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Poder Judiciário da UniãoTribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

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Resolução 16 de 25/08/2016

Estabelece a política de gestão documental para os processos judiciais.

 Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência

RESOLUÇÃO 16 DE 25 DE AGOSTO DE 2016

Estabelece a política de gestão documental para os processos judiciais.

O TRIBUNAL PLENO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o decidido em sessão extraordinária realizada no dia 23 de agosto de 2016 e o contido no PA 3248/2016,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, como preceitua o art. 216, § 2°, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que a organização da documentação pública é um dos meios pelo qual o cidadão tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos;

CONSIDERANDO a necessidade de uma política integrada de padronização, classificação, avaliação, descrição e preservação dos documentos judiciais, em consonância com o que dispõe a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO as diretivas do Plano Básico de Gestão das Informações Arquivísticas do TJDFT, constante do PA 12.588/1999;

CONSIDERANDO as peculiaridades da política de gestão documental do Poder Judiciário discutidas no âmbito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME, cujas normas de funcionamento estão previstas na Recomendação 37 do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO que a gestão documental no Poder Judiciário deve possibilitar o integral exercício de direitos, a preservação das informações necessárias às partes e às instituições do Poder Judiciário, com o descarte da documentação que não mais se apresente necessária e a preservação do patrimônio histórico e cultural, de forma racional, acessível e segura;

CONSIDERANDO, ainda, as atribuições da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial (CPAD-AJ), nos termos da Portaria Conjunta 54 de 25 de julho de 2014;

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer a nova política de gestão documental para a área fim do Tribunal de Justiça do Distrito federal e dos Territórios, baseada nos princípios da legalidade estrita, da transparência, da administração responsável dos recursos humanos e tecnológicos e da eficiência.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º A gestão documental para a área fim, nos termos do item II da Recomendação 37, do CNJ, compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas voltadas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos institucionais ligados às atribuições e competências da área fim, independente do suporte em que a informação esteja registrada.

Art. 3º A avaliação documental, entendida como a análise dos documentos contidos em autos judiciais arquivados, com observância dos prazos de guarda e destinação final, será conduzida pela Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial - CPAD-AJ e pela Secretaria de Gestão Documental (SEGD), responsável pela política de gestão documental do Tribunal, de acordo com a atribuição de valores primários e secundários.

Art. 4º A guarda e a destinação final dos autos judiciais arquivados observarão a Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área Fim - TTDU-AF aprovada pelo Conselho Nacional de Justiça, a partir da publicação desta Resolução.

Parágrafo único. A Secretaria de Solução de Tecnologia da Informação - SETIC e a Secretaria Especial do Processo Judicial Eletrônico - SEPJE promoverão as adaptações necessárias nos sistemas informatizados, para que no momento do arquivamento o tempo de guarda e a destinação possam ser indicados de forma automatizada, sem prejuízo de alterações decorrentes da peculiaridade de cada feito, a juízo das autoridades competentes.

Art. 5º Os autos de processos judiciais serão avaliados quanto aos seus valores primário e secundário.

§ 1º Valor primário é aquele relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse que os autos tenham para as partes litigantes ou para o TJDFT.

§ 2º Valor secundário é aquele atribuído aos autos judiciais, em função do interesse que possam ter para a sociedade, em virtude de suas características históricas ou informativas definidas no Art. 11 e seus incisos.

§ 3º A avaliação documental, que seguirá os princípios da teoria das três idades arquivísticas, poderá resultar em eliminação de documentos destituídos de valor secundário, o que ocorrerá somente após o processo de avaliação e os demais procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

§ 4º Os autos dos processos judiciais distribuídos em data anterior a 01 de janeiro de 1970, são considerados de valor histórico e terão como destinação final a guarda permanente.

Art. 6º Em razão das peculiaridades do processo, a CPAD-AJ, por ocasião da avaliação de documentos, poderá atribuir a destinação de guarda permanente ou aumentar o prazo de guarda, independentemente dos atributos de classe e assunto.

Art. 7º Os documentos e os processos de guarda permanente constituem o fundo arquivístico do TJDFT.

§ 1º Serão utilizadas tecnologias diversas para garantir a disseminação, a preservação e a conservação das informações contidas nos autos de processos judiciais de guarda permanente e de guarda longa, obedecendo aos critérios estabelecidos na TTDU-AF.

§ 2º Os processos de guarda permanente não poderão ser eliminados, mesmo após digitalizados.

Art. 8º Os autos de processos findos e os documentos em arquivo intermediário que não sejam de valor permanente ou de guarda longa não serão digitalizados.

Parágrafo único. Caracteriza-se guarda longa o prazo de guarda igual ou superior a 30 anos.

Art. 9º À CPAD-AJ incumbe a coordenação e orientação dos servidores, no que tange à avaliação de autos de processos judiciais, bem como o esclarecimento de dúvidas relacionadas à aplicação da TTDU-AF.

CAPÍTULO II

DOS CRITÉRIOS DEFINIDORES DE VALOR SECUNDÁRIO

 

Art. 10. Serão de guarda permanente, além daqueles já previstos na Tabela de Temporalidade Documental - Área Judicial, os autos de processos findos que atendam aos critérios de valor secundário a seguir elencados:

I - aqueles distribuídos em data anterior ao corte cronológico definido no § 4º, do art. 6º, desta Resolução;

II - aqueles relacionados aos principais momentos históricos do Distrito Federal e do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios;

III - aqueles que, tendo valor histórico, foram objetos de recurso junto ao Supremo Tribunal Federal - STF e ao Superior Tribunal de Justiça STJ, e os que serviram de precedentes de Súmulas deste Tribunal de Justiça e dos Tribunais Superiores.

IV - aqueles relacionados a ações possessórias em que figurem mais de 20 (vinte) pessoas, associações e/ou condomínios e que tenham valor histórico.

Parágrafo único. Serão selecionados, por década, 10 (dez) autos de processos judiciais findos referentes ao mesmo assunto, por código de classificação, excluídos os contemplados nos incisos anteriores.

CAPÍTULO III

DO SELO "PROCESSO HISTÓRICO"

Art. 11. O selo "PROCESSO HISTÓRICO" consiste em marca que deverá ser utilizada para identificar os documentos e processos, judiciais e administrativos, que comporão o acervo histórico do TJDFT.

§1º Poderão indicar processos para a fixação do selo "PROCESSO HISTÓRICO":

I - Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios;

II - Desembargadores do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios;

III - Juízes Substitutos de Segundo Grau, Titulares e Substitutos da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios;

IV - Presidente das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPADs, quando se tratar de documentos ou processos arquivados e encaminhados à deliberação das Comissões.

§2º As unidades de Gestão Documental e Memória Institucional poderão encaminhar sugestão às CPADs para atribuição de valor histórico em processo enviado para arquivamento definitivo que, aparentemente, se revista de potencial histórico, embora durante sua tramitação não tenha sido determinada a afixação do selo ou marcação via sistema.

§3º A indicação para recebimento do selo será feita, a qualquer tempo, com aposição de uma etiqueta provisória com os dizeres "PROCESSO INDICADO PARA O SELO HISTÓRICO" ou, em se tratando de processo eletrônico, com indicação no sistema:

I - pelas unidades judiciais, em cumprimento à determinação de magistrado, no caso de processo judicial;

II - pela unidade de Protocolo Administrativo, no caso de processo administrativo.

§4º No momento do arquivamento, os autos processuais com a etiqueta provisória afixada ou com a marcação da indicação no sistema eletrônico serão encaminhados às Comissões Permanentes de Avaliação Documental - CPADs para validação da indicação de valor histórico.

§5º Havendo aprovação da indicação realizada, o selo "PROCESSO HISTÓRICO" deverá ser afixado, pela própria CPAD, no canto superior esquerdo da capa do processo, em caso de processo físico, ou por meio de marcação em atributo específico no sistema de acompanhamento processual adotado, em caso de processo eletrônico.

Art. 12. A marcação de um processo como "PROCESSO HISTÓRICO" poderá ocorrer em qualquer momento de sua tramitação, inclusive após o arquivamento.

Art. 13. Para os fins deste ato, valor histórico é o atributo concedido aos processos e demais documentos que representem um acontecimento, fato ou situação relevante para a história do Tribunal e da sociedade, bem assim os de grande repercussão nos meios de comunicação.

Art. 14. Os critérios a serem observados para atribuição de valor histórico aos processos judiciais serão os seguintes, sem prejuízo de outras avaliações:

I - processos nos quais as leis que fundamentaram as decisões já tenham sido alteradas;

II - processos de órgãos do Estado que deixaram de funcionar;

III - processos antigos que possuam capa e formulários diferentes dos utilizados atualmente;

IV - processos que envolvam questões sociais de grande relevância;

V - processos que demonstrem a evolução tecnológica no âmbito da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (uso de máquina datilográfica manual, elétrica, eletrônica e computador);

VI - processos cuja tramitação revela peculiaridade temporal ou jurisdicional relevante;

VII - processos selecionados como notícias da imprensa jurídica;

VIII - processos concernentes à indenização por dano moral de matéria incomum;

IX - causas e decisões de grande impacto social, econômico, político ou cultural;

X - processos que envolvam personalidades nacionais e internacionais;

XI - processos que tratem de alteração de competência;

XII - originalidade do fato;

XIII - processos que constituírem precedentes de Orientações Jurisprudenciais, Súmulas, Recurso Repetitivo, Repercussão Geral e Demandas Repetitivas;

XIV - situação em que ocorra mudança significativa da legislação aplicável ao caso;

XV - características da documentação juntada como prova e evolução do meio de prova, como no caso de prova feita por correio eletrônico, ou mediante utilização de redes sociais;

XVI - aspectos relacionados à memória histórica da localidade em um determinado contexto histórico.

Art. 15. A juízo da CPAD-AJ, com base nos critérios de definição de valor secundário, se houver, nos processos judiciais, documentos de valor histórico, probatório ou informativo, esses processos serão recolhidos ao Arquivo Permanente do TJDFT.

CAPÍTULO IV

DA ELIMINAÇÃO DE PROCESSOS DESTITUÍDOS DE VALOR SECUNDÁRIO

Art. 16. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo II) e de Termo de Eliminação de Documentos (Anexo III).

§ 1º A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá dos seguintes itens:

I - cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da folha;

II - quadro contendo os seguintes campos:

a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos itens documentais listados;

b) assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;

d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;

e) observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos;

III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da CPAD-AJ, bem como do Presidente do Tribunal.

§ 2º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter:

I - data da eliminação;

II - indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;

III - nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;

IV - nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;

V - referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

VI - datas-limite dos documentos eliminados;

VII - quantificação/mensuração dos documentos eliminados;

VIII - nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;

IX - nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.

Art. 17. O Tribunal publicará, no Diário da Justiça eletrônico, os Editais de Ciência para Eliminação de Documentos (Anexo IV), decorrente da aplicação da TTDU- AF, observado o disposto no art. 9º da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

§ 1º Não será permitida a carga dos processos incluídos nos editais de eliminação de documentos, no prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação.

§ 2º No prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação, é facultado às partes interessadas, às suas expensas, o requerimento à CPAD-AJ de cópias de peças dos autos judiciais, bem como do desentranhamento de documentos que juntaram aos autos e de certidões, enumerados no edital.

Art. 18. A eliminação de documentos será realizada com base em critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, por meio da reciclagem do material descartado, a ser destinado a programas de natureza social.

Art. 19. O Tribunal adotará medidas para que haja ampla divulgação dos prazos de guarda e eliminação de processos judiciais findos, em especial daqueles originários dos juizados especiais.

Art. 20. Nos casos de eliminação do processo sem o adimplemento da obrigação constante do título executivo judicial poderá o magistrado determinar a reativação do número do processo e nova autuação.

§ 1º Para a reativação do número do processo, a parte ou seu advogado deverá apresentar petição à Secretaria do Ofício Judicial em que o processo tramitou originalmente.

§ 2º Caberá à Secretaria do Ofício Judicial expedir certidão de inteiro teor e instruí-la com o título executivo apresentado pela parte ou cópia extraída do sistema informatizado, submetendo-a à apreciação do magistrado.

§ 3º A Secretaria do Ofício Judicial expedirá a certidão de inteiro teor mediante o resgate dos dados constantes do sistema informatizado de andamento de processos.

Art. 21. Os processos que originarem precatórios e requisições de pequeno valor não serão eliminados até que haja decisão da Coordenação de Conciliação de Precatórios - COORPRE extinguindo a obrigação.

Parágrafo único. A COORPRE encaminhará cópia das decisões de que trata o caput à unidade de arquivo responsável pelo tratamento arquivístico.

CAPÍTULO V

DOS PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DOS AUTOS

Art. 22. No ato do arquivamento de autos de processos findos, a unidade judicial deverá preencher a Lista de Verificação para Arquivamento Definitivo de Autos, constante do Anexo V desta Resolução.

Art. 23. As unidades de arquivo de processos judiciais, com exceção do previsto no art. 24, não receberão autos de processos nos seguintes casos:

I - sem sentença na fase cognitiva ou no processo de execução;

II - sem decisão que determine o arquivamento, nos casos de processos em fase de cumprimento de sentença, incidentes ou que não dependam de sentença;

III - sem certidão de baixa;

IV - sem destinação do depósito ou sem resolução dos atos de constrição efetivados nos autos;

V - com falha no preenchimento da Lista de Verificação para Arquivamento Definitivo de Autos.

Parágrafo único. Constatada a irregularidade, os autos serão devolvidos à unidade judicial, para saneamento.

Art. 24. Os processos com execução suspensa por força da regra do §1º do art. 921 da Lei nº 13.105/2015 ficarão custodiados nos próprios Ofícios Judiciais pelo prazo de 1 (um) ano.

§1º Decorrido o prazo de 1 (um) ano sem que seja localizado o devedor ou que sejam encontrados bens penhoráveis, o magistrado ordenará o arquivamento provisório dos autos, que serão remetidos a um arquivo central, criado para esse fim.

§2º Decorrido o prazo de que trata o caput sem manifestação do credor, começa a correr o prazo de prescrição intercorrente, cujo termo final será indicado automaticamente pelo sistema processual informatizado, com disponibilização de um relatório dos processos aptos à conclusão ao magistrado, separados por circunscrição judiciária e vara.

§3º Após o decurso do prazo da prescrição intercorrente , os autos serão enviados à vara de origem para conclusão e exame do magistrado, independentemente de solicitação.

Art. 25. Poderá a Primeira Vice-Presidência designar Juiz de Direito Substituto, com competência em todo o Distrito Federal, para o saneamento de pendências de processos recebidos nas unidades de arquivo em data anterior à entrada em vigor desta Resolução.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 26. No âmbito do Projeto de Expansão do Tratamento Arquivístico dos Processos dos Arquivos Intermediários Judiciais - PROPAE, os processos serão submetidos às regras de classificação, tratamento, guarda e destinação previstos nas Tabelas de Temporalidade Documentais - Área Fim aprovadas pelas Resoluções 8/2005 e 13/2011.

Art. 27. As normas contidas nesta Resolução serão amplamente divulgadas pela Assessoria de Comunicação Social - ACS, conforme orientação da Secretaria de Gestão Documental - SEGD, com a finalidade de instruir todos os servidores acerca das alterações propostas para gestão documental do TJDFT.

Art. 28. A CPAD-AJ proporá no prazo de 120 dias normativo disciplinando a gestão documental do processo eletrônico no âmbito deste Tribunal.

Art. 29. Os casos omissos, relacionados à eliminação de autos de processos arquivados sem ofício de baixa, serão decididos pela CPAD-AJ ou pelo Primeiro Vice-Presidente.

Art. 30. Ficam revogadas as Resoluções 8 de 31 de agosto de 2005; 12 de 16 de dezembro de 2008 e 13 de 3 de novembro de 2011.

Art. 31. Esta Resolução entra em vigor após 60 (sessenta) dias da data de sua publicação.

Desembargador MARIO MACHADO
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 29/08/2016, EDIÇÃO N. 162. FLs. 07-18. DATA DE PUBLICAÇÃO: 30/08/2016

 

ANEXO I

RELATÓRIO FINAL DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL -

ÁREA JUDICIAL DA NOVA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL - ÁREA-FIM

Brasília, 11 de setembro de 2015.

 

1 - A Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Fim, do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, apresenta as considerações e sugestões, resultantes dos trabalhos desenvolvidos para o estabelecimento daquilo que se convencionou chamar Nova Política de Gestão Documental da Área Fim.

2 - Ultrapassado o primeiro momento em que este Tribunal atuou de forma pioneira, ao instituir - com a Resolução 8 de 31 de agosto de 2005 - o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade Documental e ao promover a eliminação de autos de processos judiciais findos, após a realização de avaliação com base naqueles instrumentos de gestão arquivística, é chegado o instante de apurar os procedimentos.

3 - Como se sabe, a gestão documental se ocupa do ciclo de vida dos documentos e, mais especificamente, dos procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente[i]. A finalidade de todos esses procedimentos é racionalizar e tornar eficiente a recuperação e a disseminação da informação arquivística, no interesse do Estado e do cidadão, materializando, desse modo, o direito fundamental de acesso à informação.

4 - Toda a gestão de documentos está calcada na teoria das três idades, segundo a qual os documentos são classificados entre as idades corrente, intermediária e permanente, de acordo com o uso que lhes seja dado. Os documentos em idade corrente são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Já os de idade intermediária são aqueles que, arquivados segundo o critério do tempo de guarda (Tabela de Temporalidade), são controlados e submetidos a um processo de avaliação, para definição de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Os documentos de idade permanente são aqueles que apresentam, segundo critérios objetivos, valor histórico, probatório ou informativo que devem ser definitivamente preservados[ii].

5 - O Conselho Nacional de Justiça – CNJ, ao reconhecer esses procedimentos técnicos preconizados pela ciência da Arquivologia, editou a Recomendação 37/2011, instituindo a norma de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME a ser observado pelos órgãos do Poder Judiciário, veiculando, assim, os requisitos e instrumentos necessários à gestão documental.

6 - Já em 2011, este Tribunal promoveu uma primeira revisão de sua política de gestão documental para a área fim com alterações pontuais à Resolução 8 de 31 de agosto de 2005, ao editar a Resolução 13 de 3 de novembro de 2011. Por essa norma, foi atualizada a Tabela de Temporalidade Documental e o Código de Classificação de Documentos e, ainda, dispensada a digitalização de processos com trânsito em julgado e os documentos em arquivo intermediários não avaliados como de guarda longa ou permanente. Tudo como forma de acompanhar a Recomendação 37, do CNJ.

7 - Ademais, entre os instrumentos do PRONAME, o CNJ definiu o Plano de Classificação - identificado com as Tabelas Processuais Unificadas - e a Tabela de Temporalidade de Documentos.

8 - As Tabelas Processuais Unificadas foram antecipadamente criadas com a Resolução 46/2007 - de observância obrigatória pelos órgãos do Poder Judiciário - com o objetivo de padronização e uniformização taxonômica e terminológica de classes, assuntos e movimentação processuais no âmbito da Justiça, aprimorando, assim, a coleta de informações estatísticas essenciais ao planejamento estratégico do Poder Judiciário.

9 - Desde a adoção das Tabelas Processuais Unificadas, este Tribunal vem aplicando dois Códigos de Classificação: um para a distribuição de feitos - Tabelas de Classes e Assuntos - e outro para a avaliação e destinação de processos judiciais - aprovado pela Resolução 13/2011 deste Tribunal - o que dificulta o processo de tratamento arquivístico. Desse modo, atualmente, para aplicação da Tabela de Temporalidade em vigor, os processos são classificados no arquivo intermediário segundo o Código de Classificação próprio para o tratamento arquivístico, desconsiderando a classificação feita com a distribuição dos processos segundo a Tabela de Classes do CNJ. Vê-se, pois, a necessidade de aperfeiçoamento desse processo de trabalho.

10 - Por essa razão, a primeira ação da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial – CPAD-AJ, como materialização de uma Nova Política de Gestão Documental, foi a de deliberar pela adoção da Tabela de Temporalidade Documental para a Área Fim instituída pelo CNJ e que tem como pressuposto a Tabela de Classes, já aplicada por este Tribunal na distribuição dos feitos. Em termos práticos, a medida tem o condão de facilitar o tratamento arquivístico, porque dispensa nova classificação dos processos e documentos e permite o aproveitamento de informações constantes dos bancos de dados informatizados, orientando o tratamento desde a fase de produção do documento.

11 - É de se ressaltar que a proposta prevê regra de transição que atenta para a necessidade de resguardo do trabalho de tratamento arquivístico, já realizado com base no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade ainda em vigor, o que se justifica pelo cuidado com os gastos públicos já despendidos e pela ausência de prejuízo ao Tribunal. No ponto, é importante observar que a Tabela de Temporalidade atualmente em vigor apresenta prazos de guarda idênticos ou mais dilatados para a guarda de documentos, o que permite a conclusão inafastável de ausência de prejuízo com a regra de transição proposta.

12 - De outro lado, decorrido período de tempo razoável desde o início do procedimento de tratamento arquivístico, alguns achados recomendam o aperfeiçoamento de condutas na tramitação, a fim de se garantir que os processos e documentos cheguem ao arquivo, ultimada a fase corrente e em condições de serem avaliados e destinados de forma adequada. Tudo isso resultará indubitavelmente, em melhor gestão da informação e redução de custos com armazenamento desnecessário e com o procedimento de avaliação e destinação.

13 - Alguns dos achados se relacionam a processos arquivados provisoriamente, arquivados sem sentença ou sem decisão terminativa ou processos pendentes de providências que deviam ser adotadas pelas unidades judiciais ainda na fase corrente.

14 - Por essa a razão, como medida de prevenção, a proposta contém previsão de preenchimento pelas unidades judiciais de uma lista de verificação para arquivamento definitivo de autos, que é, inclusive, um dos instrumentos do PRONAME - item IV, 'd' - e está prevista no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, editado pelo CNJ.

15 - De outro lado, como medida de natureza preventiva e corretiva, a proposta contém previsão de não recebimento e de devolução, pelas unidades de arquivo, de processos judiciais sem que a fase corrente tenha sido ultimada. Neste ponto, vale ressaltar a medida profícua de designação de Juiz de Direito Substituto, com competência em todo o Distrito Federal, para o saneamento de pendências de processos já recebidos nas unidades de arquivo.

16 - Vale dizer que essas providências revertem em benefício das unidades judiciais. Isto porque atualmente têm-se milhares de processos nessas condições sob a guarda do arquivo intermediário e que não podem ter a destinação adequada - seja a eliminação ou a guarda permanente - em razão das falhas apontadas, o que repercute em prejuízo daquelas unidades, ao comprometer, inclusive, espaço para a guarda de processos findos.

17 - Outro achado diz respeito a processos que tramitaram pelos Juizados Especiais Cíveis, cujo tempo de guarda previsto, tanto na Tabela de Temporalidade atualmente adotada pelo Tribunal quanto pela Tabela adotada pelo CNJ, é de noventa dias.

18 - Não obstante o curto prazo de guarda desses processos, na prática a destinação - que como regra é a eliminação - tem ocorrido com aproximadamente um ano após o trânsito em julgado. Apesar disso, foram relatadas algumas reclamações quanto à eliminação de documentos.

19 - E nesse contexto, a proposta vem ao encontro das orientações do PRONAME, ao prever a regra de que, com base em certidão de inteiro teor expedida pela unidade judicial, conferidos os registros constantes do sistema informatizado de processos, pode-se excepcionalmente admitir a reativação do número do processo com nova autuação.

20 - A par disso, a proposta da CPAD-AJ contempla também a previsão da adoção de medidas de ampla divulgação quanto aos prazos de guarda e eliminação de processos judiciais findos, difundindo, assim, entre servidores e jurisdicionados esse procedimento de destinação documental e suas repercussões.

21 - Por fim, a proposta compila num só ato os dispositivos e regras que tratavam da gestão documental da área judicial – antes dispersos por três Resoluções, quais sejam, as citadas Resoluções 8/2005 e 13/2011 e a Resolução 12 de 16 de dezembro de 2008, que trata dos critérios de identificação do valor secundário – para lhe conferir unidade e tratamento sistemático, com as derrogações sobre as quais se discorreu nos parágrafos precedentes.

22 - Desse modo, constatada a necessidade de aperfeiçoamento de alguns procedimentos de gestão documental, notadamente relacionados à produção, tramitação, avaliação e destinação de documentos e processos judiciais, é proposta esta Minuta de Resolução, na certeza de que sua aplicação resultará no melhoramento da gestão da informação e na redução de custos com armazenamento de processos e com o procedimento de avaliação e destinação.

Sendo o que se apresenta para o momento, esta Minuta de Resolução segue as deliberações da CPAD-AJ.


     ANEXO II

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº:

ORGÃO/ENTIDADE    

UNIDADE REMETENTE

ÓRGÃO/SETOR:

LISTAGEM Nº:

FOLHA Nº:

ÁREA JUDICIAL

 

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

TIPOLOGIA

PROCEDÊNCIA

DATAS-LIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

OBSERVAÇÃO

 

 

 

 

 

 

(especificação e quantidade)

 

 

 

 

 

Início

Término

Caixas arquivo (14 cm)

Metros Lineares

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LOCAL/DATA

LOCAL/DATA

LOCAL/DATA

 

Brasília,       ___/___/___

Brasília,       ___/___/___

Brasília,       ___/___/___

 

 

 

AUTORIZO:

 

_________________________________

_______________________________

_________________________________________

 

SECRETARIA DE GESTÃO DOCUMENTAL

PRESIDENTE DA CPAD – ÁREA JUDICIAL

DESEMBARGADOR PRESIDENTE  DO TJDFT

 

 

 

 

  

 

 

 

ANEXO III

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade Documental – Área-Fim ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo Exmo. Desembargador Presidente deste Tribunal, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada(o) no Diário da Justiça, de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a autos de processos judiciais, integrantes do acervo do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e territórios, do período (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

Subsecretaria de Gestão de Arquivos Intermediários ou  Subsecretaria de Gestão de Arquivos Permanentes
(nome, cargo e assinatura do titular)

Secretaria de Gestão Documental
(nome, cargo e assinatura do titular)

 

     

 ANEXO IV

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Nº ______/____


O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Judicial, designado pela Portaria n. º (indicar a Portaria em vigor), de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo Exmo. Desembargador Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subseqüente a data de publicação deste Edital no Diário da Justiça, se não houver oposição, a Secretaria de Gestão Documental, por intermédio da Subsecretaria de Gestão de Arquivos Intermediários ou Subsecretaria de Gestão de Arquivos Permanentes (conforme o caso) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Judicial do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios.

(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação)

 

                

 ANEXO V

 

Lista de Verificação para ARQUIVAMENTO DefinitivO de Autos (EM CONFORMIDADE COM O MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL ELABORADO PELO CNJ)

LISTA DE VERIFICAÇÃO PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO DE AUTOS

VARA / CARTÓRIO: _________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Processo n. ____________________________

Classe:_______________________Assunto:_____________________

 

1. Verificação de pendências impeditivas de arquivamento*:

a) Trata-se de processo incidente sem necessidade de prolação de sentença? ( ) sim ( ) não

b) Há decisão transitada em julgado e determinação de arquivamento dos autos? ( ) sim ( )não

c) Em caso de processo criminal, a sentença foi condenatória? ( ) sim ( ) não

d) Há petições/documentos pendentes de juntada? ( ) sim ( ) não

e) Houve expedição de alvará de levantamento de depósito? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

f) Houve expedição de RPV ou precatório? ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

g) Houve destinação de bens apreendidos ou acautelados em depósitos judiciais ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

h) Houve baixa de penhora/hipoteca e depósito incidentes sobre bens móveis e imóveis ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica

2. O processo foi indicado para receber o selo “Processo Histórico”?( ) sim ( ) não

3. Trânsito em Julgado em _____/____/______, fl.(s)___________

4. Arquivamento Definitivo em _____/____/______, fl.(s)___________

5. Certidão de Aptidão para Tratamento Arquivístico: Certifico que todas as pendências processuais foram sanadas e que não há nenhum óbice ao arquivamento definitivo dos autos, tornando-os aptos ao tratamento arquivístico, que culminará em sua destinação final, seja eliminação ou guarda permanente, em conformidade com a Tabela de Temporalidade adotada por este Tribunal.

 

________________, ___/___/____

(Local) (data)

______________________ ____________________________________

Nome do Servidor / Matrícula Assinatura



* A existência de qualquer dessas pendências justificará a devolução dos autos à unidade judicial, em atendimento ao disposto no parágrafo único do art. 23 da Resolução ____/2016.