Resolução 16 de 13/12/2017
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência
RESOLUÇÃO 16, DE 13 DE DEZEMBRO DE 2017
Regulamenta o Portfólio de Projetos Estratégicos do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.
O TRIBUNAL PLENO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, em virtude de suas atribuições regimentais e legais, considerando o disposto no PA 0007234/2017, na Resolução CNJ n. 198, de 1º de julho de 2014, e no Regimento Interno Administrativo da Secretaria do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, e o deliberado em sessão extraordinária realizada em 12 de dezembro de 2017,
RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar o Portfólio de Projetos Estratégicos do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, estabelecendo os objetivos e o processo de gestão.
Art. 2º Para os fins desta Resolução, considera-se:
I – Patrocinador de Projeto – Autoridade ou servidor titular de unidade indicado por uma das autoridades que compõem a Administração Superior do Tribunal responsável por fornecer suporte e recursos para o projeto ou programa.
II – Gerente de Projeto – Servidor indicado pelo TJDFT para liderar a equipe e coordenar os esforços para alcançar os objetivos do projeto.
III – Plano Estratégico – documento que compreende a orientação estratégica da Casa – Missão, Visão de Futuro e Valores – bem como os objetivos estratégicos, indicadores de desempenho e metas a serem alcançadas para cada indicador;
IV – Objetivos Estratégicos – propósitos que integram o Plano Estratégico da Casa para serem perseguidos durante seu período de vigência;
V – Indicadores de Desempenho – medidas para se aferir o alcance dos objetivos estratégicos;
VI – Metas – parâmetro quantitativo, a ser perseguido pela Organização, definido para cada indicador de desempenho;
VII – Plano de Administração – Documento apresentado pelo Presidente ao Tribunal Pleno, que compreende as diretrizes, os objetivos, os programas e projetos constantes do Portfólio de Projetos Estratégicos que serão priorizados na gestão, a fim de que sejam alcançadas as metas do Plano Estratégico;
VIII – Projeto – esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado específico;
IX – Projeto estratégico – projeto cujo resultado visa contribuir para atingimento dos objetivos estratégicos da organização;
X – Programa – conjunto de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para obtenção de benefícios estratégicos e controle, que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente;
XI – Portfólio de Projetos Estratégicos – ferramenta para viabilizar a organização dos projetos estratégicos da Casa, contendo o conjunto de projetos e programas com o objetivo de atingir os objetivos estratégicos do TJDFT.
TÍTULO I
DOS OBJETIVOS DO PORTFÓLIO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
Art. 3º São objetivos do Portfólio de Projetos Estratégicos do TJDFT e de seu processo de gestão:
I – Promover o alinhamento dos projetos estratégicos aos objetivos e metas estratégicas do TJDFT;
II – Propiciar a seleção de projetos estratégicos que considere os melhores resultados possíveis para o atingimento da estratégia do TJDFT;
III – Dar visibilidade à contribuição individual de cada projeto para alcance dos objetivos e metas estratégicas;
IV – Promover a transparência do processo de seleção e de priorização dos projetos estratégicos da Casa;
V – Prover o tempo e os recursos necessários ao planejamento e à execução dos projetos estratégicos;
VI – Possibilitar o planejamento orçamentário adequado à execução dos projetos estratégicos;
VII – Ampliar a participação dos magistrados e dos servidores no processo de gestão estratégica, estimulando as inovações provenientes do TJDFT, por meio dos projetos estratégicos.
TÍTULO II
DO PROCESSO DE GESTÃO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
CAPÍTULO I
DA IDENTIFICAÇÃO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
Art. 4º São insumos para o processo de identificação de projetos estratégicos:
I – o Plano Estratégico do TJDFT;
II – os Planos Setoriais do TJDFT;
III – as Reuniões de Análise da Estratégia - RAE;
IV – os preceitos legais;
IV – as recomendações e resoluções de órgãos fiscalizadores;
V – os projetos existentes no âmbito do TJDFT;
VI – as propostas de projetos estratégicos.
Art. 5º Todos os magistrados e servidores ativos podem elaborar e apresentar propostas de projetos estratégicos.
Parágrafo primeiro. A proposição de projetos estratégicos deverá ser realizada por meio de formulário específico e encaminhado à Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica – SEPG, em processo administrativo próprio.
Parágrafo segundo. O Presidente, o Primeiro Vice-Presidente, o Segundo Vice-Presidente e o Corregedor contarão com o apoio da SEPG para elaboração e apresentação de suas respectivas propostas de projetos estratégicos, encaminhando-as diretamente à CPAEPE para opinar no prazo de 15 (quinze) dias, para os fins dos artigos 11 e 12.
Art. 6º A Comissão Permanente de Acompanhamento da Execução do Plano Estratégico –CPAEPE poderá indicar às diversas unidades do TJDFT a possibilidade de proposição de projetos estratégicos, baseando-se nas informações provenientes das Reuniões de Análise da Estratégia – RAE, para atendimento de objetivos, metas e indicadores constantes do Plano Estratégico vigente.
Art. 7º. Caberá à SEPG:
I- Captar, analisar e organizar as informações sobre as propostas de projetos apresentadas;
II- Realizar, a cada 4 (quatro) meses, o levantamento das informações sobre os projetos e programas setoriais em execução no Tribunal, para fins de verificação da possibilidade de torná-los estratégicos, podendo solicitar informações às respectivas unidades;
III- Analisar as recomendações e as resoluções emanadas dos órgãos fiscalizadores, bem como as atualizações legais, com o objetivo de verificar a possibilidade de proposição de projetos ou programas estratégicos.
Art. 8º Projetos em execução que decorram de recomendações ou resoluções de órgãos fiscalizadores e atualizações legislativas deverão ser submetidos à SEPG para análise do alinhamento estratégico.
CAPÍTULO II
DA SELEÇÃO DOS PROJETOS ESTRATÉGICOS
SEÇÃO I
DAS PROPOSTAS DE PROJETOS ESTRATÉGICOS E DOS PROJETOS SETORIAIS EM EXECUÇÃO
Art. 9º Para seleção dos projetos estratégicos, caberá à SEPG:
I- Avaliar e elaborar pareceres técnicos para as propostas de projetos estratégicos apresentadas por magistrados e servidores, e encaminhá-las para apreciação da CPAEPE;
II- Dar publicidade aos critérios levados em consideração para elaboração do parecer técnico sobre a proposta de projeto estratégico;
III- Solicitar às diversas unidades do TJDFT manifestação sobre o impacto, disponibilidade de recursos, capacidade técnica para execução dos projetos propostos, sempre que necessário;
IV- Opinar pela exclusão do processo de seleção de projetos estratégicos, as propostas de projeto que não possuírem características técnicas de projeto, mediante justificativa, encaminhando à CPAEPE para os fins do art. 11;
V- Encaminhar à CPAEPE informações sobre projetos setoriais em execução no Tribunal, que tenham características de projetos estratégicos, para apreciação e manifestação acerca da inclusão no Portfólio de Projetos Estratégicos;
VI- Comunicar aos proponentes sobre a inclusão ou não dos projetos no Portfólio de Projetos Estratégicos.
Art. 10. Os projetos setoriais que possuírem características de projetos estratégicos serão encaminhados pela SEPG, acompanhados de pareceres técnicos, à CPAEPE para apreciação sobre a inclusão no Portfólio de Projetos Estratégicos.
Art. 11. Caberá à CPAEPE sugerir ao Presidente do TJDFT a inclusão ou não de projetos no Portfólio de Projetos Estratégicos.
Art. 12. O Presidente do TJDFT decidirá sobre a apresentação das propostas de projetos ao Tribunal Pleno.
Parágrafo único. Após a decisão do Presidente do TJDFT, as propostas de projetos serão incluídas na pauta da próxima sessão do Tribunal Pleno, para deliberação quanto à inclusão no Portfólio de Projetos Estratégicos.
SEÇÃO II
DO REPOSITÓRIO DE PROPOSTAS DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
Art. 13. Comporão o Repositório de Propostas de Projetos Estratégicos:
I- As propostas de projetos estratégicos que não forem incluídas no Portfólio de Projetos Estratégicos por falta de capacidade técnica ou de recursos para execução;
II- Os projetos já incluídos no Portfólio de Projetos Estratégicos que forem cancelados por falta de capacidade técnica.
Art. 14. As propostas inseridas no Repositório de Propostas de Projetos Estratégicos serão quadrimestralmente reavaliadas pela SEPG.
Parágrafo único. As propostas reavaliadas e consideradas aptas à execução serão novamente submetidas ao processo de seleção de projetos estratégicos.
Art. 15. As propostas que não forem aproveitadas no decorrer da vigência de dois planos estratégicos serão excluídas do repositório.
CAPÍTULO III
DA EXCLUSÃO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
Art. 16. Os projetos que, por quaisquer motivos, perderem o vínculo ou a relevância estratégica serão encaminhados ao Tribunal Pleno, para os fins do art. 20.
Art. 17. O Gerente ou Patrocinador do Projeto poderá solicitar à SEPG a exclusão do seu projeto do Portfólio de Projetos Estratégicos, e a solicitação, devidamente justificada, será encaminhada ao Tribunal Pleno para os fins do art. 20.
§1º Caberá à CPAEPE manifestar-se sobre as indicações feitas pela SEPG e sobre as solicitações feitas pelos gerentes e patrocinadores.
§2º Caso entenda de forma contrária às indicações ou solicitações de exclusão, a CPAEPE determinará à SEPG a manutenção do projeto no Portfólio de Projetos Estratégicos.
§3º No caso de concordância com as indicações ou solicitações, a Comissão encaminhará a manifestação favorável à exclusão do projeto do portfólio ao Presidente do TJDFT que decidirá sobre o encaminhamento ao Tribunal Pleno.
Art. 18. As solicitações de exclusão feitas pelo Gerente ou pelo Patrocinador do Projeto serão dirigidas à SEPG, que elaborará parecer técnico antes do envio à CPAEPE.
Art. 19. A indicação para exclusão de projetos do Portfólio de Projetos Estratégicos proveniente da SEPG deverá conter a manifestação dos gerentes e dos patrocinadores dos respectivos projetos e será dirigida à CPAEPE.
Art. 20. Caberá ao Tribunal Pleno decidir sobre a exclusão de projetos estratégicos do Portfólio de Projetos Estratégicos do TJDFT.
CAPÍTULO IV
DA PRIORIZAÇÃO DOS PROJETOS ESTRATÉGICOS
Art. 21. Os processos administrativos referentes aos projetos constantes do Portfólio de Projetos Estratégicos do TJDFT deverão tramitar em regime de prioridade, por tratarem de matéria afeta ao Plano Estratégico do Tribunal.
Art. 22. Após a fase de planejamento do projeto, será realizada a devida priorização para alocação de recursos e para execução do projeto.
Art. 23. Caberá à SEPG:
I - Propor os critérios de priorização dos projetos estratégicos constantes do Portfólio de Projetos Estratégicos.
II - Conduzir o processo de priorização dos projetos estratégicos;
III- Garantir a publicidade dos critérios e dos pesos utilizados para a priorização dos projetos estratégicos;
IV- Aplicar os critérios de priorização de projetos estratégicos com o objetivo de propor a ordem de execução do Portfólio de Projetos Estratégicos;
V- Dar publicidade e zelar pela ordem de prioridade definida para execução dos projetos estratégicos.
Art. 24. Os critérios de priorização propostos pela SEPG serão aprovados e sopesados pela CPAEPE e pelas comissões e comitês com atuação relacionada à matéria dos projetos estratégicos.
§1º Os critérios utilizados para a priorização serão os mesmos para todos os projetos constantes do portfólio, a fim de garantir isonomia no processo decisório.
§2º Sempre que houver atualização de critérios ou de seus pesos, haverá nova análise do ordenamento para execução e alocação de recursos dos projetos estratégicos.
Art. 25. A priorização para execução dos projetos estratégicos deverá ser respeitada pelas unidades participantes do processo de gerenciamento de projetos e responsáveis pela sua execução.
Art. 26. A priorização dos projetos estratégicos constantes do portfólio poderá ser revista para a execução de projetos provenientes de urgência operacional, de recomendação, ou de resolução de órgãos fiscalizadores.
CAPÍTULO V
DO BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
Art. 27. O balanceamento do Portfólio suporta o planejamento e a alocação de recursos de acordo com o direcionamento estratégico e a habilidade para maximizar o retorno do portfólio.
Parágrafo único. A Administração Superior, com o apoio da SEPG, realizará o balanceamento do portfólio e autorizará a execução dos projetos selecionados e priorizados, observando-se o equilíbrio entre as necessidades do Tribunal e os recursos disponíveis.
Art. 28. A verificação da capacidade de execução dos projetos estratégicos, de recursos humanos, de recursos materiais e de recursos orçamentários disponíveis para a realização dos projetos será feita pela SEPG, que poderá solicitar as informações necessárias às respectivas unidades responsáveis.
Art. 29. Caberá à Administração Superior do Tribunal decidir sobre os projetos que serão colocados em execução, que serão suspensos e que serão cancelados, considerando-se a lista de projetos priorizados.
§1º A decisão será subsidiada pela análise feita pela SEPG do impacto das limitações de recursos no desempenho do portfólio e com informações técnicas sobre os projetos selecionados e priorizados.
§2º A Administração Superior poderá solicitar aos comitês e comissões parecer sobre o balanceamento do portfólio.
Art. 30. A SEPG formalizará o balanceamento do portfólio e informará às partes interessadas e aos executores a previsão para início da execução dos projetos.
CAPÍTULO VI
DA GESTÃO E DO MONITORAMENTO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
Art. 31. Caberá à SEPG no processo de gestão e de monitoramento do Portfólio de Projetos Estratégicos:
I – Propor indicadores de desempenho da execução do Portfólio de Projetos Estratégicos e submetê-los à CPAEPE, para validação;
II – Manter atualizadas as informações relativas ao Portfólio de Projetos Estratégicos;
III – Subsidiar a CPAEPE, nas Reuniões de Análise da Estratégia, nas deliberações concernentes ao Portfólio de Projetos Estratégicos;
IV – Indicar à CPAEPE a necessidade de nova priorização dos projetos e balanceamento do portfólio.
Art. 32. Caberá à CPAEPE monitorar e avaliar o desempenho dos indicadores de execução do Portfólio.
Art. 33. Para o monitoramento do Portfólio, os gerentes deverão encaminhar mensalmente à SEPG informações atualizadas sobre a execução dos projetos estratégicos sob sua responsabilidade.
Art. 34. Caberá à SEPG publicar, a cada dois meses, o relatório consolidado sobre a execução do Portfólio de Projetos Estratégicos do TJDFT.
CAPÍTULO VII
DO ENCERRAMENTO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
Art. 35. Em até sessenta dias antes do encerramento da vigência do Plano Estratégico, a SEPG apresentará à CPAEPE o relatório final de execução do Portfólio de Projetos Estratégicos, para homologação dos resultados e posterior remessa ao Tribunal Pleno.
Art. 36. Os projetos remanescentes do Portfólio de Projetos Estratégicos serão reavaliados, a fim de se garantir o alinhamento ao novo Plano Estratégico.
Art. 37 Caberá ao Tribunal Pleno decidir pela manutenção, no Portfólio, dos projetos que apresentarem alinhamento aos objetivos e metas estratégicas do novo Plano Estratégico.
§1º Os projetos que não apresentarem o alinhamento necessário à permanência no portfólio serão desvinculados e passarão a tramitar como projetos setoriais, cabendo à unidade patrocinadora a decisão sobre a continuidade ou o encerramento do projeto.
§2º Os projetos encerrados, por conclusão ou cancelamento, não poderão compor o Portfólio Estratégico no período de vigência subsequente, salvo os cancelados por falta de capacidade técnica, que serão reavaliados.
DAS CONSIDERAÇÕES GERAIS
Art. 38. O trâmite das informações do processo de gestão do Portfólio de Projetos Estratégicos será realizado por meio de processos administrativos próprios que deverão ser abertos para cada projeto.
Art. 39. As informações ou manifestações solicitadas pela SEPG deverão ser respondidas em até 5 (cinco) dias úteis, conforme estabelecido no Regimento Interno Administrativo da Secretaria do TJDFT, por tratarem de matéria afeta ao Plano Estratégico do Tribunal.
Art. 40. Enquanto os critérios mencionados no capítulo IV do título II não estiverem definidos, a Administração Superior será responsável pela priorização dos projetos estratégicos.
Art. 41. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Desembargador MARIO MACHADO
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios