Resolução 2 de 27/03/2018

Estabelece a Política de Gestão Documental de Processos e Documentos em Meio Digital do TJDFT.

 Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência

RESOLUÇÃO 2 DE 27 DE MARÇO DE 2018

Estabelece a Política de Gestão Documental de Processos e Documentos em Meio Digital do TJDFT.

O TRIBUNAL PLENO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o decidido em sessão extraordinária realizada no dia 23 de março de 2018 e o contido no artigo 28 da Resolução 16 de 25 de agosto de 2016,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Política de Gestão Documental de Processos e Documentos em Meio Digital nos sistemas informatizados do TJDFT ou sob custódia das unidades de arquivo deste Tribunal.

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

Art. 2º Para o disposto nesta Resolução, considera-se:

I – política de gestão documental de processos e documentos em meio digital: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

II - documento arquivístico digital: aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, como instrumento ou resultado de tal atividade, em suporte digital dotado de organicidade;

III - assinatura digital: resumo matemático computacionalmente calculado a partir do uso de chave privada e que pode ser verificado com o uso de chave pública, estando o detentor do par de chaves certificado dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação específica;

IV – autos do processo eletrônico ou autos digitais: conjunto de metadados e documentos digitais correspondentes a todos os atos, termos e informações do processo;

V – digitalização: representação em formato digital de fato ou coisa, produzidos em meio analógico;

VI – documento digitalizado: representação digital de documento originalmente analógico;

VII – documento digital: documento originalmente produzido em meio digital;

VIII – documento autêntico: documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo;

IX – documento autenticado: documento que representa fielmente o documento original, cuja autenticidade é declarada por pessoa investida de autoridade para tal afirmação;

X – meio digital: ambiente de armazenamento ou tráfego de informações digitais;

XI – transmissão digital: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

XII – cadeia de custódia documental: ambiente no qual perpassa o ciclo de vida dos documentos, que deve ser mantido em uma linha ininterrupta e compreender as três idades do arquivo: fases corrente, intermediária e permanente, a fim de garantir a confiabilidade, autenticidade e fidedignidade dos documentos;

XIII – autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, mantendo sua identidade e integridade;

XIV – identidade: conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos.

XV – integridade: capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção, sem sofrer alterações de forma e conteúdo, de maneira a atingir seus objetivos;

XVI – confidencialidade: atributo da informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

XVII – organicidade: qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas;

XVIII – unicidade: qualidade dos documentos de arquivo segundo a qual não obstante a forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos;

XIX – disponibilidade: qualidade segundo a qual os documentos devem estar acessíveis ao usuário, de acordo com o nível de acesso da informação neles contidas.

XX – usuários internos: magistrados e servidores do Poder Judiciário, bem como outros a que se reconhecer acesso às funcionalidades internas do sistema de processamento em meio digital, tais como estagiários e prestadores de serviço;

XXI – usuários externos: todos os demais usuários, incluídos partes, advogados, membros do Ministério Público, procuradores, defensores públicos, peritos, leiloeiros e terceiros interessados.

Art. 3º Os sistemas informatizados e todos os sistemas de negócio que produzem documentos arquivísticos deverão adequar-se à Orientação Técnica nº 3 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e conter um plano de classificação e tabela de temporalidade, adotados pela Política de Gestão documental vigente no Tribunal.

§ 1º A classificação é atividade fundamental para que as atividades de gestão documental e de preservação sejam realizadas adequadamente.

§ 2º A distribuição dos processos obedecerá ao disposto na Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, observada a obrigatoriedade de classificação do processo, com base nas Tabelas Processuais Unificadas do CNJ, e automática indicação do prazo de guarda, previsto na Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área Fim – TTDU-AF aprovada pelo CNJ.

Art. 4º A guarda e a destinação final dos autos judiciais digitais arquivados observarão a Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área Fim – TTDU-AF aprovada pelo CNJ, nos termos da Resolução 16 de 25 de agosto de 2016, deste Tribunal.

Parágrafo único. A Secretaria de Solução de Tecnologia da Informação - SETIC e a Secretaria Especial do Processo Judicial Eletrônico - SEPJE promoverão as adaptações necessárias nos sistemas informatizados e nos sistemas de negócio que produzam documentos arquivísticos, para que, no momento do arquivamento, o tempo de guarda e a destinação possam ser indicados de forma automatizada, sem prejuízo de alterações decorrentes da peculiaridade de cada feito, a juízo das autoridades competentes. 

                              

CAPÍTULO II

DA PRODUÇÃO E TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS DIGITAIS

 

Art. 5º O software e o hardware adotados para tramitação e armazenamento de processos judiciais digitais, considerando as peculiaridades intrínsecas ao suporte digital, incluirá medidas para gestão da:

I – fragilidade intrínseca do armazenamento digital (degradação física do suporte);

II – rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos;

III – necessidade de tratamento adequado das entidades integrantes do documento digital: objeto físico (suporte), lógico (software e formatos) e conceitual (conteúdo);

IV – complexidade e custos da preservação digital;

V – complexidade dos controles para garantir a autenticidade, a confidencialidade, a integridade, a organicidade, a unicidade e a disponibilidade desses documentos.

Parágrafo único. Os documentos e processos digitais complexos, sensíveis ou de guarda longa deverão ser empacotados e preservados em repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq, nos termos da Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2015, do CONARQ.

Art. 6º Os atos processuais terão registro, visualização, tramitação e controle exclusivamente em meio digital e serão assinados digitalmente, contendo elementos que permitam identificar o usuário responsável pela sua prática.

§ 1º A representação digital deverá conter elementos que permitam verificar a sua autenticação em endereço eletrônico para esse fim, disponibilizado no sítio do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.

§ 2º O usuário é responsável pela exatidão das informações prestadas, quando de seu credenciamento, assim como pela guarda, sigilo e utilização da assinatura digital, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido, nos termos da Medida Provisória n.º 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

§ 3º Somente serão admitidas assinaturas digitais de pessoas físicas ou de pessoas físicas representantes de pessoas jurídicas, quando realizada no sistema PJe ou a este destinada, se utilizado certificado digital A3 ou equivalente que o venha a substituir, na forma da normatização do ICP-Brasil.

§ 4º A assinatura digital por meio de aparelhos móveis que não possam ser acoplados a dispositivo criptográfico portável (tokens ou cartões) com certificado A3 será realizada por meio de uso do certificado A1, nos termos definidos pelo CNJ.

Art. 7º O PJe receberá arquivos nos formatos definidos pelo CNJ, e o tamanho será definido de acordo com a infraestrutura de tecnologia do TJDFT, nos termos da Portaria Conjunta 53 de 23 de julho de 2014 e alterações posteriores.

Art. 8º O PJe compreenderá o controle do sistema judicial nos seguintes aspectos:

I – tramitação do processo;

II – padronização de todos os dados e informações compreendidas pelo processo judicial;

III – produção, registro e publicidade dos atos processuais;

IV – fornecimento de dados essenciais à gestão das informações necessárias aos diversos órgãos de supervisão, controle e uso do sistema judiciário.

V – arquivamento em RDC-Arq, nos termos da Resolução CONARQ nº 43/2015;

VI – atendimento dos requisitos de autenticidade definidos em território nacional pelos modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos, a exemplo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário - Moreq-Jus.

 

CAPÍTULO III

DA DIGITALIZAÇÃO DE PEÇAS E/OU PROCESSOS JUDICIAIS ANALÓGICOS

 

Art. 9º Os documentos produzidos digitalmente, os extratos digitais e os representantes digitais juntados aos autos pelos órgãos do Poder Judiciário e seus auxiliares, pelos membros do Ministério Público, pela Defensoria Pública, pelas procuradorias e por advogados públicos e privados têm força probante, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração.

Art. 10. A digitalização de autos de processos judiciais analógicos deverá observar o disposto na Portaria Conjunta 99, de 4 de novembro de 2016, e alterações posteriores.           

§ 1º Incumbirá àquele que produzir o documento digital ou seu representante digital promover a sua juntada aos autos e zelar pela qualidade deste, especialmente quanto à sua legibilidade.

§ 2º Os originais dos representantes digitais, mencionados no caput deste artigo, deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado ou decisão final.

§ 3º É obrigatória a utilização de resolução, tipo de reprodução de cores e quantidade de bits constantes na Resolução CONARQ nº 31, de 28 de abril de 2010, e alterações posteriores.

Art. 11. É facultado às unidades jurisdicionais realizar a digitalização dos processos analógicos que se encontrem em tramitação, exceto os que estiverem conclusos para julgamento, observadas as disposições desta Resolução.

§ 1º A digitalização dos processos analógicos deve ser integral e de maneira sequencial, de todas as folhas dos autos, iniciando pelos processos que contêm apenas um volume, mantendo a ordem das folhas do processo analógico.

§ 2º A digitalização deverá ser feita de forma arquivística e os representantes digitais deverão ser objeto de empacotamento e preservação em RDC-Arq, nos termos da Resolução CONARQ nº 43/2015.

Art. 12. A digitalização dos autos obedecerá às seguintes fases:

I – digitalização dos autos: serão digitalizados e validados os processos analógicos selecionados pelas unidades jurisdicionais, em PDF único, com certificação digital A3 ou equivalente, e gravação do arquivo em mídia digital, obedecendo à denominação e numeração do CNJ, constantes na capa dos autos analógicos;

II - indexação dos autos: consiste na identificação e nomeação de peças dos processos digitalizados, nos arquivos PDF, criando um rol de metadados descritivos e de indexação nos termos da norma internacional NOBRADE/ISAD-G, possibilitando acesso direto aos documentos listados no artigo 13 desta norma;

III - distribuição dos autos no PJe: nessa fase, os autos são distribuídos, sendo atribuídos a eles o novo número, que coincide com o número já atribuído pelo CNJ para os processos que tramitam no SISTJ;

IV - intimação das partes e advogados: juntada da decisão que determinou a digitalização nos autos analógicos e digitais, procedendo-se à intimação das partes e advogados, nos termos da lei.

Parágrafo único. Cumprido o disposto no caput, as partes poderão suscitar eventual desconformidade no prazo de 15 (quinze) dias corridos, hipótese em que os autos serão conclusos ao magistrado para decisão.

Art. 13. Para fins de facilitação dos trabalhos determinados neste ato, os representantes digitais deverão ser agrupados nos seguintes termos e conteúdo:

I - petição inicial e documentos;

II – procurações / substabelecimentos;

III - despachos iniciais, mandados/cartas de citação e/ou intimação;

IV - contestações e documentos;

V - réplica/impugnação e documentos;

VI - reconvenção e suas respostas, além das intervenções de terceiros, quando processados nos próprios autos;

VII - especificações de provas;

VIII - decisão de saneamento;

IX - atos instrutórios (laudo pericial, audiências etc.);

X - sentença;

XI - trânsito em julgado;

XII – formal de partilha / esboço e plano de partilha.

Art. 14. Concluída a digitalização dos autos, caberá à secretaria da unidade judiciária certificar o cumprimento integral deste ato normativo, por meio de registro de movimento próprio no Sistema PJe.

Art. 15. Todas as correspondências encaminhadas por meio digital (sistema mensageiro, malote digital, e-mail ou integração com os sistemas do Poder Executivo), quando não houver integração direta com o processo digital, serão anexadas ao processo a que se referem como representações digitais do documento original.

Art. 16.  A unidade responsável pela digitalização do acervo de processos analógicos em tramitação será o Núcleo de Digitalização - NUDIG, unidade vinculada à Coordenadoria de Digitalização e Serviços Gráficos da Secretaria Geral, e pela digitalização dos processos analógicos arquivados, o Núcleo de Processamento Tecnológico da Informação – NUTIN, unidade vinculada à Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental – CODOC.

Art. 17. A unidade responsável pela indexação e distribuição dos processos analógicos no PJe será a própria unidade jurisdicional.

Art. 18. A Secretaria Especial do Processo Judicial Eletrônico - SEPJE será responsável por manter os sistemas de indexação das peças processuais e da distribuição dos processos, referentes ao Sistema PJe.

Art. 19. Ultrapassado o prazo previsto no parágrafo único do artigo 12, as partes serão intimadas, nos termos da lei, para, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias corridos, retirarem as peças por elas juntadas no processo, conforme art. 15 da Resolução 185, de 18 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

§ 1º As peças retiradas pelas partes deverão ser preservadas pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença, preclusão da decisão final ou, quando admitida, o final do prazo para a propositura de ação rescisória, nos termos do art. 14 da Resolução 185/2013 do CNJ.

§ 2º Após o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias mencionado no caput, os autos analógicos contendo as peças não retiradas pelas partes e as produzidas pelo Poder Judiciário serão encaminhados pelo Núcleo de Transferência de Custódia Arquivística - NUTARQ à cooperativa de reciclagem, mediante prévio agendamento da transferência pela unidade jurisdicional, para fragmentação mecânica, seguindo critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica.

§ 3º Caberá à unidade jurisdicional providenciar o registro de andamento de eliminação de autos analógicos no sistema informatizado.

Art. 20. O processo judicial digital será arquivado definitivamente:

I – no processo civil, após o trânsito em julgado do provimento declaratório ou constitutivo, quando satisfeita a obrigação, pronunciada a prescrição intercorrente ou preclusa a decisão final;

II – no processo penal, após o trânsito em julgado da sentença/acórdão absolutório ou condenatório ou preclusão da decisão final.

§ 1º Nas situações previstas nos incisos I e II do caput, a unidade jurisdicional deverá preencher a Lista de Verificação para Arquivamento Definitivo de Autos, elaborada em conformidade com o Manual de Gestão Documental do CNJ.

§ 2º Após o arquivamento definitivo, deverão ser respeitados os procedimentos estabelecidos na Resolução CONARQ nº 43/2015, por meio do empacotamento, realizado de acordo com o modelo Open Archival Information System – OAIS, gerando pacotes de submissão da informação – SIP e submetendo-os ao RDC-Arq, de forma que não ocorra a interrupção da cadeia de custódia.

§ 3º O processo só retomará a tramitação mediante pedido da parte e decisão do juiz.

Art. 21. É vedado o arquivamento definitivo de processos nos seguintes casos:

I - sem sentença na fase cognitiva ou no processo de execução;

II - sem decisão que determine o arquivamento, nos casos de processos em fase de cumprimento de sentença, incidentes ou que não dependam de sentença;

III - sem certidão de baixa;

IV - sem destinação do depósito ou sem resolução dos atos de constrição efetivados nos autos;

V - com falha no preenchimento da Lista de Verificação para Arquivamento Definitivo de Autos.

Parágrafo único. Constatada a irregularidade, a unidade de arquivo responsável pela gestão documental devolverá os autos à unidade jurisdicional para saneamento.

Art. 22. Os processos com execução ou cumprimento de sentença suspensos, por força da regra do § 1º do art. 921 da Lei nº 13.105/2015, permanecerão nessa condição pelo prazo de 1 (um) ano.

§ 1º Decorrido o prazo previsto no caput, sem que seja localizado o devedor ou encontrados bens penhoráveis, o magistrado ordenará o arquivamento provisório dos autos de processo digital, que será realizado em conformidade com a Resolução CONARQ nº 43/2015, implementando-se um RDC-Arq de corrente e intermediário.

§ 2º Após o arquivamento provisório, terá início o prazo de prescrição intercorrente, cujo termo final será indicado no sistema processual informatizado.

§ 3º Ultrapassado o prazo de prescrição intercorrente, os autos retornarão automaticamente à tramitação e serão conclusos ao magistrado para exame, independente de solicitação da parte interessada.

                                    

CAPÍTULO IV

DO TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO DOS PROCESSOS JUDICIAIS DIGITAIS

 

Art. 23. A avaliação de processos judiciais digitais, entendida como a análise dos documentos contidos em autos judiciais arquivados, com vistas à definição dos prazos de guarda e destinação final, será conduzida pela Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial - CPAD-AJ e pela Secretaria de Gestão Documental - SEGD, responsável pela política de gestão documental do Tribunal.

Art. 24. Os autos de processos judiciais digitais serão avaliados quanto aos seus valores primário e secundário, nos termos da Resolução 16 de 25 de agosto de 2016, deste Tribunal.

Parágrafo único. A eliminação de processos judiciais digitais findos, observados os prazos de guarda previstos na TTDU-AF, será precedida de publicação de editais de ciência e eliminação no Diário da Justiça Eletrônico - DJe.

Art. 25. Em razão das peculiaridades do processo judicial digital, a CPAD-AJ, por ocasião da avaliação de documentos, poderá atribuir a destinação de guarda permanente ou aumentar o prazo de guarda, independentemente dos atributos de classe e assunto.

Art. 26. Os documentos e os processos digitais de guarda permanente integrarão o fundo arquivístico do TJDFT e deverão obrigatoriamente ser recolhidos ao RDC-Arq do TJDFT, de acordo com a Resolução CONARQ nº 43/2015.

Parágrafo único. Os processos judiciais digitais de guarda permanente não poderão ser eliminados, nos termos do artigo 25 da Lei 8.159/91.

Art. 27. Para fins de preservação digital, o TJDFT adotará repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

§ 1º o RDC-Arq será composto de duas plataformas: a de repositório digital, responsável pela preservação e manutenção dos documentos arquivísticos em longo prazo, e a de acesso na plataforma arquivística de descrição, difusão, acesso e transparência ativa de documentos e informações.

§ 2º o RDC-Arq fornecerá um conjunto integrado de ferramentas livres e de código aberto, que permitirá aos usuários processar objetos digitais para armazenamento de arquivos e acesso, em conformidade com o modelo OAIS, a Resolução CONARQ nº 43/2015, outras normas de preservação digital e as melhores práticas.

Art. 28. À CPAD-AJ incumbe a coordenação e orientação dos servidores, no que tange à avaliação de autos de processos judiciais digitais, bem como o esclarecimento de dúvidas relacionadas à aplicação da TTDU-AF.

Art. 29. Para fins de preservação do valor secundário, serão selecionados como amostra histórica 10 (dez) autos de processos judiciais analógicos digitalizados pela vara de origem e que se encontram no arquivo, referentes ao mesmo assunto, por código de classificação.

Parágrafo único. Após a digitalização, os magistrados vinculados às respectivas unidades jurisdicionais responsáveis pela guarda dos autos poderão indicar processos para o recebimento do selo "Processo Histórico”.

 

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 30. Fica conferido o Selo Histórico aos os processos que tramitaram pelo software Processo Judicial Digital - PROJUDI, primeira iniciativa do TJDFT de utilização de sistema de processo judicial digital, sendo necessário seu recolhimento ao RDC-Arq do TJDFT.

Art. 31. O TJDFT promoverá formas de conservação e preservação dos metadados dos sistemas de tramitação de processos ou de andamentos processuais que forem descontinuados, promovendo o recolhimento ao RDC-Arq do TJDFT.

Art. 32. Os objetos ou instrumentos relacionados aos processos judiciais que tramitam em meio digital permanecerão sob a guarda da unidade jurisdicional respectiva, a qual deverá dar a devida destinação aos mesmos, segundo normatização da Corregedoria da Justiça do DF, após o arquivamento definitivo dos autos.

Art. 33. As normas contidas nesta Resolução serão amplamente divulgadas pela Assessoria de Comunicação Social - ACS, conforme orientação da Secretaria de Gestão Documental - SEGD, com a finalidade de instruir todos os servidores acerca das alterações propostas para gestão documental do TJDFT.

Art. 34. A SETIC, a SETEC e a SEPJE implantarão, no prazo de 180 dias, repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq, bem como implementarão as adequações necessárias nos sistemas informatizados e em todos os sistemas de negócio que produzem documentos arquivísticos para que a transferência dos processos e documentos ao repositório ocorra sem interrupção da cadeia de custódia documental.

Art. 35. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
 

Desembargador MARIO MACHADO
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 03/04/2018, EDIÇÃO N. 60, FLS. 06-10. DATA DE PUBLICAÇÃO: 04/04/2018