedimentos administrativos de caráter ostensivo são todos aqueles não definidos nos §§ 1º e 2º.

§ 4º Por pasta arquivo funcional, entende-se aquela na qual são armazenados os procedimentos administrativos dos servidores, que não envolvam recursos financeiros, aposentadoria ou ações disciplinares.

Art. 2º Dar-se-á o arquivamento de um procedimento administrativo:

I por indeferimento do pleito;

II pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

III pela perda do objeto;

IV por desistência ou renúncia do(s) interessado(s), mediante manifestação escrita;

V quando seu desenvolvimento for interrompido injustificadamente por período superior a um ano.

Parágrafo único. Havendo vários interessados, a hipótese descrita no inciso IV deste artigo não prejudica o prosseguimento do procedimento administrativo, desde que subsista ao menos um interessado no processo.

Art. 3º O recebimento e arquivamento de procedimentos administrativos de caráter ostensivo, confidencial e/ou reservado e documentos ocorrerá mediante observação das condições a seguir:

I o procedimento administrativo deverá conter registro mecânico, com numeração e data;

II o procedimento administrativo deverá conter despacho objetivo, determinando seu arquivamento, ou carimbo, quando a situação assim o permitir;

III o procedimento administrativo deverá ter registro de andamento em sistema informatizado apropriado (SIPAD, SISPL ou outro que o suceda);

IV deverão ser atendidas todas as determinações estabelecidas na Portaria Conjunta n. 009, de 08 de abril de 2005, e as regras constantes desta Portaria;

V caberá à unidade produtora o acondicionamento e o arranjo físico da documentação produzida e/ou recebida durante a realização de suas atividades, em caixas-arquivo de papelão com dimensões aproximadas a 14cm (largura) x 24cm (altura) x 38cm (comprimento), até a transferência ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA.

VI os documentos deverão ser organizados em classes, de acordo com o estabelecido no Código de Classificação de Documentos da Área Administrativa deste Tribunal, respeitando-se a ordem cronológica e numérica de sua produção;

VII a unidade produtora deverá, obrigatoriamente, classificar o documento, no ato da sua criação, em sistema informatizado apropriado (SIPAD, SISPL ou outro que o suceda), em conformidade com o Código de Classificação de Documentos da Área Administrativa do Tribunal de Justiça;

VIII em se tratando de procedimentos administrativos originados a partir da data da publicação desta Portaria, competirá exclusivamente ao Serviço de Protocolo Administrativo SERPRO/SUPRA, a protocolização e a classificação;

IX as folhas de pagamento, prestações de contas (provenientes da SUCON), guias de licenças médicas e faturas (provenientes da SUMED), bem como, demonstrativos mensais de Custas da Corregedoria (SCGC) e folhas de freqüências do pessoal da primeira e segunda instância do SERCAGE e SUCAP, deverão estar acondicionados em caixas-arquivos, devidamente etiquetadas e identificadas, em ordem alfabética ou numérica, constando na etiqueta o conteúdo daquela caixa, e encaminhada por meio de memorando;

X a unidade produtora deverá encaminhar a documentação para o Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA, em conformidade com os prazos de guarda e destinação de documentos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos da Área Administrativa do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, de acordo com cronograma a ser definido pela SUPRA/SEGD.

§ 1o O descumprimento dos critérios estabelecidos pelo Código de Classificação e pela Tabela de Temporalidade de Documentos da Área Administrativa do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios implicará no não recebimento da documentação pelo Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA.

§ 2o Ao conferir a documentação, caso haja divergência no conteúdo das caixas-arquivo, o Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA notificará a unidade de origem, a fim de que sejam adotadas as providências cabíveis.

§ 3o O Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA só receberá cópias de procedimentos administrativos, quando corresponderem à reconstituição do original, acompanhada da devida justificativa.

§ 4o Os procedimentos administrativos e documentos permanecerão arquivados pelo prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios Área Administrativa, publicada por meio da Portaria GPR N. 114/2002, na Seção III do Diário da Justiça de 25 de março de 2002.

Art. 4º O acesso a procedimento administrativo de caráter ostensivo e/ou pasta de arquivo funcional, arquivado no Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA, será permitido e dar-se-á nas seguintes condições:

I consulta;

II empréstimo para cópia;

III desarquivamento.

Parágrafo único. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada por escrito.

Art. 5º A consulta a procedimento administrativo de caráter ostensivo e à pasta de arquivo funcional, dar-se-á nas instalações do Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA.

§ 1º A pasta de arquivo funcional só poderá ser consultada pelo próprio magistrado ou servidor, representante legal mediante requerimento, ou magistrado/servidor no exercício de cargo, função, emprego, ou atividade pública, devendo, nesta hipótese, assinar livro próprio para controle de acesso.

§ 2º Os setores interessados do TJDFT poderão solicitar o empréstimo de pastas de arquivo funcional para consulta, sendo vedada a retirada de qualquer processo da mesma sem prévia autorização e sem o devido andamento pelo Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA, devendo serem devolvidas em um prazo máximo de 10 dias corridos.

Art. 6º O empréstimo para cópia de procedimento administrativo de caráter ostensivo e/ou pasta de arquivo funcional se dará mediante requerimento específico disponível no Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA, observadas as normas de consulta e obedecidas as seguintes condições:

I o procedimento administrativo de caráter ostensivo e/ou a pasta de arquivo funcional deverá ser devolvido no mesmo dia em que solicitado;

II o interessado, querendo, poderá solicitar a obtenção de cópias autenticadas, as quais deverão ser fotocopiadas na presença de servidor autorizado do Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA;

III as cópias de que trata o inciso II poderão ser obtidas em qualquer fotocopiadora instalada nas dependências do TJDFT;

IV compete exclusivamente ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA autenticar fotocópias dos documentos enumerados no caput, mediante solicitação.

Parágrafo único. É vedada a autenticação de fotocópias obtidas com inobservância ao disposto no inciso II deste artigo.

Art. 7º Respeitadas as limitações de acesso e consulta, o desarquivamento de procedimento administrativo de caráter ostensivo e pasta de arquivo funcional se dará mediante o preenchimento de requisição própria, em que constará a identificação do solicitante, observando-se o seguinte:

I o desarquivamento de pasta de arquivo funcional está condicionado à observância do disposto no art. 5º, § 1º;

II em se tratando de procedimento administrativo, o setor interessado deverá solicitar seu desarquivamento via sistema informatizado próprio (SIPAD, SISPL ou outro que o suceda) e, em seguida, designar um servidor para retirá-lo no balcão de atendimento do Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA, mediante assinatura e registro da matrícula deste;

III os advogados que necessitem solicitar vistas de procedimento administrativo arquivado em que figurem como representantes legais, o prazo máximo de restituição será de 10 dias corridos, após o que os solicitantes serão notificados para proceder à devolução, no período improrrogável de 48 horas;

IV será facultada aos advogados consulta no balcão de atendimento do Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA de procedimentos administrativos, com ou sem procuração, desde que não haja determinação de sigilo;

V será permitido à unidade de origem, magistrado ou servidor, a substituição por cópia, desde que por justo motivo, de folhas de procedimento administrativo de caráter ostensivo;

VI será permitido o encaminhamento de procedimento administrativo arquivado a outro setor, desde que requerido expressamente pelo seu titular e justificado o motivo do andamento.

Parágrafo único. Na hipótese de desatendimento à notificação a que alude o inciso III, o fato será comunicado à Presidência da OAB-DF (Lei 8.906, de julho de 1994).

Art. 8º O acesso a procedimento administrativo de caráter confidencial e/ou reservado, arquivado no Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA somente será permitido a usuários internos, e dar-se-á nas seguintes condições:

I ao Presidente, Vice-Presidente, Corregedor e Secretário-Geral, em todos os procedimentos administrativos;

II a magistrados e servidores, ou seus representantes legais, em procedimentos administrativos em que figurarem como parte, podendo obtê-lo por empréstimo, com devolução no prazo máximo de 10 dias corridos;

III às Comissões de Processo Disciplinar, em procedimento administrativo disciplinar instaurado na esfera de sua competência;

IV ao responsável por unidade administrativa, em procedimento administrativo afeto a sua área.

§ 1º A obtenção de cópias autenticadas, nas hipóteses deste artigo, segue a mesma disciplina prescrita nos incisos II, III e IV do artigo 6o.

§ 2º Para ter acesso às informações constantes dos procedimentos administrativos de que trata este artigo, o usuário, ou seu procurador legal, deverá se dirigir ao Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA, ficando vedada qualquer outra possibilidade.

§ 3º A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada por escrito.

Art. 9º O desentranhamento de documentos de procedimentos administrativos arquivados ocorrerá exclusivamente no Serviço de Arquivo Corrente Administrativo SERCOR/SUPRA, observando-se, em qualquer caso, o seguinte:

I será permitido ao interessado, ou ao seu representante legal, a substituição de documentos por cópias autenticadas, observado o disposto no artigo 6º, incisos II, III e IV, certificando-se nos autos;

II sempre que houver retirada de documentos de procedimentos administrativos, lavrar-se-á, após o último despacho, o ``TERMO DE DESENTRANHAMENTO'';

III no caso de retirada de documentos a pedido de terceiros, deverá ser formalizado Termo de Desentranhamento de documentos, onde constará o recibo da parte interessada;

IV o procedimento administrativo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folhas correspondentes ao desentranhamento.

§ 1º Por desentranhamento, entende-se a retirada de documentos originais de um procedimento administrativo arquivado, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração, ou a pedido do interessado.

§ 2o O Termo de Desentranhamento a que alude o inciso II poderá ser substituído por carimbo, conforme modelo (Anexo I).

§ 3o É vedado o desentranhamento da folha de protocolo do procedimento administrativo.

Art. 10º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador ESTEVAM MAIA
Vice-Presidente

ANEXO I

Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios

Unidade: SERCOR

Processo nº ______________________________

 

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Em _____/_________________/______, faço a retirada do presente processo, da(s) Peça(s) nº(s) _____________________________

________________________.

Por motivo de _________________________________________.

____________________________________

Servidor


Este texto não substitui o publicado no Diário de Justiça de 20/04/2006, Seção 3, Fl. 78